Bon

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Qu'est-ce qu'un bon

Un voucher est un document utilisé par le service des comptes fournisseurs d'une entreprise pour rassembler et archiver tous les documents justificatifs nécessaires pour approuver le paiement d'un passif. Le bon est un contrôle comptable interne qui garantit que chaque paiement est dûment autorisé et que les biens ou les services achetés sont effectivement reçus.

RUPTURE de bon

Chaque entreprise maintient des procédures écrites pour chacune des tâches comptables courantes de l'entreprise. L'une des tâches est le processus d'approbation et de paiement des factures des fournisseurs, et des copies de certains documents doivent supporter chaque paiement.

Exemples de bons d'achat

Supposons qu'un restaurant commande de la viande et du poisson tous les deux ou trois jours aux vendeurs. Le gérant du restaurant remplit un bon de commande pour 30 livres de viande et le propriétaire initial le bon de commande pour approuver l'envoi. Lors de la réception de l'envoi, le contenu de l'envoi est comparé à la commande afin de s'assurer que l'envoi correspond à ce qui a été commandé. Le restaurant remplit un récépissé d'expédition pour documenter le processus, et le récépissé d'expédition est comparé à la facture du fournisseur.

Le voucher comprend une page de couverture qui explique chaque pièce jointe. Le bon de commande, le récépissé d’expédition et la facture sont joints au voucher. Le propriétaire examine toutes les informations relatives au bon avant de signer un chèque. Le bon peut également énumérer les comptes du grand livre utilisé pour enregistrer la transaction. Le restaurant, par exemple, peut créditer (augmenter) le compte d'inventaire de viande et débiter (diminuer) le compte de caisse pour enregistrer le paiement.

Comment les bons d'achat soutiennent-ils un audit

Les chèques de la société constituent une source essentielle de preuves lorsqu'un audit est effectué. Un auditeur met en œuvre un ensemble de procédures pour déterminer si les états financiers sont exempts d'anomalies significatives. Une pièce justificative indique que les biens achetés ont réellement été reçus, ce qui corrobore l'affirmation de l'auditeur selon laquelle les biens et les services comptabilisés dans les états financiers existent réellement. Le justificatif justifie également les paiements en espèces de l'entreprise aux fournisseurs et documente les comptes du grand livre utilisés pour enregistrer la transaction.

Factorisation dans la prévention de la fraude

L'utilisation d'un système de bons réduit également le risque de collusion des employés pour voler les actifs de l'entreprise. Les entreprises utilisent le concept de séparation des tâches pour prévenir le vol des employés, ce qui signifie que les tâches critiques sont attribuées à différentes personnes au sein de l'organisation. À l'aide de l'exemple de restaurant, le responsable remplit la commande, le propriétaire approuve la commande et un tiers compare les éléments reçus à la facture du fournisseur. La pièce justificative indique que les tâches sont exécutées par trois personnes différentes et crée une trace écrite permettant à l'auditeur de confirmer que les tâches sont correctement séparées.

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