Paiements journaliers
L’indemnité journalière en latin, «par jour», est l’indemnité journalière versée aux employés pour couvrir les frais exposés lors d’un voyage d’affaires. Les dépenses d’entreprise comprennent généralement l’hébergement, le transport, la nourriture et toute autre dépense incidente.
Les indemnités journalières peuvent également faire référence à un système de rémunération structurel dans lequel un employé est payé à la journée, et non à l'heure ou au mois.
Indemnités journalières expliquées
Les paiements journaliers sont utiles pour certaines tâches, telles que la consultation, qui nécessitent de nombreux déplacements. Ces employés peuvent accumuler des centaines de milliers de dollars en dépenses d'entreprise chaque année. Les entreprises ont divers moyens de couvrir les dépenses de leurs employés. Certaines entreprises paient immédiatement leurs dépenses en remettant à chaque employé en déplacement une carte de crédit qui sera utilisée dans le cadre de ses activités. D'autres demandent à l'employé de couvrir les frais à sa charge, puis de soumettre des demandes de remboursement de ces frais professionnels qui devront être remboursés à une date ultérieure, le cas échéant. D'autres encore paient à leurs employés un montant journalier fixe pour couvrir tout ou partie des frais de déplacement professionnel, une politique appelée indemnité journalière.
Une entreprise qui applique une méthode journalière fixe pour ses dépenses paiera généralement à l’employé un montant fixe par jour. Par exemple, un consultant en informatique travaillant la semaine dans une autre ville peut percevoir une indemnité journalière de 200 USD: 100 USD pour l'hébergement, 50 USD pour la nourriture et 50 USD pour les frais accessoires. Les frais accessoires sont des coûts qui ne sont pas spécifiquement identifiés mais qui sont déterminés à la discrétion des employés. Les frais accessoires peuvent inclure les frais de transport, le service de blanchisserie, Internet, le service de chambre, les pourboires pour les serveurs, etc. Si un employé utilise sa voiture personnelle lors d'un voyage d'affaires, il sera remboursé conformément au taux de remboursement des miles de l'IRS, facultatif. taux utilisé pour calculer les coûts déductibles de la conduite d’un véhicule à des fins professionnelles.
Chaque entreprise traite les paiements journaliers différemment. Les indemnités journalières peuvent servir à couvrir entièrement ou partiellement les dépenses de l'entreprise. Les entreprises peuvent utiliser un tarif journalier pour l'hébergement et les repas, ou un tarif journalier pour couvrir les repas uniquement. Une indemnité journalière partielle, par exemple, peut être de 100 dollars US pour couvrir uniquement les repas. Les frais de logement et les frais accessoires sont à la charge du client. Certaines entreprises effectuent des paiements journaliers en émettant des chèques à l’intention de l’employé, ce qui indique qu’ils sont distincts du revenu de l’employé. D'autres entreprises émettent des cartes de crédit à leurs employés pour couvrir ces dépenses.
Taux fédéraux
Les entreprises ayant une politique de paiement journalier pour leurs dépenses utilisent comme ligne directrice le taux journalier fédéral, qui varie selon les États. Le gouvernement fédéral établit ces taux standard annuellement pour les voyages intérieurs et internationaux, à compter du 1 er octobre de chaque année. Pour accéder aux tarifs journaliers fédéraux, visitez le site Web de la US General Services Administration (GSA) et entrez le nom de la ville ou le code postal de la case fournie. Les tarifs fixés par le gouvernement des États-Unis sont basés sur le coût de la vie de la ville. Toutefois, une entreprise peut définir des tarifs supérieurs ou inférieurs au tarif standard.
Les indemnités journalières ne font pas partie du salaire de l'employé si le paiement est égal ou inférieur au taux quotidien fédéral et si l'employé présente un rapport de dépenses d'entreprise à son employeur. Les paiements sont généralement comptés comme un revenu non imposable pour les employés et figureront séparément du revenu imposable sur le formulaire W-2. Le rapport de dépenses d’entreprise doit être soumis à l’employeur dans les 60 jours suivant la fin du voyage et doit préciser l’objet du voyage, la date et le lieu, ainsi que les reçus des dépenses prises en charge.
Les indemnités journalières supérieures au taux standard obligent l’employé à payer la taxe sur le montant excédentaire. Le versement excédentaire est inclus dans la case 12 du formulaire W-2. L'omission de déposer une déclaration de dépenses d'entreprise auprès de l'employeur dans les 60 jours entraînera le paiement de l'impôt sur le versement quotidien complet.
Les travailleurs indépendants ne peuvent utiliser un taux journalier que pour le coût des repas. À l'instar des employés, les travailleurs indépendants doivent conserver un registre des notes de frais indiquant la date, le lieu et le but du voyage d'affaires.
Pouvez-vous garder l'argent?
Les entreprises qui utilisent des indemnités journalières permettent aux employés d’économiser du temps et des difficultés pour conserver et archiver les reçus. Si le paiement est couvert per diem et que le coût est inférieur au montant per diem, le paiement est approuvé sans document. Si le coût des repas alloués aux employés est de 100 dollars par jour, tout montant dépensé égal ou inférieur à 100 dollars par jour pour la nourriture n'aura pas besoin de reçus commerciaux. Toutefois, si l’employé dépense plus que ce montant pour la nourriture, des reçus devront être envoyés au département des ressources humaines.
En outre, les employés peuvent conserver l’argent non dépensé. Cela pourrait inciter les employés qui souhaitent économiser de l'argent à faire des économies.
Les indemnités journalières font également référence à la structure d'indemnisation reçue par certains travailleurs. Les travailleurs per diem perçoivent leur salaire à la journée ou à la quantité de travail accompli. Ces types de travailleurs sont généralement sous contrat temporaire ou à court terme, par opposition à des emplois à temps plein. Les travailleurs de la santé et les enseignants suppléants sont des exemples de travailleurs rémunérés sur une base journalière.
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