Journal des décaissements
Un journal des décaissements est un registre tenu par les comptables internes de toutes les dépenses financières engagées par une entreprise avant leur comptabilisation dans le grand livre. Les journaux de décaissement servent à un certain nombre de fonctions, telles que la source pour l’enregistrement des radiations d’impôts et la catégorisation des autres dépenses. Ce journal fonctionne essentiellement comme un livre de chéquier à toutes fins pratiques.
Décomposer un journal des décaissements
Tous les achats effectués en espèces sont consignés dans le journal des décaissements. Les journaux de décaissement peuvent enregistrer divers types de dépenses en attribuant un code à chaque type de dépenses ou en enregistrant les différentes dépenses dans des colonnes différentes. Ces journaux sont rapprochés (généralement tous les mois) avec les comptes du grand livre, qui sont ensuite utilisés pour créer des états financiers pour des périodes comptables régulières. Les revues sont gérées dans des progiciels de comptabilité et contiendront les informations de base suivantes: date du décaissement, numéro du chèque, type de transaction, montant, bénéficiaire et mémo.
Selon les activités, des colonnes supplémentaires peuvent être nécessaires pour fournir des détails importants pour les entrées de décaissement. Par exemple, si une entreprise achète des fournitures en vrac, elle peut recevoir un rabais. Une colonne séparée pour le montant de la remise reçue serait utile. Le gestionnaire de journal doit être très minutieux et être au-dessus de chaque transaction pour pouvoir tenir un journal approprié. Il est également judicieux de mettre en place des contrôles internes afin d’éviter que l’argent ne soit mal acheminé ou détourné. Ces contrôles internes pourraient consister à vérifier les montants importants décaissés ou à suivre les schémas de paiement afin de détecter toute activité inhabituelle.
Outre son utilisation pour les écritures du grand livre général dans la préparation formelle des livres d'une entreprise, le journal des décaissements peut fournir des informations aux propriétaires sur leurs activités de gestion de trésorerie: montant consacré aux stocks ce mois-ci, montant des salaires, montant des baux et loyers, combien pour les services externes, etc. Le journal devient une bonne ressource pour orienter les décisions futures en matière de décaissement.
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