Introduction aux systèmes d'information comptable - AIS

Un système d'information comptable (AIS) est une structure qu'une entreprise utilise pour collecter, stocker, gérer, traiter, extraire et rapporter ses données financières afin qu'elles puissent être utilisées par des comptables, des consultants, des analystes commerciaux, des gestionnaires et des directeurs financiers., auditeurs, régulateurs et agences fiscales.

Des comptables spécialement formés travaillent en profondeur avec AIS pour garantir le plus haut niveau de précision des opérations financières et de la tenue des dossiers d'une entreprise, ainsi que pour rendre les données financières facilement accessibles à ceux qui en ont légitimement besoin, tout en les préservant intactes et sécurisées. .

Les systèmes d’information comptable se composent généralement de six composants principaux: personnel, procédures et instructions, données, logiciels, infrastructure informatique et contrôles internes. Regardons chaque composant en détail.

Introduction aux systèmes d'information comptable

1. Personnes AIS

Les personnes dans un AIS sont simplement les utilisateurs du système. Les professionnels susceptibles d’utiliser le système AIS d’une entreprise sont notamment des comptables, des consultants, des analystes commerciaux, des gestionnaires, des directeurs financiers et des auditeurs. Un AIS aide les différents départements d'une entreprise à travailler ensemble.

Par exemple, la direction peut établir des objectifs de vente pour lesquels le personnel peut ensuite commander la quantité d'inventaire appropriée. L'ordre d'inventaire informe le service de la comptabilité d'un nouveau crédit. Lorsque les ventes sont effectuées, les vendeurs peuvent entrer les commandes des clients, la comptabilité peut facturer les clients, l’entrepôt peut assembler la commande, le service des expéditions peut l’envoyer et le service de la comptabilité est informé de la nouvelle créance. Le service clientèle peut ensuite suivre les envois des clients et le système peut créer des rapports sur les ventes pour la gestion. Les gestionnaires peuvent également voir les coûts d’inventaire, d’expédition, de fabrication, etc.

Avec un système AIS bien conçu, toutes les personnes autorisées au sein d'une organisation peuvent accéder au même système et obtenir les mêmes informations. Un système AIS simplifie également la transmission d'informations, le cas échéant, à des personnes extérieures à l'organisation.

Par exemple, les consultants peuvent utiliser les informations contenues dans un SIA pour analyser l'efficacité de la structure de tarification de l'entreprise en analysant les données de coût, les données de vente et les revenus. De plus, les auditeurs peuvent utiliser les données pour évaluer les contrôles internes, la situation financière et la conformité de la société avec la loi Sarbanes-Oxley (SOX).

L'AIS doit être conçu pour répondre aux besoins des personnes qui l'utiliseront. Le système doit également être facile à utiliser et doit être amélioré, sans nuire à l'efficacité.

2. Procédures et instructions

La procédure et les instructions d’un système AIS sont les méthodes qu’il utilise pour la collecte, le stockage, la récupération et le traitement des données. Ces méthodes sont à la fois manuelles et automatisées. Les données peuvent provenir de sources internes (par exemple, les employés) et de sources externes (par exemple, les commandes en ligne des clients). Les procédures et les instructions seront codées dans le logiciel AIS. Elles devraient également être «codées» dans les employés par le biais de la documentation et de la formation. Pour être efficaces, les procédures et les instructions doivent être suivies de manière cohérente.

3. Données AIS

Pour stocker des informations, un système AIS doit avoir une structure de base de données telle que le langage de requête structurée (SQL), langage informatique couramment utilisé pour les bases de données. L'AIS aura également besoin de divers écrans de saisie pour les différents types d'utilisateurs du système et de saisie de données, ainsi que de différents formats de sortie pour répondre aux besoins des différents utilisateurs et des différents types d'informations.

Les données contenues dans un SIA représentent toutes les informations financières pertinentes pour les pratiques commerciales de l'organisation. Toutes les données commerciales ayant une incidence sur les finances de la société doivent être stockées dans un système d’information assistée.

