Remplir les formulaires de congé familial et médical

Si vous prenez un congé protégé du travail en vertu de la loi sur le congé familial et médical (FMLA), vous devrez peut-être remplir certains documents pour répondre aux exigences de votre employeur. La loi a été promulguée par le président Clinton en février 1993. Elle oblige certains employeurs à permettre aux employés éligibles d'avoir accès à du temps libre, pour des raisons familiales et médicales spécifiques.

La portée de la FMLA

La FMLA s'applique aux employés des secteurs public et privé ayant travaillé pour le même employeur pendant plus de 1 250 heures au cours de l'année écoulée. La loi limite son champ d'application aux employeurs de plus de 50 employés et exclut également - ou limite - des catégories spécifiques d'employés de niveau supérieur. Il donne aux employés éligibles la possibilité de se retrouver sans emploi pendant une période pouvant aller jusqu'à 12 semaines - sans rémunération - lorsqu'ils éprouvent un besoin éligible. Les besoins incluent les soins d'un membre de la famille malade, s'occupant d'un nouvel enfant - à la fois par la naissance et par l'adoption - et le rétablissement d'une blessure ou d'une maladie grave. Les types d’avantages médicaux et familiaux qualifiés incluent également l’adoption, la grossesse, le placement en famille d’accueil, la maladie familiale ou personnelle ou les congés militaires.

La Division des salaires et des heures du département du Travail des États-Unis (DOL-WHD) supervise le programme FMLA. Ils ont désigné sept formulaires de demande d'adhésion FMLA différents, alignés sur le motif du congé qualifié et les informations requises par votre employeur pour approuver ou refuser la demande. Vous pouvez télécharger le formulaire sur le site Web de DOL-WHD ou en appelant au 1-866-487-9243. En outre, votre responsable des ressources humaines peut vous aider à localiser la demande de demande adaptée à votre situation.

Ci-dessous, nous décrivons les différents formulaires et les informations demandées pour chacun.

Formulaire FMLA WH-380-E pour l'état de santé des employés

Votre employeur peut utiliser le formulaire 380-E (Attestation d'un prestataire de soins de santé pour un problème de santé grave d'un employé) afin d'obtenir un certificat médical attestant de votre propre besoin de prendre un congé. Ce formulaire comporte trois sections: une à remplir par votre employeur, une à remplir par vous et la dernière à être complétée par votre médecin ou votre prestataire de soins de santé.

Votre bureau des ressources humaines vous remettra généralement le formulaire partiellement rempli.

Il couvre les informations sur votre condition, y compris:

• Quand ça a commencé
• Combien de temps cela pourrait durer
• Si votre état de santé a nécessité une nuit dans un établissement médical et, le cas échéant, quand
• Quelles sont les responsabilités professionnelles que votre condition vous empêche de remplir
• Vos symptômes, votre diagnostic et votre schéma thérapeutique
• Combien de temps vous avez besoin, et si ce sera continu ou sporadique
• Si votre état nécessitera un traitement de suivi qui vous obligera à manquer votre travail

Formulaire FMLA WH-380-F pour l'état de santé de la famille

Vous pouvez utiliser le formulaire 380-F (Attestation du prestataire de soins de santé pour trouble de santé grave d'un membre de la famille) pour dire à votre employeur que vous devez prendre un congé pour prendre soin d'un membre de votre famille gravement malade ou blessé. Vous devrez fournir le nom de votre famille et votre relation avec ce membre de la famille (seuls certains membres de la famille sont admissibles). Vous devrez également décrire le type de soins que vous devez fournir et le temps dont vous aurez besoin. Comme 380-E, ce formulaire oblige l’employeur, l’employé et le professionnel de la santé à fournir des informations spécifiques.

Le fournisseur de soins médicaux de votre parent doit compléter le reste du formulaire avec des informations similaires à celles requises par le formulaire 380-E, telles que:

• Quand la condition a-t-elle commencé
• Combien de temps cela pourrait-il durer
• Quel type de soins votre parent a besoin et d'autres informations médicales importantes telles que le calendrier des soins

L'idée est d'expliquer pourquoi votre absence du travail est nécessaire.

Formulaire FMLA WH-381 Admissibilité et droits

Le formulaire 381 (Avis d'éligibilité, droits et responsabilités) est un document de notification que votre employeur peut vous transmettre dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la notification de votre intention de prendre un congé FMLA. Ce formulaire confirme les informations que vous avez fournies à votre employeur, notamment les dates et la raison de votre départ. Vous n'avez pas besoin de remplir une partie de ce formulaire.

