Remplir le formulaire W-9

Si vous travaillez en tant que pigiste ou entrepreneur indépendant, la plupart de vos clients devraient vous demander de remplir le formulaire W-9 de l'IRS, Demande de numéro d'identification du contribuable et de certification. Ce formulaire aide les entreprises à recevoir des informations clés de leurs fournisseurs afin de préparer les déclarations d'informations pour l'IRS. Les entreprises doivent produire des déclarations de renseignements à l’aide du formulaire 1099-MISC chaque fois qu’elles versent à un pigiste ou à un entrepreneur indépendant un montant total de 600 $ ou plus au cours de l’année (voir L’objectif de 1099 formulaires ).

Vos clients utiliseront les informations de votre W-9 pour inscrire votre nom, votre raison sociale, votre adresse et votre numéro d'identification fiscale (TIN) sur le 1099-MISC qu'ils classent à votre sujet. Ils vous enverront un exemplaire de 1099-MISC à l'IRS et un autre à la fin janvier, après la fin de l'année d'imposition.

Voici d'autres circonstances pour lesquelles vous pourriez être invité à remplir un formulaire W-9:

• certaines transactions immobilières
• intérêts hypothécaires payés
• acquisition ou abandon d'un bien garanti
• annulation de dette
• contributions à un arrangement individuel de retraite (IRA)

(Pour en savoir plus sur ses utilisations - et sur le moment où vous devriez poser la question de devoir en signer un -, lisez The Purpose of the W-9 Form .)

Instructions pas à pas

Le formulaire W-9 est l’un des formulaires les plus faciles à remplir par l’IRS, mais si les formulaires fiscaux vous rendent nerveux, ne vous inquiétez pas. Nous vous expliquerons comment le compléter.

Étape 1: Entrez votre nom comme indiqué sur votre déclaration de revenus. Facile, non?

Étape 2: Entrez le nom de votre entreprise ou votre nom "entité ignorée", s'il est différent du nom que vous avez entré à l'étape 1. Par exemple, vous pouvez être une entreprise individuelle, mais à des fins de marketing, vous n'utilisez pas votre nom personnel. nom de l'entreprise; au lieu de cela, vous «faites des affaires» sous un autre nom. Vous entreriez ce nom ici. En ce qui concerne la partie entité négligée, si vous ne savez pas ce que c'est, vous n'en êtes probablement pas une. Le type d'entité ignoré le plus courant est une société à membre unique à responsabilité limitée. Les entreprises individuelles et les sociétés S ne sont jamais classées comme des entités ignorées.

Étape 3: Quel type d’entité commerciale appartenez-vous à la classification fiscale fédérale: entreprise individuelle, société de personnes, société C, société S, fiducie / succession, société à responsabilité limitée ou «autre»? Cochez la case appropriée. Si vous n'êtes pas sûr, vous êtes probablement une entreprise à propriétaire unique, car vous auriez dû remplir de nombreux papiers pour devenir l'une des autres entités.

Étape 4: Exemptions. Il y a des chances que vous laissiez ces cases en blanc. Voici quelques exceptions:

1. Les bénéficiaires exempts de retenue à la source, tels que les sociétés (dans la plupart des cas), peuvent avoir besoin de saisir un code dans la case «Code du bénéficiaire exonéré». Les instructions du formulaire W-9 énumèrent les bénéficiaires exonérés et leurs codes, ainsi que les types de paiements pour lesquels ces codes doivent être utilisés. Les sociétés qui remplissent un formulaire W-9 pour recevoir des paiements d’intérêts ou de dividendes, par exemple, entreraient le code «5».

2. Les bénéficiaires exemptés de l'obligation de déclaration en vertu de la loi FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) devront peut-être entrer un code dans la case «Code de déclaration d'exemption de FATCA». Aucune de ces cases ne s'appliquera à l'entrepreneur indépendant ou au pigiste typique.

Étape 5: Indiquez votre adresse postale, votre ville, votre état et votre code postal. Et si votre adresse personnelle est différente de votre adresse professionnelle? Quelle adresse devez-vous indiquer sur le formulaire W-9? Utilisez l'adresse que vous utiliserez dans votre déclaration de revenus. Par exemple, si vous êtes un propriétaire unique et que vous louez des bureaux, mais que vous produisez votre déclaration de revenus à l'aide de l'adresse de votre domicile, entrez l'adresse de votre domicile sur le formulaire W-9 afin que l'IRS n'ait pas de problème à faire correspondre vos 1099 avec votre formulaire 1040. .

Étape 6: Dans cette étape facultative, vous pouvez fournir le nom et l'adresse du demandeur. Vous voudrez peut-être renseigner cette case pour conserver un enregistrement de votre numéro d'identification fiscale.

Étape 7: L’IRS appelle cette partie la partie I, qui doit vous amener à vous demander quelles sont toutes les étapes que vous venez de terminer. Vous devez indiquer ici le numéro d'identification fiscale de votre entreprise, soit votre numéro individuel de sécurité sociale (SSN) si vous êtes une entreprise à propriétaire unique, ou votre numéro d'identification d'employeur (EIN) si vous êtes un autre type d'entreprise. Maintenant, certaines entreprises individuelles ont également des EIN, mais l'IRS préfère que les propriétaires uniques utilisent leurs SSN sur le formulaire W-9. Encore une fois, cela facilitera le rapprochement des 1099 reçus avec votre déclaration de revenus, que vous produirez sous votre numéro de sécurité sociale.