Le type de données incluses dans un AIS dépendra de la nature de l'entreprise, mais il peut s'agir des éléments suivants:

• commandes
• relevés de facturation clients
• rapports d'analyse des ventes
• demandes d'achat
• factures fournisseurs
• vérifier les registres
• grand livre général
• données d'inventaire
• information sur la paie
• chronométrage
• informations fiscales

Ces données peuvent ensuite être utilisées pour préparer des états comptables tels que le classement chronologique des comptes clients, les tableaux d’amortissement, la balance de vérification, les profits et pertes, etc. Le fait de disposer de toutes ces données au même endroit (dans le système d’information assistée) facilite la tenue des dossiers, la production de rapports, l’analyse, l’audit et la prise de décisions des entreprises. Pour que les données soient utiles, elles doivent être complètes, correctes et pertinentes.

Par ailleurs, les mémos, la correspondance, les présentations et les manuels sont des exemples de données qui ne figureraient pas dans un SIA. Ces documents peuvent avoir un lien direct avec les finances de l'entreprise, mais, à l'exception des notes de bas de page standard, ils ne font pas vraiment partie de la comptabilité de l'entreprise.

4. Logiciel AIS

Le composant logiciel d'un système AIS est constitué des programmes informatiques utilisés pour stocker, récupérer, traiter et analyser les données financières de l'entreprise. Avant la création d'ordinateurs, un système AIS était un système manuel à base de papier, mais aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent des logiciels comme base de ce système. Les petites entreprises peuvent utiliser Quickbooks d'Intuit ou Sage 50 Accounting de Sage, mais il en existe d'autres. Les petites et moyennes entreprises peuvent utiliser Business One de SAP. Les grandes et moyennes entreprises peuvent utiliser les logiciels Dynamics GP de Microsoft, MAS 90 ou MAS 200 de Sage Group, PeopleSoft d’Oracle ou Epicor Financial Management.

La qualité, la fiabilité et la sécurité sont des composants clés d'un logiciel AIS efficace. Les gestionnaires se fient aux informations fournies pour prendre des décisions pour l'entreprise. Ils ont besoin d'informations de haute qualité pour prendre des décisions éclairées.

Les logiciels AIS peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins uniques de différents types d’entreprise. Si un programme existant ne répond pas aux besoins d'une entreprise, le logiciel peut également être développé en interne avec une contribution substantielle des utilisateurs finaux ou par une entreprise tierce spécialement pour l'organisation. Le système pourrait même être sous-traité à une société spécialisée.

Pour les sociétés cotées en bourse, quels que soient les programmes logiciels et les options de personnalisation choisis par l'entreprise, les réglementations Sarbanes-Oxley dicteront dans une certaine mesure la structure de l'AIS. En effet, les réglementations SOX établissent des contrôles internes et des procédures d'audit auxquels les sociétés ouvertes doivent se conformer.

5. Infrastructure informatique

L’infrastructure informatique n’est qu’un nom de fantaisie pour le matériel utilisé pour exploiter le système d’information comptable. De toute façon, la plupart des éléments matériels dont une entreprise aurait besoin, notamment des ordinateurs, des appareils mobiles, des serveurs, des imprimantes, des protecteurs de surtension, des routeurs, des supports de stockage et éventuellement une alimentation de secours. Outre le coût, les facteurs à prendre en compte lors du choix du matériel incluent la vitesse, la capacité de stockage et la possibilité de l'étendre et de le mettre à niveau.

Peut-être plus important encore, le matériel sélectionné pour un système AIS doit être compatible avec le logiciel prévu. Idéalement, ce ne serait pas seulement compatible, mais optimal: un système maladroit serait beaucoup moins utile qu'un rapide. Les entreprises peuvent facilement satisfaire aux exigences de compatibilité matérielle et logicielle en achetant un système clé en main qui inclut à la fois le matériel et les logiciels dont l'entreprise a besoin. L'achat d'un système clé en main signifie, en théorie, que l'entreprise obtiendra une combinaison optimale de matériel et de logiciels pour son système AIS.

Un bon SIA devrait également inclure un plan pour la maintenance, l’entretien, le remplacement et la mise à niveau des composants du système matériel, ainsi qu’un plan pour la mise au rebut du matériel défectueux et obsolète afin que les données sensibles soient complètement détruites.

