Comment fonctionne la budgétisation pour les entreprises

Un budget est une prévision des revenus et des dépenses sur une période future spécifiée. Les budgets sont utilisés par les entreprises, les gouvernements et les ménages. Les budgets font partie intégrante de la gestion efficace d’une entreprise. La budgétisation pour les entreprises sert à la fois de plan d’action pour les gestionnaires et de point de comparaison à la fin de la période.

Le processus de budgétisation pour les entreprises peut être difficile, en particulier si les clients ne paient pas dans les délais ou les revenus et que les ventes sont intermittentes. Les entreprises utilisent plusieurs types de budgets, notamment les budgets d'exploitation et les budgets généraux, ainsi que les budgets statiques et flexibles. Dans cet article, nous explorons la manière dont les entreprises abordent la budgétisation ainsi que la manière dont elles gèrent les budgets manquants.

Points clés à retenir

• Un budget est une prévision des revenus et des dépenses sur une période donnée. Les budgets font partie intégrante de la gestion efficace d’une entreprise.
• Un budget statique est un budget avec des chiffres basés sur les sorties et les intrants prévus pour chacune des divisions de l'entreprise.
• Un budget de trésorerie aide les responsables à déterminer le montant des liquidités générées par une entreprise au cours d'une période.
• Les budgets flexibles contiennent les résultats réels et sont comparés au budget statique de l'entreprise pour identifier les écarts.

Comment fonctionnent les budgets

Lorsque la plupart des gens pensent aux budgets, on pense au budget des ménages. Bien que le processus de budgétisation pour les entreprises puisse devenir complexe, un budget compare généralement les revenus ou les bénéfices d'une entreprise à ses coûts ou dépenses au cours d'une période donnée.

Bien entendu, déterminer et prévoir le montant des dépenses consacrées à diverses dépenses et des ventes projetées ne constitue qu’une partie du processus. Les dirigeants de l'entreprise doivent également faire face à une multitude d'autres facteurs, notamment les dépenses en immobilisations prévues, qui sont des achats importants d'actifs immobilisés tels que des machines ou une nouvelle usine.

Les entreprises doivent également planifier en fonction de leurs besoins de trésorerie, de leurs revenus insuffisants et du contexte économique. Quel que soit le type d'entreprise, la capacité à évaluer les performances à l'aide de budgets est essentielle à la santé financière globale d'une entreprise.

Types de budgets

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des types de budgets les plus courants utilisés par les entreprises pour prévoir leur nombre.

Master Budget

La plupart des entreprises commenceront par un budget principal, qui est une projection pour l’ensemble de l’entreprise. Les budgets maîtres prévoient généralement l'exercice tout entier. Le budget principal comprendra des projections pour les éléments du compte de résultat, du bilan et du tableau des flux de trésorerie. Ces projections peuvent inclure les produits, les charges, les coûts d’exploitation, les ventes et les dépenses en capital.

Budget statique

Un budget statique est un budget avec des chiffres basés sur les sorties et les intrants prévus pour chacune des divisions de l'entreprise. Un budget statique est généralement la première étape de la budgétisation, qui détermine combien une entreprise a et combien elle va dépenser. Le budget statique prend en compte les dépenses fixes, qui ne sont ni variables ni dépendantes des volumes de production et des ventes. Par exemple, le loyer serait un coût fixe quel que soit le volume des ventes d’une entreprise.

Certaines industries, telles que les organisations à but non lucratif, reçoivent des dons et des subventions, ce qui leur donne un budget statique à ne pas dépasser. D'autres industries utilisent des budgets statiques comme point de départ ou comme numéro de base, similaires au budget principal, et apportent des ajustements à la fin de l'exercice si le budget en requiert plus ou moins. Lors de la création d'un budget statique, les responsables utilisent des méthodes de prévision économique pour déterminer des chiffres réalistes.

Budget opérationnel

Le budget de fonctionnement comprend les dépenses et les revenus générés par les activités commerciales quotidiennes de la société. Le budget de fonctionnement est axé sur les dépenses de fonctionnement, y compris le coût des biens vendus et le revenu ou les revenus. Le COGS est le coût de la main-d'œuvre directe et des matériaux directs liés à la production.

Le budget de fonctionnement représente également les frais généraux et les coûts administratifs directement liés à la production des biens et services. Cependant, le budget de fonctionnement ne comprendrait pas des éléments tels que les dépenses en immobilisations et la dette à long terme.

