Comment former une association de propriétaires

Les associations de propriétaires-occupants (HOA) gèrent les problèmes qui touchent l'ensemble de la communauté, tels que la sécurité, le manque d'entretien de la propriété, les nuisances locales ou la fourniture de services non pris en charge par le gouvernement local. Les HOA peuvent également être une source de conflit majeur en raison du pouvoir qu’ils exercent sur les propriétaires.

Les HOA sont généralement formés par les développeurs lors de la construction d'une nouvelle communauté. Pour pouvoir acquérir des propriétés dans de nombreuses communautés, les acheteurs doivent adhérer à la HOA. En conséquence, beaucoup de personnes finissent par rejoindre les propriétaires d'habitations sans vraiment comprendre ce qu'elles sont ou comment elles fonctionnent, simplement parce qu'elles tombent amoureuses d'un foyer en particulier.

Croissance des HOA

Les associations de propriétaires-occupants sont devenues de plus en plus courantes. À propos de cette croissance explosive de la formation de copropriétés, le professeur de politique publique des associations de propriétaires et coopératives, Robert H. Nelson, a déclaré:

Pas plus tard qu'en 1970, il ne représentait qu'environ 1% des logements aux États-Unis. En 2010, toutefois, plus de 300 000 associations communautaires abritaient plus de 60 millions d'Américains, soit 20% de la population américaine ... Entre 1980 et 2000, la moitié des nouveaux logements aux États-Unis ont été construits et organisés sous la gouvernance privée de une association communautaire.

Apprenez les lois locales sur les HOA

Les codes de propriété des États énoncent les directives juridiques pour la création d’une association de propriétaires. Au Texas, par exemple, le chapitre 204 du code de propriété stipule qu'un comité de trois personnes doit être formé pour demander la formation d'une association de propriétaires. Le comité doit déposer un avis écrit officiel indiquant son intention de créer un mandat avec adhésion obligatoire. Tous les propriétaires de disques d'un lotissement doivent être avisés et les propriétaires d'au moins 60% de la propriété doivent signer et approuver la pétition dans un délai d'un an. Une fois que le POA existe, il peut créer des restrictions via un processus de requête distinct qui requiert l’approbation des propriétaires d’au moins 75% des propriétés du lotissement.

Mise en place du HOA

Le processus d'établissement d'une HOA dépend de l'emplacement de celle-ci, mais les étapes suivantes seront probablement nécessaires.

1. Établir une structure d'entreprise en formant une LLC ou une société à but non lucratif
2. Création de clauses restrictives, de conditions et de restrictions décrivant le mode de fonctionnement de la HOA et les règles à respecter par les propriétaires
3. Mise en place d'une procédure de modification future des CC & R
4. Rédaction de règles et de règlements qui permettent aux résidents de la communauté de s'exprimer dans un langage facile à comprendre
5. Rédiger les documents constitutifs, tels que les statuts constitutifs et les règlements (qui décrivent la fréquence des réunions, les directives de vote, l'élection des dirigeants de HOA et d'autres procédures opérationnelles)
6. Élire des officiers / membres du conseil qualifiés (le trésorier doit comprendre comment tenir des livres et gérer de l'argent, par exemple)

Si les fondateurs de la HOA ne sont pas des experts en droit immobilier, le recrutement d'un avocat spécialisé en HOA constituerait une décision judicieuse à ce stade. Le HOA ne pourra pas appliquer ses règles si elles sont contestées et jugées non légales. Un bon avocat peut également signaler les problèmes clés que les dirigeants des HOA devraient prêter à leur attention, tels que les lois sur le logement équitable, afin d’éviter les problèmes juridiques une fois que l’association sera opérationnelle. Les réglementations gouvernementales fédérales, étatiques et locales ont préséance sur les règles HOA.

(Pour une lecture connexe, voir: Comment choisir le bon avocat .)

Protéger le HOA

Les officiers et le conseil d’administration sont chargés de la gestion et de la supervision de la HOA. Ce haut niveau de responsabilité s'accompagne d'un niveau de risque élevé. La HOA a besoin d’un moyen de se protéger si un propriétaire décide de poursuivre.

Pourquoi un propriétaire peut-il poursuivre? À Elk Grove, en Californie, un résident a poursuivi son HOA pour avoir proposé des modifications aux règles de stationnement dans les quartiers. Un homme de Houston, au Texas, a poursuivi son chef d’accès parce qu’il voulait le retirer des domiciles de son domicile, malgré le taux de criminalité élevé dans la région. Une organisation de logements équitables a poursuivi une association de copropriétés en Floride pour avoir refusé d'autoriser des enfants à vivre dans l'immeuble. Un membre du conseil pourrait être poursuivi pour violation de son obligation de fiduciaire envers les résidents de la HOA et pourrait être tenu personnellement responsable.

L’assurance des administrateurs et des dirigeants offre une protection financière aux personnes qui dirigent la HOA. Il couvre à la fois les frais de défense et les dommages légaux. Cependant, cela ne couvre pas les fautes intentionnelles. L'assurance contre le vol des employés peut protéger l'association si un administrateur, un dirigeant ou un administrateur de biens détourne des fonds de la HOA.

