Plan comptable
Un plan comptable est un plan qui suit les règles de l’Internal Revenue Service (IRS) en matière de remboursement des dépenses d’activité des travailleurs dans lesquelles le remboursement n’est pas compté comme un revenu. Cela signifie que les remboursements ne sont soumis à aucune retenue à la source ni déclaration W-2. Cependant, ces dépenses doivent être liées aux affaires pour tomber sous un plan comptable.
Points clés à retenir
- Un plan comptable est un processus consistant à rembourser aux employés leurs coûts liés au travail.
- Les régimes comptables ne sont pas soumis à l'impôt, car ils ne sont pas considérés comme une forme de compensation du travail.
- Les coûts ne peuvent être considérés comme faisant partie d'un plan comptable que s'ils sont liés à l'entreprise, déclarés avec précision et si les remboursements excédentaires sont retournés.
- Si un coût remboursé est considéré comme non imputable, il est soumis à la taxation de l'IRS. Les fonds excédentaires doivent généralement être retournés dans les 120 jours.
Comment fonctionne un plan comptable
Un plan comptable diffère d'un plan non responsable. Si le plan de remboursement d'une entreprise ne respecte pas les exigences de l'IRS concernant un plan comptable, celui-ci n'est pas comptable et le remboursement des dépenses est considéré comme faisant partie de la rémunération de l'employé. Par conséquent, il est soumis à une retenue à la source et doit être consigné dans le formulaire W de l'employé. .
Selon les règles de l'IRS, dans le cadre d'un plan comptable, les dépenses sont remboursées si elles sont liées à l'entreprise et correctement comptabilisées. En outre, les montants dépassant les coûts réels doivent être restitués à la société dans un délai déterminé. Les dépenses professionnelles engagées par les employés peuvent inclure des éléments tels que les déplacements, les repas, l'hébergement, les divertissements ou les transports. Les employés sont tenus de comptabiliser de manière adéquate les dépenses avec les enregistrements et de restituer tout remboursement excédentaire dans un délai raisonnable.
Les employeurs ne sont pas tenus de soumettre les détails de leur plan à l'IRS, mais ils doivent être en mesure de démontrer qu'ils répondent aux exigences d'un plan comptable.
Les employeurs sont souvent en mesure d’utiliser des exigences plus strictes en matière de responsabilité comptable que celles imposées par l’IRS.
Exigences pour un plan comptable
Les exigences relatives à un plan comptable sont qu’elles soient liées aux affaires, que les dépenses des employés soient correctement comptabilisées auprès de leur employeur de manière raisonnable et dans les délais, et que tout remboursement excédentaire doit être retourné à l’employeur dans un délai raisonnable.
Pour que les dépenses soient considérées comme des dépenses d’affaires, elles doivent (vaguement) répondre aux exigences suivantes: les coûts doivent être encourus au cours de l’emploi et toute dépense qui se mélange entre une dépense personnelle et une dépense d’entreprise est comptabilisée comme suit: en divisant la dépense entre l’employeur et l’employé. Un exemple courant est celui d’une voiture personnelle utilisée pour des voyages d’affaires: dans un tel cas, un employé peut être tenu de comptabiliser les kilomètres parcourus au cours de son transport personnel et de son transport professionnel, en fractionnant les coûts. de manière appropriée.
Une comptabilité adéquate est généralement soumise à une confirmation par une tierce partie afin de prouver que les fonds des employés étaient liés à l'entreprise. Les reçus constituent une forme courante de justification par une tierce partie que les employés utiliseront pour prouver la légitimité de leurs demandes de financement. Il existe toutefois des exceptions à cette règle, notamment les frais de non-hébergement s'élevant à moins de 75 dollars, le remboursement des repas respectant les normes journalières de l'IRS et les frais de transport pour lesquels l'obtention d'une preuve officielle de paiement est difficile, tels que les taxis., métros et bus. En règle générale, on s'attend à ce que les fonds de remboursement excédentaires soient restitués à l'employeur dans les 120 jours suivant leur versement.
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