Êtes-vous conforme à ERISA? Suivez cette liste de contrôle

De nombreuses entreprises offrent un certain type de régime de retraite qualifié et, ce faisant, sont régies par les directives de gouvernance de la loi de 1974 sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA). ERISA établit des lignes directrices et des normes minimales visant à protéger les employés des entreprises du secteur privé participant à des régimes de retraite et de sécurité sociale. Les entreprises qui gèrent un régime de retraite qualifié qui n'est pas entièrement conforme à l'ERISA pourraient être passibles de pénalités coûteuses.

Si le régime de retraite de votre employé fournit un revenu de retraite futur ou permet aux employés de reporter leurs gains à la retraite, il s'agit d'un régime ERISA. En tant qu'employeur qui fournit ces avantages du régime ERISA, ERISA vous considère également comme un fiduciaire nommé qui assume la responsabilité de l'administration de ces régimes et, de même, cette responsabilité si vos régimes ne respectaient pas les directives et les normes établies par ERISA.

Se conformer à ERISA

Répondre aux exigences de conformité ERISA ne doit pas être trop lourd. Bien qu'il existe de nombreuses exigences, un bon tiers administrateur peut assumer une grande partie du fardeau. Bon nombre des exigences sont basées sur un calendrier et nécessitent le dépôt de formulaires dans des délais précis. Ces dates limites constituent une liste de contrôle qui peut être gérée par un responsable des achats ou un responsable des ressources humaines. Les autres exigences doivent être satisfaites au cas par cas.

Liste de contrôle du calendrier ERISA

L'administration de plans 401 (k) implique l'exécution de certaines tâches de conformité à ERISA selon un calendrier annuel. Ce sont les tâches les plus courantes qui devraient faire partie des listes de contrôle de la plupart des entreprises.

Premier trimestre de l'année du régime: Fournir aux participants au régime des relevés des prestations du quatrième trimestre au plus tard 45 jours après la fin du trimestre. Faire des contributions patronales pour l'année précédente pour une déduction fiscale à compter dans l'année précédente.

Deuxième trimestre: Fournissez les relevés des avantages du premier trimestre aux participants au régime. Répartissez les reports différés effectués en 2015 au-dessus de la limite définie à la section 402 (g) du code IRC. Pour les participants qui atteignent l'âge de 70 ans et demi l'année précédente, distribuez les distributions minimales requises de la première année.

Troisième trimestre: Fournissez les relevés de bénéfices du deuxième trimestre. Formulaire de dossier 5500 pour l'année précédente ou formulaire 5558 pour une extension de 2, 5 mois. Si le document de régime a été modifié au cours de l'année précédente, distribuez une nouvelle description de plan récapitulative aux participants. Distribuez un rapport annuel de synthèse pour l'année précédente aux participants du régime.

Quatrième trimestre: Fournissez les relevés de bénéfices du troisième trimestre. Envoyez les notifications applicables aux participants, y compris les acomptes provisionnels ou les modifications apportées à un plan Safe Harbor 401 (k), à une solution de substitution de placement par défaut et à un adhésion automatique. Corrigez les échecs des tests ADP / ACP et payez une taxe d'accise de 10%.

Exigences ERISA en cours

Certaines exigences ERISA sont en cours dans le cadre de l'administration du plan ou déclenchées par des événements.

Respect du document de plan: Assurez-vous que la direction du plan respecte en permanence les termes du document de plan. L'IRS considère que tout manquement à suivre scrupuleusement les conditions du document de plan est un défaut opérationnel qui, s'il n'est pas corrigé, peut entraîner la disqualification du plan.

Divulgation annuelle des frais du participant: Tous les employés admissibles au plan, les employés licenciés et les bénéficiaires disposant d'un solde de compte doivent recevoir une divulgation des frais du participant tous les 12 mois.

Avis de changement de régime: les participants doivent être informés de tout changement de régime 30 à 90 jours avant la date d'effet du changement.

Possibilité d'inscription: Tous les employés qui ont atteint l'âge requis du plan et les exigences de service doivent avoir la possibilité de s'inscrire. Ils doivent recevoir tous les formulaires et instructions nécessaires, ainsi qu’une description sommaire du plan et tous les avis des participants.

Conformité des prêts: Assurez-vous que les prêts en cours sont remboursés conformément aux conditions du contrat et au billet à ordre des emprunteurs.

Dépôts dans les délais: assurez-vous que les reports d'employés et les paiements de prêts sont déposés à temps, généralement en même temps que les dépôts sur les salaires.

Entretien trimestriel: Encaissez les soldes des petits comptes des employés licenciés. Traitez les défauts de prêt et utilisez toutes les confiscations non allouées.

Bien que la plupart de ces exigences puissent être gérées par un tiers administrateur, l'employeur, le promoteur du régime, a l'obligation fiduciaire de s'assurer qu'elles sont remplies et exécutées correctement.