Tenir des registres financiers solides

Un HOA a besoin d'argent pour fonctionner, et cet argent provient des habitants de la communauté. Une partie des fonds sert à l’administration de la HOA (services juridiques, comptables et de gestion, par exemple), mais la plus grande partie de l’argent est affectée à l’entretien des parties communes. Il pourrait payer pour les services d'aménagement paysager, l'entretien de la piscine et même la collecte des ordures. Une partie de l'argent est dépensée tous les mois et le reste est mis de côté dans un fonds de réserve. Parfois, il en résultera une dépense majeure qui ne pourra pas être financée par le fonds de réserve de la HOA. Dans ce cas, la HOA demandera aux résidents de payer un supplément appelé évaluation spéciale.

Une nouvelle HOA devra effectuer une analyse de financement et construire un budget afin de déterminer le montant des cotisations mensuelles à percevoir du ou des propriétaires de chaque propriété. L'analyse est basée sur les dépenses payées par les membres de la communauté, leur coût, le montant alloué au fonds de réserve et le pourcentage des propriétés de la communauté détenues par chaque résident. En outre, le fonds de réserve doit être géré et investi pour que le HOA reste financièrement sain (par exemple, la valeur du fonds doit être préservée contre l'inflation).

Tenir les propriétaires informés

En tant que membres de la communauté qui paient des cotisations et sont affectés par les décisions de la HOA, les résidents doivent être tenus informés des activités de la HOA et de tout problème ayant une incidence sur la communauté. Les HOA doivent tenir des réunions régulières et informer les résidents suffisamment à l'avance pour que tout le monde ait la possibilité d'y assister. Ils doivent également organiser des élections pour les administrateurs et les dirigeants et veiller à ce que tout le monde ait la possibilité de voter. Un bulletin d’information, un courriel et / ou un site Web communautaire peut également aider à garder les propriétaires au courant.

Les responsables et les directeurs de HOA doivent tenir des registres détaillés de leurs activités, tels que les procès-verbaux des réunions communautaires. Les associations doivent divulguer régulièrement des informations financières importantes aux membres de la communauté. Les membres doivent connaître leurs droits de consultation des enregistrements HOA et pouvoir y accéder sur demande.

(Pour plus d'informations, voir: Comment traiter avec votre copropriété .)

Suivi des plaintes

Les HOA sont des communautés basées sur des règles, elles doivent donc de temps en temps appliquer les règles enfreintes par les membres de la communauté. Les propriétaires d'habitations doivent également traiter les plaintes des résidents au sujet de règles existantes qu'ils n'aiment pas ou de règles qui, à leur avis, devraient être ajoutées pour résoudre un problème persistant.

Les HOA doivent appliquer les règles rapidement et de manière cohérente. Les propriétaires refusant de se conformer devraient recevoir une amende. Si un propriétaire refuse de se conformer, le HOA peut avoir besoin d'envoyer le compte aux collections ou de poursuivre le propriétaire. Les propriétaires d'habitations devraient éviter l'application sélective de la loi - en d'autres termes, ils ne devraient pas faire de favoritisme auprès de leurs dirigeants ou des résidents de la communauté avec lesquels ils sont amis. Un comportement biaisé peut mener à un procès.

L'embauche d'une société de gestion professionnelle peut alléger le fardeau des dirigeants et des administrateurs d'un HOA et éliminer une source potentielle de conflit entre les dirigeants du HOA et les autres membres de la communauté. La société de gestion peut prendre en charge une grande partie du travail administratif et s’occuper de problèmes tels que l’application des règles et la perception des cotisations. Il peut également utiliser son expertise en matière de gestion immobilière pour assurer le bon fonctionnement de la communauté et éviter les erreurs que pourraient commettre des agents et des directeurs inexpérimentés. Cependant, une gestion professionnelle coûte de l'argent, ce qui signifie que les frais mensuels de HOA des propriétaires seront plus élevés.

Dans le pire des cas, l'application des règles implique la saisie de la propriété du propriétaire pour non-paiement de cotisations ou évaluations spéciales. Cette mesure extrême peut créer une situation conflictuelle entre le propriétaire et le propriétaire. Les forclusions réduisent également la valeur des propriétés, ce qui n’est pas avantageux pour les autres résidents du quartier.

Réunions communautaires hôtes

Les HOA peuvent être strictement commerciales, mais ce n'est pas obligatoire. Une activité amusante occasionnelle permet aux membres de HOA de se connaître sur une base sociale et conviviale, pas seulement dans le cadre potentiellement conflictuel d'une réunion de HOA. Si les voisins se connaissent personnellement, la communauté peut devenir un lieu de vie plus agréable et les conflits plus faciles à résoudre.

Le résultat final

Former et gérer une association de propriétaires est une tâche énorme avec des responsabilités importantes et des implications majeures. Si vous envisagez d'acheter une propriété dans une HOA, comprenez bien ce que vous entreprenez avant d'acheter.

(Pour en savoir plus, voir: 9 Ce que vous devez savoir sur les associations de propriétaires .)