Système d'information comptable (AIS)
Un système d'information comptable (AIS) implique la collecte, le stockage et le traitement de données financières et comptables utilisées par les utilisateurs internes pour communiquer des informations aux investisseurs, aux créanciers et aux autorités fiscales. Il s’agit généralement d’une méthode informatique permettant de suivre l’activité comptable en conjonction avec les ressources informatiques. Un SIA combine des pratiques comptables traditionnelles, telles que l’utilisation des principes comptables généralement reconnus (PCGR), avec des ressources informatiques modernes.
Comment un système d'information comptable (AIS) est utilisé
Un système d'information comptable contient divers éléments importants dans le cycle comptable. Bien que les informations contenues dans un système varient en fonction des secteurs et de la taille des entreprises, un système AIS classique comprend des données relatives aux revenus, aux dépenses, aux informations client, aux informations relatives aux employés et aux informations fiscales. Les données spécifiques comprennent les commandes clients et les rapports d'analyse, les demandes d'achat, les factures, les registres de chèques, les stocks, les états de paie, le grand livre, la balance de vérification et les informations des états financiers.
Un système d'information comptable doit avoir une structure de base de données pour stocker les informations. Cette structure de base de données est généralement programmée avec un langage de requête permettant la manipulation de tables et de données. Un système AIS comporte de nombreux champs pour saisir des données et modifier des données précédemment stockées. En outre, les systèmes d’information comptable sont souvent des plates-formes hautement sécurisées avec des mesures préventives prises contre les virus, les pirates informatiques et d’autres sources externes tentant de collecter des informations. La cybersécurité est de plus en plus importante car de plus en plus d’entreprises stockent leurs données par voie électronique.
Les différentes sorties d’un système d’information comptable illustrent la polyvalence de ses capacités de manipulation des données. Un SIA génère des rapports, y compris des rapports chronologiques sur les créances, en fonction des informations clients, des plans d’amortissement des immobilisations et des soldes d’essai pour les rapports financiers. Les listes de clients, les calculs de taxes et les niveaux de stocks peuvent également être reproduits. Toutefois, les correspondances, mémos ou présentations ne sont pas inclus dans le système d'information d'entreprise, car ces éléments ne sont pas directement liés aux rapports financiers ou à la comptabilité de l'entreprise.
Avantages des systèmes d'information comptable
Interfaces interministérielles
Un système d’information comptable s’efforce d’interfacer entre plusieurs départements. Dans le système, le service commercial peut télécharger le budget des ventes. L’équipe de gestion des stocks utilise ces informations pour procéder à des inventaires et acheter des matériaux. Lors de l’achat d’inventaire, le système peut notifier la nouvelle facture au service des comptes fournisseurs. Un AIS peut également partager des informations sur une nouvelle commande afin que les services de fabrication, d'expédition et de service client soient informés de la vente.
Contrôles internes
Une partie intégrante des systèmes d’information comptable concerne les contrôles internes. Des stratégies et des procédures peuvent être placées dans le système pour garantir que des informations sensibles sur le client, le fournisseur et l'entreprise sont conservées au sein d'une entreprise. Grâce à l'utilisation des approbations d'accès physique, des exigences de connexion, des journaux d'accès, des autorisations et de la séparation des tâches, les utilisateurs peuvent être limités aux informations pertinentes nécessaires à l'exercice de leurs fonctions.
Comparaison des comptes d'investissement Nom du fournisseur Description Divulgation par l'annonceur × Les offres figurant dans ce tableau proviennent de partenariats avec lesquels Investopedia reçoit une rémunération.