6. Contrôles internes

Les contrôles internes d’un système AIS correspondent aux mesures de sécurité qu’il contient pour protéger les données sensibles. Celles-ci peuvent être aussi simples que des mots de passe ou aussi complexes que l'identification biométrique. Un AIS doit disposer de contrôles internes pour se protéger contre les accès informatiques non autorisés et pour limiter l'accès aux utilisateurs autorisés, notamment à certains utilisateurs de l'entreprise. Il doit également empêcher tout accès non autorisé aux fichiers des personnes autorisées à accéder à certaines parties du système uniquement.

Un AIS contient des informations confidentielles appartenant non seulement à l'entreprise, mais également à ses employés et à ses clients. Ces données peuvent inclure des numéros de sécurité sociale, des informations sur les salaires, des numéros de cartes de crédit, etc. Toutes les données d'un système AIS doivent être cryptées et l'accès au système doit être enregistré et surveillé. L'activité du système doit également être décelable.

Un système AIS a également besoin de contrôles internes qui le protègent des virus informatiques, des pirates informatiques et des autres menaces internes et externes à la sécurité du réseau. Il doit également être protégé contre les catastrophes naturelles et les surtensions pouvant entraîner une perte de données.

Comment fonctionne un AIS dans la vraie vie

Nous avons vu comment un système AIS bien conçu permet à une entreprise de fonctionner au quotidien de manière fluide ou entrave son fonctionnement si le système est mal conçu. La troisième utilisation d'un système AIS est que, lorsqu'une entreprise est en difficulté, les données de son système AIS peuvent être utilisées pour découvrir l'histoire de ce qui s'est mal passé.

Les cas de WorldCom et de Lehman Brothers en fournissent deux exemples.

En 2002, Eugene Morse et Cynthia Cooper, auditeurs internes de WorldCom, ont utilisé le système AIS de la société pour mettre au jour 4 milliards de dollars d’allocations de dépenses frauduleuses et d’autres écritures comptables. Leur enquête a abouti à la cessation des fonctions de CFO Scott Sullivan, ainsi qu’à une nouvelle législation - l’article 404 de la loi Sarbanes-Oxley, qui régit les contrôles et procédures financiers internes des sociétés.

Lors de l'enquête sur les causes de l'effondrement de Lehman, un examen de son système AIS et d'autres systèmes de données était un élément clé, ainsi que la collecte et l'examen de documents, ainsi que des entretiens avec des témoins. La recherche des causes de l'échec de la société "a nécessité une enquête approfondie et un examen des systèmes de données d'exploitation, de négociation, d'évaluation, de comptabilité, de comptabilité et d'autres données de Lehman", selon le rapport de l'examinateur, qui compte 2200 pages et neuf volumes.

Les systèmes de Lehman fournissent un exemple de la manière dont un système d’information assistée ne devrait pas être structuré. Le rapport de l'examinateur Anton R. Valukas indique: "Au moment de son dépôt de bilan, Lehman maintenait une mosaïque de plus de 2 600 logiciels et applications ... De nombreux systèmes de Lehman étaient arcanes, obsolètes ou non standard."

L'examinateur a décidé de concentrer ses efforts sur les 96 systèmes les plus pertinents. Cet examen nécessitait une formation, des études et des essais et erreurs pour apprendre à utiliser les systèmes.

Le rapport de Valukas notait également que «les systèmes de Lehman étaient hautement interdépendants, mais leurs relations étaient difficiles à déchiffrer et mal documentées. Il fallait déployer des efforts extraordinaires pour démêler ces systèmes afin d'obtenir les informations nécessaires».

(Consultez également l’ étude de cas: L’effondrement de Lehman Brothers. )

Le résultat final

Les six composants d’un système d’information assistée collaborent pour aider les employés clés à collecter, stocker, gérer, traiter, récupérer et consigner leurs données financières. Avoir un système d’information comptable bien développé et bien géré, efficace et précis est un élément indispensable de la réussite d’une entreprise.

(Pour savoir comment obtenir un emploi dans ce domaine, consultez le Guide des carrières dans les systèmes d'information comptable .)