Et si votre entreprise est nouvelle et n'a pas de numéro EIN? Vous pouvez toujours remplir le formulaire W-9. L'IRS vous demande de demander votre numéro et d'écrire «appliqué» dans l'espace réservé au TIN. Vous voudrez obtenir ce numéro le plus rapidement possible car, jusqu'à ce que vous le fassiez, vous serez soumis à une retenue à la source. Vous pouvez demander un EIN sur le site Web de l'IRS. Consultez les instructions ci-dessous pour l'étape 8, partie II, pour plus d'informations sur la retenue à la source.

Étape 8: Dans la partie II, vous devez attester de la véracité de toutes vos informations avant de pouvoir signer le formulaire W-9. Si vous mentez intentionnellement sur un formulaire d'impôt, vous devrez payer une amende ou aller en prison; l'IRS ne plaisante pas. Avant de signer le formulaire W-9, voici les déclarations que vous devez certifier véridiques, sous peine de parjure:

1. Le numéro indiqué sur ce formulaire est le numéro d'identification correct de mon contribuable (ou j'attends qu'un numéro me soit attribué).

Si vous songez à utiliser un numéro d'identification fiscale «emprunté», volé ou inventé, réfléchissez-y à deux fois avant de mentir.

2. Je ne suis pas soumis à une retenue à la source parce que: (a) je suis exempté de la retenue à la source, ou (b) je n'ai pas été informé par l'Internal Revenue Service (IRS) que je suis soumis à une retenue à la source à la suite d'une omission de déclarer tous les intérêts ou dividendes, ou (c) l'IRS m'a notifié que je ne suis plus soumis à une retenue à la source.

La plupart des contribuables sont exonérés de la retenue à la source. Si vous n'avez aucune idée de ce dont parle l'IRS ici, vous êtes probablement exempté. Si vous n'êtes pas exempté, l'IRS vous en aura informé et la société qui vous paye doit savoir, car elle doit retenir l'impôt sur votre revenu à un taux forfaitaire de 28% et l'envoyer à l'IRS. Incidemment, vous connaissez maintenant une autre bonne raison de ne pas tricher dans votre déclaration de revenus: vous devrez peut-être en parler à un futur client, ce qui pourrait amener la société à réfléchir à deux fois avant de vous. Le point (c) dit essentiellement que si vous avez déjà été soumis à une retenue à la source mais que vous ne l'êtes plus, personne n'a besoin de savoir.

3. Je suis un citoyen américain ou une autre personne américaine.

Si vous êtes un étranger résident, vous êtes en clair. L’IRS considère également comme «une personne des États-Unis»: une société de personnes, une société ou des associations créées ou organisées aux États-Unis ou en vertu de la législation des États-Unis; un domaine domestique; et une confiance domestique. Si votre entreprise est un partenariat avec un partenaire étranger, des règles spéciales s'appliquent; lisez à ce sujet dans les instructions du formulaire W-9. Si vous n'êtes pas citoyen américain, vous devrez peut-être plutôt remplir le formulaire W-8 ou le formulaire 8233.

4. Le ou les codes FATCA entrés sur ce formulaire (le cas échéant) indiquant que je suis exempté de l'obligation de signaler FATCA sont corrects.

Vous n'aurez probablement pas besoin de vous inquiéter de celle-ci, qui concerne la Loi sur l'observation fiscale des comptes étrangers.

Quelques points de plus avant de signer

Le formulaire W-9 vous invite à rayer le point 2 ci-dessus si l'IRS vous a informé que vous êtes actuellement soumis à une retenue à la source, car vous n'avez pas déclaré tous les intérêts et dividendes dans votre déclaration de revenus.

Vous pouvez rayer le point 2 si vous remplissez le formulaire W-9 dans le cadre d'une transaction immobilière. L'article 2 ne s'applique pas dans ce cas, donc peu importe si vous êtes soumis à une retenue à la source.

Maintenant, si vous lisez les petits caractères des instructions W-9 avec attention, cela semble indiquer que la plupart des gens ne sont pas obligés de signer ce formulaire. Vous n'êtes généralement obligé de le signer que si l'IRS vous a notifié que vous avez déjà fourni un TIN incorrect. Mis à part les aspects techniques, toutefois, la personne qui vous a demandé de remplir le formulaire W-9 le jugera probablement incomplet ou invalide si vous ne l'avez pas signé, et bonne chance pour essayer de les convaincre du contraire.

Renvoyer le formulaire

Renvoyez votre formulaire W-9 dûment rempli à l'entreprise qui vous a demandé de le remplir. Idéalement, vous le livrerez en personne pour limiter votre exposition au vol d'identité, mais cette méthode n'est souvent pas pratique. Le courrier est considéré comme relativement sécurisé. Si vous devez envoyer le formulaire par courrier électronique, vous devez chiffrer à la fois le document et votre message et vérifier à nouveau que vous avez bien l'adresse électronique du destinataire avant d'envoyer votre message. Des services gratuits sont disponibles en ligne pour vous aider dans cette tâche, mais vérifiez leur réputation avant de leur confier vos documents.

Le résultat final

En fournissant des informations précises sur votre formulaire W-9, vous garantissez que les paiements que vous recevez - ou les autres transactions nécessitant ce formulaire - sont correctement déclarés à l'IRS. Si vous n'êtes pas sûr de certains éléments, tels que la classification correcte de votre entreprise, vérifiez auprès de votre comptable ou de votre autre conseiller financier.