Imprestation
Une régie est un compte de caisse sur lequel une entreprise s'appuie pour payer de petites dépenses de routine. Les fonds contenus dans les avances sont réapprovisionnés régulièrement afin de maintenir un solde fixe. Le terme «régie» peut également désigner une avance monétaire accordée à une personne dans un but spécifique.
Points clés à retenir
- Une «avance» désigne un type de compte de caisse géré par une entreprise utilisé pour payer de petites dépenses accessoires ou de routine.
- Un solde de compte fixe est établi dans le compte d'avance fixe et remboursé si nécessaire, lorsque de l'argent est retiré pour des éléments tels que la paie, les voyages ou la petite caisse.
- En raison de sa nature compacte et fixe qui est facilement surveillée, l’avance fixe décourage les dépenses non autorisées ou fastueuses.
Comment fonctionne Imprest
Le type d'avance le plus connu est le compte de petite caisse, qui sert à couvrir les petites transactions lorsqu'il est impossible ou peu pratique de couper des chèques. Ces comptes conservent un montant fixe sur place, qui peut être utilisé pour rembourser les employés et payer de petites dépenses. Les fonds de petite caisse sont généralement gérés par des dépositaires qui surveillent le compte et distribuent des liquidités aux employés, qui à leur tour fournissent des reçus liés aux activités.
Les impayés peuvent également servir à couvrir la masse salariale, les dividendes, les voyages et les bonus des employés. Une fois ces dépenses acquittées, le fonds est généralement remboursé en capital sur le compte bancaire principal de la société.
Les approbations empêchent l'utilisation de dépenses non autorisées car les fonds sont affectés à des objectifs spécifiques. Par conséquent, les régies d’avances versent généralement le même montant sur une base régulière, ce qui, idéalement, ramène le compte à un solde presque nul avant qu’il ne soit automatiquement reconstitué avec le même montant d’argent. Ce système facilite le suivi des dépenses, la détection des écarts et la détection des fraudes.
Le système d'imprestation
Le système d’avance comporte les étapes suivantes:
- Un fonds de petite caisse est établi, avec un montant fixe d'argent. Ceci est enregistré dans le livre de la société.
- Toute dépense payée par le biais de la petite caisse doit être documentée avec les reçus.
- Le fonds est reconstitué régulièrement avec les reçus de décaissement afin de maintenir un solde fixe.
- Le fonds est étroitement surveillé afin de détecter tout écart entre les liquidités prévues (sur la base de la documentation) et les liquidités réelles. S'il existe des divergences, elles font l'objet d'une enquête.
L'avenir des emprunts
Alors que les entreprises ont de plus en plus recours aux transactions électroniques, le système d’avances temporaires perd progressivement de sa popularité. Il est souvent plus facile d'utiliser une carte de crédit d'une entreprise qu'une régie d'avance, car la première offre une documentation électronique des transactions et ne nécessite pas de reconstituer les fonds sortants.
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