Connaissement
Un connaissement (BL ou BoL) est un document juridique délivré à un expéditeur par un transporteur, précisant le type, la quantité et la destination des marchandises transportées. Un connaissement sert également de bon de livraison lorsque le transporteur livre les marchandises à une destination prédéterminée. Ce document doit accompagner les produits expédiés, quel que soit le moyen de transport, et doit être signé par un représentant autorisé du transporteur, de l’expéditeur et du destinataire.
Par exemple, une entreprise de logistique a l'intention de transporter, par camion lourd, l'essence d'une usine située au Texas à une station-service située en Arizona. Un représentant de l’usine et le chauffeur signent le connaissement après le chargement de l’essence dans le camion. Une fois que le transporteur a livré le carburant à la station-service en Arizona, le chauffeur du camion demande à l'employé de la station de signer également le document.
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Points clés à retenir
- Un connaissement est un document juridique délivré par un transporteur à un expéditeur, précisant le type, la quantité et la destination des marchandises transportées.
- Un connaissement est un titre de propriété, un reçu pour les marchandises expédiées et un contrat entre un transporteur et un expéditeur.
- Ce document doit accompagner les marchandises expédiées et doit être signé par un représentant autorisé du transporteur, de l'expéditeur et du destinataire.
- S'il est géré et examiné correctement, un connaissement peut aider à prévenir le vol de biens.
Le connaissement expliqué
Le connaissement est un document juridiquement contraignant qui fournit au transporteur et à l'expéditeur tous les détails nécessaires au traitement précis d'un envoi. Il a trois fonctions principales. Premièrement, il s’agit d’un titre de propriété des marchandises décrites dans le connaissement. Deuxièmement, c'est un reçu pour les produits expédiés. Enfin, le connaissement représente les conditions convenues pour le transport des marchandises.
Séparation des tâches
Toutes les entreprises doivent avoir mis en place des contrôles internes pour prévenir les vols. Un élément clé du contrôle interne est la séparation des tâches, qui empêche un employé d’exercer trop de contrôle au sein d’une entreprise.
Il n’existe pas deux systèmes de contrôle interne identiques. Cependant, la plupart suivent un ensemble standard de philosophies fondamentales et sont devenues des pratiques de gestion standard. La mise en place de contrôles internes peut aider à rationaliser les opérations et à prévenir la fraude.
Exemple du monde réel
Un connaissement est l'un des nombreux documents clés qui doivent être correctement gérés et examinés pour prévenir le vol de biens. Supposons, par exemple, que XYZ Fine Dining reçoive des envois de viande et de poisson frais cinq fois par semaine. Le responsable du restaurant détermine le type et la quantité de viande et de poisson que le restaurant doit commander. Il remplit ensuite un bon de commande et le propriétaire de XYZ passe en revue et initialise chaque bon de commande avant de l'envoyer par courrier électronique au fournisseur de produits alimentaires. Le vendeur rassemble la viande et le poisson, et un représentant du transporteur du jour au lendemain et lui-même signent un connaissement.
Ensuite, le transporteur livre les aliments au restaurant et le responsable compare les informations figurant sur le connaissement à ce qu’il a demandé sur le bon de commande. Si les informations concordent, le bon de commande et le connaissement sont envoyés au propriétaire, qui examine les documents et rédige un chèque à l'ordre du vendeur de produits alimentaires.
Dans cet exemple, le propriétaire n'émet pas de chèque au fournisseur sans passer en revue le bon de commande et le connaissement. Cette étape garantit que XYZ ne paie que ce qu'il a commandé et ce qu'il a reçu. Si les deux documents ne correspondent pas lorsque le responsable du restaurant les compare, il demandera au fournisseur l’information sur l’exception. Un troisième employé réconcilie le relevé bancaire et effectue les dépôts de la société. Toutes ces étapes doivent être en place pour prévenir le vol.
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