Frais généraux et administratifs (G & A)
Les dépenses générales et administratives (frais généraux et administratifs) sont engagées dans les activités quotidiennes d'une entreprise et ne peuvent être directement liées à une fonction ou à un département spécifique de l'entreprise. Les frais généraux concernent les frais généraux d’exploitation qui affectent l’ensemble de l’entreprise. Les dépenses administratives sont des dépenses qui ne peuvent être directement liées à une fonction spécifique de l'entreprise, telle que la fabrication, la production ou les ventes. Les frais généraux et administratifs comprennent le loyer, les services publics, les assurances, les frais juridiques et certains salaires.
Les frais généraux et administratifs constituent un sous-ensemble des frais d’exploitation de la société, à l’exclusion des frais de vente.
Points clés à retenir
- Les frais généraux et administratifs (frais généraux et administratifs) sont des frais non liés à une unité fonctionnelle ou à une fonction spécifique, qui peuvent être encourus à titre d'avantage pour la société dans son ensemble.
- Les frais généraux sont affichés dans le compte de résultat en dessous du coût des biens vendus (COGS).
- Une partie des frais généraux et administratifs est fixe, car ils sont encourus quel que soit le niveau de production ou de vente d'une période donnée.
- Pour la partie variable des frais généraux et administratifs, la direction tentera de réduire autant que possible ces dépenses, car elles n’ont pas d’impact direct sur le bien ou le service fourni aux clients.
Comprendre les frais généraux et administratifs (G & A)
Les frais généraux et administratifs (frais généraux et administratifs) sont énumérés ci-dessous sous le coût des biens vendus (COGS) dans le compte de résultat d'une entreprise. La partie supérieure d'un compte de résultat affiche toujours les revenus de la société pour la période comptable donnée. Le COGS est déduit du chiffre d'affaires net pour déterminer la marge brute. Les frais généraux et administratifs sont ensuite déduits de la marge brute pour obtenir le résultat net. Toutes les dépenses générales et administratives ne sont pas regroupées dans un seul poste. Par exemple, les frais et les intérêts peuvent être classés dans leur propre poste lorsqu'ils déduisent des dépenses pour obtenir un revenu net.
Même en l'absence de production ou de vente, une partie des dépenses G & A sera toujours engagée. Par conséquent, de nombreuses dépenses de G & A sont des montants fixes qui ne sont pas facilement affectés par les stratégies de réduction des coûts. Les autres frais généraux sont semi-variables. Par exemple, une entreprise utilisera toujours un niveau minimum d’électricité pour garder les lumières allumées et faire fonctionner les machines nécessaires. À partir de ce moment, des mesures peuvent être prises pour réduire les dépenses inutiles en électricité.
Étant donné que les frais généraux et administratifs peuvent être éliminés sans impact direct sur la production ou la vente de biens et services, la direction est fortement incitée à minimiser ces types de dépenses. Les sociétés dont la gestion est centralisée enregistrent généralement des frais généraux et administratifs plus élevés que les entreprises dotées de structures de gestion décentralisées. Le ratio des ventes sur les frais administratifs compare le produit des ventes d'une entreprise au montant des dépenses engagées pour les activités annexes.
La plupart des frais généraux et administratifs encourus peuvent être déduits de la déclaration de revenus de l'entité, à condition que ces frais soient raisonnables, ordinaires et nécessaires. Ces frais doivent être déduits dans l'année où ils ont été engagés et ils doivent avoir été utilisés dans le cours normal des affaires.
Les frais généraux et administratifs sont ceux qui sont liés aux coûts quotidiens d'exploitation d'une entreprise et qui peuvent varier en fonction du secteur d'activité ou de l'entreprise.
Exemples de frais généraux et administratifs (G & A)
Les frais généraux et administratifs comprennent notamment le loyer de l’immeuble, les honoraires de consultants, l’amortissement du mobilier et du matériel de bureau, les assurances, les fournitures, les abonnements et les services publics. Les salaires et avantages attribuables à certains employés, tels que la direction générale ainsi que les départements juridique, comptable et informatique sont également classés dans les frais généraux et administratifs.
Pour afficher l'intégralité des coûts associés à l'exploitation de certaines unités commerciales, une société peut affecter ses frais généraux et administratifs à chaque unité commerciale en fonction d'un pourcentage du chiffre d'affaires, des charges, de la superficie en pieds carrés ou d'une autre mesure. En tant que technique de comptabilité de gestion, l'examen de ces informations avec la gestion interne permet de prendre des décisions plus éclairées en matière d'extension ou de réduction des unités commerciales individuelles.
Par exemple, si la facture d'électricité totale de la société XYZ est de 4 000 USD par mois et que l'entreprise enregistre la facture d'électricité dans les frais généraux et administratifs, elle peut répartir les coûts de l'électricité entre différents services en fonction de la superficie en pieds carrés. Supposons que l'installation de production a une superficie de 2 000 pieds carrés, une fabrication de 1 500 pieds carrés, une comptabilité de 500 pieds carrés et des ventes de 500 pieds carrés. La superficie totale étant de 4 500 pieds carrés, la facture d'électricité pourrait être répartie comme suit: production: 1 777, 78 USD (2 000/4 500 * 4 000 USD), fabrication de 1 333, 33 USD (1 500/4 500 * 4 000 USD), et comptabilité et vente recevant 444, 44 USD (500 USD) / 4 500 * 4 000 $).
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