Frais accessoires - IE
Les frais accessoires, également appelés frais accessoires, correspondent aux pourboires et autres frais mineurs engagés en plus du service principal, de l’objet ou de l’événement payé lors d’activités commerciales.
Les frais accessoires liés aux frais de transport, de restauration et d'hébergement sont courants lorsqu'un employé voyage pour son travail. Un employé qui prend un taxi de l’aéroport à un hôtel engage des frais de taxis et d’hôtels et, s’il en est de coutume, engage des frais accessoires de pourboires au chauffeur de taxi et au personnel de l’hôtel. Les dépenses accessoires pour des articles ou des services tels que des coupes de cheveux ou des articles de toilette sont susceptibles d'être classées comme personnelles car elles auraient été nécessaires et payées à la maison de toute façon.
Procédures de l'entreprise pour les incidents
Les dépenses accessoires, ainsi que les politiques et procédures qui les régissent, sont souvent décrites dans le manuel de l'employé de l'entreprise. Dans ce document, les dépenses accessoires seront définies, classées en tant qu’affaires ou personnelles, et limitées quant à la quantité, la qualité ou le montant en dollars. Ou bien, un tarif journalier peut être établi et les coûts qui en résultent doivent être à la charge de l'employé. Les procédures de remboursement par la société peuvent exiger que les frais accessoires soient payés par les employés, par leur carte de crédit ou par une petite caisse.
Ces procédures devraient faciliter le suivi des dépenses accessoires à des fins comptables et fiscales. Les employés doivent conserver des dossiers détaillés pour chaque achat. Les employés doivent résumer ces enregistrements dans un rapport de dépenses accompagné des reçus attestant le paiement et les soumettre à l'entreprise. Les dépenses accessoires payées avec les fonds personnels des employés doivent être remboursées par chèques distincts afin qu'il soit clairement établi que les paiements sont des remboursements et non un revenu pour les employés.
Repas et frais accessoires
Les dépenses accessoires sont déductibles, dans la limite de 50%, lorsqu'elles sont payées sans remboursement dans le cadre d'un voyage d'affaires, d'investissement ou de réalisation d'un revenu, ou à des fins éducatives, médicales ou caritatives admissibles.
Cinq méthodes peuvent être utilisées pour calculer les coûts des repas et des frais accessoires:
- La méthode du coût réel
- Méthode de l'indemnité de repas standard
- Indemnité journalière de déplacement selon la méthode des plans comptables
- Méthode haut-bas
- La méthode des frais accessoires uniquement.
La disponibilité d'une méthode dépend entièrement des faits et des circonstances spécifiques. La première méthode, le coût réel, prévoit un remboursement direct des frais de déplacement justifiés. Les quatre méthodes restantes prévoient des taux journaliers inclusifs pour couvrir les coûts spécifiés.
L'indemnité de repas standard couvre le coût de tous les repas, du service de chambre, de la blanchisserie, du nettoyage à sec et du repassage des vêtements, ainsi que des frais et des conseils pour les prestataires de services tels que les serveurs de restauration et les bagagistes. L'indemnité journalière au taux fédéral et le tarif le plus bas au taux établi par l'IRS couvrent tous les frais de repas, d'hébergement et les frais accessoires. Le taux de 5 $ par jour pour frais accessoires uniquement couvre les frais accessoires et ne peut être utilisé que lorsqu'aucun frais de repas n'a été payé ou engagé et que l'allocation de repas standard n'a pas été utilisée.
Aux fins de la déduction pour repas et frais accessoires (M & IE), les frais accessoires sont les frais et les pourboires donnés aux porteurs, aux porteurs de bagages, au personnel de l’hôtel et au personnel des navires. Les frais accessoires ne comprennent pas les frais de blanchisserie, de nettoyage et de repassage des vêtements, les taxes d'hébergement, les coûts des télégrammes ou des appels téléphoniques, le transport entre les lieux d'hébergement ou de travail et les lieux où les repas sont pris, ni les frais postaux de dépôt des chèques de voyage et payer les factures de cartes de paiement parrainées par l'employeur.
Traitement fiscal des frais accessoires
Le traitement fiscal des frais accessoires payés ou remboursés par les entreprises varie selon le type et le contribuable. En règle générale, les frais accessoires peuvent être déductibles s’ils sont accessoires aux frais professionnels ordinaires et nécessaires à leurs activités commerciales respectives, s’ils sont habituels et prévus au niveau local et s’ils sont d’un montant raisonnable.
Cadeaux D'affaires
Les dépenses accessoires aux coûts des cadeaux sont courantes lorsqu'une entreprise offre des cadeaux à ses clients. Une entreprise qui offre de tels cadeaux engagera des frais accessoires tels que du papier d’emballage, des rubans, des noeuds et la livraison, en plus du coût des cadeaux sous-jacents.
Déductibilité des cadeaux d'affaires
Les frais accessoires de cadeaux d’affaires tels que l’emballage, la gravure, l’emballage, le publipostage, l’assurance ou d’autres frais connexes qui n’ajoutent pas une valeur substantielle au cadeau ne sont pas comptabilisés dans le calcul du plafond de déduction applicable aux cadeaux. C'est une bonne chose puisque les déductions pour les cadeaux d'affaires sont limitées à 25 $ par bénéficiaire pour chaque année d'imposition. Toute dépense de plus de 25 $ de tout cadeau donné à un destinataire ne peut être déduite.
Victime ou vol
Les dépenses accessoires liées au coût des biens endommagés ou volés sont courantes lorsqu'une entreprise est victime d'un vol ou d'un accident de l'entreprise. Si une usine est en train de brûler, l'entreprise qui en est propriétaire devra payer pour la réparer ou la remplacer et pourrait également encourir des dépenses accessoires telles que des soins médicaux pour blessures, des frais de déménagement et d'entreposage ou la location de locaux temporaires.
Déductibilité de la perte ou du vol
Les frais accessoires liés à une victime ou à un vol, tels que les soins médicaux pour blessures, le logement temporaire, le carburant, le déménagement, ou la location de logements temporaires, ne sont pas déductibles en tant que pertes liées aux pertes.
Garde nationale et voyage de réserve
Les membres de la Garde nationale et de la Réserve peuvent demander une déduction supérieure au montant brut de leur revenu brut, jusqu’au taux journalier fédéral, pour les repas, l’hébergement et les frais accessoires occasionnés pour un trajet de plus de 100 miles avec une nuitée pour assister aux réunions de la Garde ou de la Réserve.
Formulaires de déclaration de revenus pour les frais accessoires
Les employés déduisent les frais de déplacement liés à l’emploi de l’annexe A des formulaires 1040, 1040A ou 1040EZ à titre de dépenses d’emploi et de déductions diverses détaillées, sous réserve du plafond de 2% de l’AGI. Les membres de la Garde nationale et de la réserve déclarent les dépenses de déplacement de 100 miles sur la ligne 24 du formulaire 1040 comme une déduction hors-ligne du revenu brut.
Les travailleurs indépendants déduisent les frais de déplacement liés à leur travail en tant que frais professionnels dans l’annexe C du formulaire 1040, 1040A ou 1040EZ. Les entreprises, selon la classification de l'entité, déduisent les frais de déplacement en tant que frais professionnels sur les formulaires 1120 ou 1120S ou 1065.
Comparaison des comptes d'investissement Nom du fournisseur Description Divulgation par l'annonceur × Les offres figurant dans ce tableau proviennent de partenariats avec lesquels Investopedia reçoit une rémunération.