Le but du formulaire W-9

Les entreprises utilisent le formulaire IRS W-9, Demande de numéro d’identification du contribuable et de certification du contribuable, pour obtenir des informations auprès des fournisseurs qu’elles recrutent en tant qu’entrepreneurs indépendants (également appelés pigistes). Lorsqu'une entreprise verse 600 $ ou plus à un entrepreneur au cours d'une année d'imposition, elle doit déclarer ces paiements à l'Internal Revenue Service (IRS) à l'aide d'une déclaration de renseignements appelée Form 1099-MISC. Les entreprises utilisent le nom, l'adresse et le numéro de sécurité sociale ou le numéro d'identification fiscale que les entrepreneurs fournissent sur le formulaire W-9 pour compléter cette déclaration de renseignements. Ni l'expéditeur ni le destinataire ne doivent en envoyer une copie à l'IRS.

Les entreprises qui engagent des entrepreneurs indépendants ne prélèvent pas d'impôt sur le revenu et ne paient pas de taxes à l'assurance-maladie ou à la sécurité sociale pour leurs entrepreneurs indépendants, comme pour leurs employés. Les contractants sont plutôt responsables de ces obligations. Cependant, l'IRS veut toujours savoir combien ils ont reçu pour s'assurer de payer les taxes qu'ils doivent, et utilise le formulaire 1099-MISC pour recueillir ces informations. Les entreprises n'envoient pas le formulaire W-9 à l'IRS.

Le but du formulaire W-9

Informations requises sur le formulaire W-9

Le formulaire W-9 demande le nom de l'entrepreneur indépendant, le nom commercial (s'il est différent), l'entité commerciale (entreprise individuelle, société de personnes, société C, société S, fiducie / domaine, société à responsabilité limitée ou «autre») et l'identification fiscale de l'entreprise. numéro (ou numéro de sécurité sociale, pour les propriétaires uniques qui n'utilisent pas un numéro d'identification fiscale distinct).

Le formulaire W-9 demande également à la personne qui la remplit de certifier qu'elle n'est pas sujette à une retenue à la source. La plupart des contribuables ne le sont pas, mais s'ils le sont, la société qui embauche un entrepreneur indépendant devra retenir l'impôt sur le revenu de son salaire à un taux forfaitaire de 24% (pour les années d'imposition 2018-2025) et l'envoyer à l'IRS.

Comme le formulaire W-9 exige l'inscription d'un numéro d'identification fiscale ou d'un numéro de sécurité sociale, la personne qui le remplit et l'entreprise qui reçoit le formulaire doivent le garder soigneusement pendant la transmission et après la réception pour protéger contre le vol d'identité.

Quand vous ne devriez pas remplir un W-9

Un entrepreneur indépendant qui reçoit un W-9 inattendu devrait hésiter avant de le remplir et rechercher si le demandeur a un motif légitime de demander ce formulaire. Les institutions financières utilisent parfois le formulaire W-9 pour demander des informations à un client lorsqu'il doit déclarer des dividendes ou des intérêts. Faites attention ici: l’institution financière devrait probablement déjà avoir votre numéro d’identification fiscale à partir de la date d’ouverture du compte.

Une autre situation dans laquelle vous devriez hésiter avant de remplir le formulaire W-9 est si la société qui vous le demande est votre employeur et que vous êtes censé être classé comme employé, et non comme entrepreneur indépendant. La différence est substantielle.

Employé ou entrepreneur indépendant?

Si vous êtes un employé, votre employeur retiendra les impôts sur le revenu, retiendra et payera les taxes à la sécurité sociale et à l'assurance-maladie, et paiera les taxes de chômage sur votre salaire. Si vous êtes un entrepreneur indépendant, ce ne sera pas le cas. Cela signifie que vous serez responsable de la quote-part de l'employeur des taxes de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie et que vous ne serez pas éligible à une indemnité de chômage si vous êtes licencié.

Un employeur peu scrupuleux ou aux prises avec des difficultés financières pourrait essayer de classer un employé comme entrepreneur indépendant afin de réaliser des économies. Si vous êtes classé en tant qu'entrepreneur indépendant, l '«économie» fiscale de votre employeur ressortira de votre poche sous forme d'impôt sur le travail indépendant. Vous deviendrez également responsable du calcul et du paiement de vos impôts estimés quatre fois par an et du remplissage de l’Annexe C lorsque vous produirez votre déclaration de revenus annuelle.

Il n'est pas toujours clair si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant, mais en général, plus l'entreprise contrôle ce que font les travailleurs et comment ils le font, plus il est probable qu'ils soient des employés. Si votre sens de Spidey commence à picoter quand quelqu'un qui vous a embauché vous appelle en tant qu'entrepreneur indépendant, c'est un bon signe et vous devriez enquêter davantage sur la situation. Commencez par examiner la discussion de l'IRS sur la différence entre les deux. Si vous êtes un employé, vous devez remplir le formulaire W-4 et non le formulaire W-9.

