Plan de remboursement
Terme générique désignant plusieurs types de régimes qui remboursent aux employés divers types de dépenses liées au travail. Ces frais peuvent inclure les frais médicaux, les frais d’auto, de voyage, de repas et de divertissement. Des plans de remboursement sont mis en place par les employeurs afin de leur permettre de payer un montant plus précis des dépenses des employés, au lieu de devoir prévoir une indemnité plus large ou une augmentation de compensation pour les couvrir.
Comprendre le plan de remboursement
Les plans de remboursement peuvent prendre de nombreuses formes, telles que des plans comptables et non comptables, des avantages marginaux de minimis ou le kilométrage et les frais de déplacement. Les employés ne peuvent prendre aucune déduction personnelle d'aucune sorte pour les dépenses couvertes par un plan de remboursement. Les employés doivent soumettre des enregistrements détaillés des dépenses sous forme de journaux ou de reçus afin que les employeurs puissent déduire les remboursements.
La publication 535 de l'IRS, Business Expenses, indique ce qui suit: «Pour être déductible, une dépense d'entreprise doit être à la fois ordinaire et nécessaire. Une dépense ordinaire est une dépense courante et acceptée dans votre secteur. Une dépense nécessaire est une dépense utile et appropriée pour votre commerce ou votre entreprise. Une dépense n'a pas besoin d'être indispensable pour être considérée comme nécessaire. "
Certains États, comme la Californie, exigent des employeurs qu'ils remboursent les dépenses raisonnables liées au travail des employés, et tout remboursement de dépenses reçu ne doit pas nécessairement être déclaré en tant que salaire ou revenu. Mais pour que cela se produise, les employeurs doivent établir au préalable un plan écrit et comptable, et les employés soumettent des dépenses bien documentées dans le cadre de ce plan. Cela permet de s'assurer que les relevés de dépenses sont correctement tenus, de manière précise et dans les délais. De nombreuses entreprises ont des comptables et / ou des avocats du travail qui justifient les dépenses et garantissent des déclarations et des retenues correctes.
Voici quelques exemples courants de dépenses en milieu de travail qui nécessiteraient un remboursement par l'employeur:
- Transport: Le coût de tout déplacement lié au travail, y compris les dépenses de véhicule, les repas, l'hébergement, les repas et tous les frais de divertissement qui répondent aux critères détaillés dans la publication IRS 463, Frais de déplacement, de divertissement, de cadeaux et d'auto . Un grand nombre d'employeurs rembourseront les employés qui utilisent leurs véhicules personnels à des fins professionnelles, selon un taux de kilométrage standard fixé chaque année par l'IRS. Par exemple, le taux de kilométrage standard fédéral pour les entreprises en 2017 est de 53, 5 cents par mille. En règle générale, les frais de déplacement courants entre le domicile et le lieu de travail d'un employé ne sont pas considérés comme remboursables.
- Fournitures : Tous les biens nécessaires achetés par un employé peuvent être remboursés au coût, à condition qu'ils soient remboursés conformément à un plan comptable.
- Repas et divertissements : les frais de repas et de divertissements engagés dans le domicile fiscal d'un employé sont remboursables, mais uniquement si les repas / divertissements en question ont des objectifs commerciaux démontrables.