Budget de trésorerie

Un budget de trésorerie aide les responsables à déterminer le montant des liquidités générées par une entreprise au cours d'une période. Les entrées et les sorties de trésorerie pour une entreprise sont importantes car les dépenses doivent être payées à partir de la trésorerie générée. Par exemple, le suivi du recouvrement des comptes clients, qui correspond aux sommes dues par les clients, peut aider les entreprises à prévoir les liquidités dues au cours d'une période donnée. La prévision de trésorerie peut être difficile si les clients disposent de 30 jours pour payer une facture, mais au lieu de 90 jours.

Les budgets de trésorerie aident à examiner les pratiques passées, à déterminer ce qui fonctionne ou non et à effectuer des ajustements. Par exemple, une société peut demander une ligne de crédit à la banque au fonds de roulement à court terme pour s’assurer qu’elle encaisse en cas de retard de paiement d’un client. De plus, les entreprises peuvent demander des options plus souples pour leurs comptes créditeurs, c'est-à-dire une somme due aux fournisseurs, afin de répondre à tous les besoins de trésorerie à court terme.

Utiliser un budget pour évaluer les performances

Une fois la période terminée, la direction doit comparer les prévisions du budget statique ou du budget principal aux performances de l'entreprise. C'est à ce stade que les entreprises calculent si le budget correspond aux dépenses et aux revenus prévus.

Budget flexible

Un budget flexible est un budget contenant des chiffres basés sur la production réelle. Le budget flexible est comparé au budget statique de l'entreprise pour identifier tout écart (ou différence) entre les dépenses prévues et les dépenses réelles.

Avec un budget flexible, les valeurs monétaires budgétisées (coûts ou prix de vente) sont multipliées par les unités réelles afin de déterminer quel chiffre sera attribué à un niveau de production ou de vente. Le calcul donne le total des coûts variables impliqués dans la production. La deuxième composante du budget flexible concerne les coûts fixes. En règle générale, les coûts fixes ne diffèrent pas entre les budgets statiques et flexibles.

Dans la mesure où les budgets flexibles utilisent les chiffres de la période en cours (ventes, revenus et dépenses), ils peuvent aider à créer des prévisions basées sur plusieurs scénarios. Les entreprises peuvent calculer divers résultats en fonction de différents produits, tels que les ventes ou les unités produites. Des budgets flexibles ou variables aident les responsables à planifier à la fois des sorties faibles et élevées pour se préparer quels que soient les résultats.

Écarts budgétaires

Comme indiqué précédemment, des écarts peuvent apparaître entre le budget statique et les résultats réels. Les deux écarts courants sont appelés écart budgétaire flexible et écart volume des ventes.

L'écart budgétaire flexible compare le budget flexible aux résultats réels afin de déterminer les effets des prix ou des coûts sur les opérations.

L'écart de volume des ventes compare le budget flexible au budget statique afin de déterminer l'effet du niveau d'activité commerciale d'une entreprise sur ses opérations.

À partir de ces deux budgets, une entreprise peut développer des budgets individuels flexibles et statiques pour tout élément de ses opérations. Les écarts sont classés comme favorables ou défavorables.

Si la variation du volume des ventes est défavorable (le budget flexible est inférieur au budget statique), les ventes de la société (ou la production avec une variation du volume de production) se révéleront moins importantes que prévu.

Si, toutefois, la variation budgétaire flexible était défavorable, ce serait le résultat de prix ou de coûts. En sachant où la société est en deçà ou au-delà de la marque, les responsables peuvent évaluer plus efficacement les performances de la société et utiliser les résultats pour apporter les modifications nécessaires.

Un budget flexible peut aider les entreprises à prendre en compte les dépenses fixes et variables, créant ainsi un processus plus dynamique et permettant d'améliorer les prévisions.

Mise en œuvre des budgets

Pour la plupart des entreprises, les dépenses apparaissent de temps en temps. Les budgets statiques servent généralement de lignes directrices, ce qui signifie qu'ils peuvent être modifiés ou ajustés une fois que les écarts ont été identifiés via un budget flexible. Comprenant les différents types de budgétisation, les gestionnaires peuvent obtenir une mine d'informations en analysant les écarts budgétaires, ce qui permet de prendre des décisions plus éclairées.