Voici un exemple de cas où un employeur pourrait légitimement changer votre statut d'employé à entrepreneur indépendant. Vous êtes programmeur et vous devez entrer au bureau de 9 heures à 18 heures du lundi au vendredi. La société fournit votre bureau et votre ordinateur.

À partir du mois prochain, vous devrez fournir votre ordinateur. Vous pourrez travailler de chez vous ou de n’importe quel endroit distant que vous voulez, et vous pourrez terminer le travail à n’importe quelle heure, à condition que vos tâches soient terminées à temps et que vous répondiez à temps aux appels téléphoniques et aux courriels liés au travail.

W-9 FAQ

Comment savoir si je suis soumis à une retenue à la source?

L'IRS vous a-t-il envoyé une lettre vous informant que vous êtes soumis à une retenue à la source obligatoire? Cela pourrait s’être produit si vous n’avez pas déclaré tous vos intérêts et dividendes dans une déclaration de revenus précédente. Si vous n'avez pas reçu cette lettre et que vous avez fourni votre numéro d'identification fiscale au demandeur du formulaire W-9, vous n'êtes pas soumis à la retenue à la source. Si vous êtes sujet à une retenue à la source, rayez l'élément 2 de la deuxième partie du formulaire W-9 avant de le soumettre.

Quel est le moyen le plus sûr de soumettre le formulaire W-9?

Si vous pouvez remettre le document en personne, c'est l'idéal. Sinon, une option consiste à utiliser un service en ligne gratuit pour crypter votre formulaire W-9 complété et l'envoyer par courrier électronique en toute sécurité au demandeur. Vous pouvez également utiliser un service de partage de fichiers crypté.

Une autre option consiste à l'envoyer via un service tel que FedEx, UPS ou le service postal, bien qu'il n'y ait aucune garantie que votre formulaire ne soit pas perdu, volé ou falsifié en transit.

De plus, rien ne garantit que le destinataire stockera le formulaire de manière sécurisée, même si vous l'envoyez de manière sécurisée. Vous pouvez donc vous renseigner à ce sujet à l'avance.

Mon entreprise est-elle une entité exemptée?

Si vous êtes propriétaire unique, ce n'est probablement pas le cas. Si c'est une société, cela pourrait être le cas, si elle remplit les conditions requises pour bénéficier du statut d'exonération fiscale de l'IRS.

J'ai à la fois un numéro d'identification d'employeur (EIN) et un numéro de sécurité sociale. Quel numéro dois-je entrer sur le formulaire?

Si vous êtes un propriétaire unique, vous pouvez entrer l'un ou l'autre. Si votre entreprise est une LLC classée en tant que société ou société de personnes, utilisez le numéro EIN de l'entité. Si votre entreprise est une LLC à un seul membre qui est une entité ignorée, entrez votre SSN ou votre EIN (pas l'EIN de l'entité).

Puis-je refuser de remplir le formulaire W-9?

Sûr. Si vous refusez en réponse à une demande légitime, votre client retiendra les impôts sur votre paie à un taux de 24%. Le service de la comptabilité pourrait également vous trouver un problème et dire à votre contact de refuser de continuer à traiter avec vous. L'IRS a l'obligation lourde pour les entreprises d'obtenir le formulaire W-9 dûment rempli de toute personne vers laquelle elles paient 600 $ ou plus au cours de l'année. Le non-respect de cette consigne peut entraîner des amendes.

Si vous pensez que la personne qui demande le formulaire n'a pas d'affaire à le demander, le refus est probablement une bonne idée. Si cela vous inquiète, demandez à un fiscaliste ce que vous devriez faire.

Outre un client, qui pourrait me demander de remplir le formulaire W-9?

Une banque, une société de courtage, un établissement de crédit qui a annulé une dette que vous avez ou l'émetteur d'un prix que vous avez gagné pourraient tous vous demander. Si vous êtes invité sur «Ellen» lors de sa promotion «12 Days of Giveaways» et que les producteurs de talk-shows vous demandent de remplir un W-9 avant votre départ, vous pouvez en déduire que la demande est légitime. Si vous recevez un e-mail indiquant que vous avez gagné un prix pour un concours auquel vous ne vous souvenez pas, vous ne voudrez peut-être pas donner à cette personne un W-9.

Méfiez-vous des escroqueries par phishing W-9. Si vous recevez une demande de courrier électronique pour un formulaire W-9 et que vous n’êtes pas sûr qu’il soit légitime, contactez l’expéditeur supposé par téléphone (et n’utilisez pas de numéro de téléphone dans le courrier suspect) pour demander si la demande est valide. Les attaquants sont sophistiqués et peuvent donner l’impression que le message provient de votre banque ou même de votre client. Et si vous recevez un e-mail de l'IRS, il s'agit certainement d'une tentative d'hameçonnage. Vous devez le transférer à L'IRS n'initie pas le contact avec les contribuables par courrier électronique.

Le résultat final

Les formulaires W-9 sont destinés aux entrepreneurs indépendants, également appelés pigistes. Il est important de remplir le formulaire correctement - mais seulement si vous êtes sûr que c'est le bon formulaire à soumettre et que la demande est légitime.