Frais remboursables
Les frais remboursables sont les frais que les employés paient d’abord et qui sont ensuite remboursés par leur entreprise. Ce sont souvent des dépenses liées au travail, bien que parfois les compagnies d’assurance exigent des clients qu’elles couvrent qu’elles paient les choses à l’avance, puis les remboursent.
Points clés à retenir
- Les frais remboursables sont des dépenses que vous payez avec votre propre argent, puis que quelqu'un vous rembourse.
- Ils sont souvent payés par des employés en déplacement qui ont besoin de biens et de services liés au travail sur la route.
- Les compagnies d’assurance exigent aussi parfois que leurs clients paient les frais d’avance, puis les remboursent.
Comprendre les frais remboursables
Par exemple, si un vendeur se rend chaque jour à plusieurs endroits pour rendre visite à ses clients, le montant consacré à l'essence est une dépense remboursable. Parfois, même l'usure causée par des kilomètres excessifs sur une voiture personnelle utilisée pour le travail sera remboursée à un employé. Tout dépend de la politique de l'entreprise. Un employé peut enregistrer les coûts de kilométrage et / ou d'essence et soumettre une preuve à la comptabilisation du paiement, ou il peut choisir d'utiliser la déduction lors du dépôt des taxes de l'année suivante.
Des frais remboursables peuvent également être occasionnés lors d'un voyage. Si une partie du travail d'une personne implique de sauter dans un avion et d'assister à des conférences tout au long de l'année, les dépenses telles que la nourriture, les frais d'hôtel, les billets d'avion, les pourboires, etc. sont souvent remboursables. Certaines entreprises choisissent de ne pas payer pour les boissons alcoolisées; encore une fois, c'est une question de politique.
Une autre situation qui nécessite souvent des achats professionnels directs est le cas où une personne travaille à domicile, tous les jours ou quelques jours par semaine. Habituellement, un télétravail se rend dans le magasin de fournitures de bureau local pour acheter des articles tels que des cartouches d'impression, du papier, des accessoires informatiques, etc. ou télécharge les applications nécessaires en ligne si une entreprise ne les fournit pas via un réseau connecté et avec l'aide du service informatique. Encore une fois, ces coûts sont remboursables sauf si un employé choisit de les utiliser comme déductions sur les taxes de l'année prochaine. Lorsqu'une entreprise rembourse des employés, elle peut déduire tous les coûts en tant que dépenses d'entreprise sans aucune incidence sur les impôts d'un particulier.
En ce qui concerne les frais médicaux, les sociétés d’assurance traitent souvent avec les médecins ou les prestataires de services directement pour effectuer le paiement. Toutefois, dans certaines polices d’assurance, la personne assurée doit payer le produit ou le service au départ, puis envoyer un reçu de remboursement.
Les employés doivent tenir des registres quotidiens précis des dépenses et fournir les reçus sur des formulaires fournis par leur entreprise ou en ligne et transmis au service de la comptabilité selon un calendrier prédéterminé. Tous les kilomètres doivent être enregistrés, y compris les relevés de compteur kilométrique, les dates et les emplacements. Les miles de navettage, cependant, ne sont pas remboursables.
Dans de nombreux cas, il est avantageux et plus facile pour les deux parties si un employeur paie ses dépenses à l’avance. Cela permet de gagner du temps en comptabilité et d'éviter qu'un employé ne soit obligé de dépenser son argent personnel en entreprise lorsque cela peut être difficile.
Une autre façon dont les entreprises gèrent leurs dépenses consiste à leur fournir une carte de crédit, le solde étant versé directement aux marchands.
Les frais remboursables pour un représentant des ventes peuvent être une facture de restaurant pour courtiser un client potentiel ou le coût de l'essence pour se rendre à un cours de vente dans une ville voisine. La plupart des entreprises ont des directives pour aider les employés à déterminer quelles dépenses sont considérées comme des dépenses remboursables et lesquelles ne le sont pas. Habituellement, les employés doivent conserver les reçus et donner des explications détaillées sur leurs achats.
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