Toutefois, selon la manière dont votre employeur remplit ce formulaire, vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires. Si votre employeur utilise ce formulaire pour confirmer et approuver votre congé, il n'y a plus rien à faire. Toutefois, votre employeur peut utiliser ce formulaire pour vous demander de soumettre l’un des autres rapports décrits dans cet article à:

• Certifiez votre besoin de prendre congé
• Demander une preuve de votre relation avec le membre de la famille pour lequel vous demandez un congé
• Document congé famille militaire

Il peut également indiquer que vous devez prendre les mesures nécessaires pour maintenir votre assurance maladie pendant votre congé. Il peut également spécifier que vous êtes tenu de faire rapport périodiquement à votre employeur lors de votre congé afin de l'informer de la date et de l'heure de votre retour au travail.

Formulaire FMLA WH-382 Avis de désignation

Votre employeur peut vous remettre le formulaire 382 (Avis de désignation) pour plusieurs raisons. Vous ne pouvez rien remplir vous-même, mais si votre employeur utilise ce formulaire pour demander des informations supplémentaires afin de déterminer si votre demande de congé est valide, vous devrez suivre les étapes pour fournir ces informations.

De plus, si votre employeur utilise ce formulaire pour vous informer qu'il demande un deuxième ou un troisième avis médical de votre capacité à travailler, vous devrez prendre des dispositions pour ce rendez-vous médical. Votre employeur est tenu de payer la note pour ces opinions.

(En savoir plus sur les droits des travailleurs dans Salaire vs horaire: différences entre avantages et lois .)

Formulaire FMLA WH-384 pour les congés pour familles de militaires

Votre employeur peut vous demander de remplir le formulaire 384 (Attestation d'exigence requise pour un congé familial familial) afin de prouver votre besoin de prendre un congé en vertu des dispositions spéciales de la FMLA pour les militaires et leurs familles. Par exemple, vous aurez peut-être besoin de temps libre pour prendre des dispositions financières et assurer la garde de vos enfants en attendant le déploiement de votre conjoint.

Ce formulaire vous demande des informations sur la durée et la fréquence de votre absence du travail, le nom du militaire auquel cette demande se rapporte, votre relation avec lui et ses dates de service actif. Vous devrez préciser la raison de votre demande et fournir une preuve sous la forme d'une ordonnance de service actif du membre du service ou de toute autre documentation acceptable.

Formulaire FMLA WH-385 pour le service des membres

Utilisez le formulaire 385 (Attestation pour blessure grave ou maladie d’un membre du service militaire couvert pour un congé en famille militaire) afin de demander l’autorisation de prendre soin d’un militaire ayant été blessé ou blessé. Vous utiliserez 385 pour fournir des détails sur la personne dont vous vous occuperez, y compris votre relation avec cette personne et le temps de congé dont vous prévoyez avoir besoin.

Ensuite, vous devrez remettre le formulaire au prestataire de santé qualifié du membre du service (par exemple, un médecin du Département de la Défense) pour qu'il complète les sections du formulaire concernant l'état et le traitement du membre du service.

Formulaire FMLA WH-385 pour le congé d'ancien soignant

Si vous souhaitez prendre un congé pour soigner un ancien combattant gravement malade ou blessé, votre employeur peut vous donner le formulaire 385-V (Attestation pour blessure grave ou maladie d'un ancien combattant en congé de soignant militaire). Vous devez indiquer le nom de l'ancien combattant et votre relation avec lui. Un congé ne peut être accordé que si vous êtes son conjoint, son enfant, son parent ou son plus proche parent.

Vous devrez également indiquer la date de sortie de l’ancien combattant, indiquer si celui-ci a été libéré de façon déshonorante, indiquer le rang et la branche de l’ancien combattant au moment de sa libération, puis cocher la case indiquant s’ils reçoivent un traitement médical pour une blessure ou une blessure. maladies. Vous devez ensuite décrire le type de soins que vous devez fournir et le temps dont vous avez besoin pour fournir ces soins. Après cela, vous donnerez le formulaire au prestataire de santé qualifié du vétéran (comme un médecin du Département de la Défense) et lui demanderez de compléter les sections du formulaire concernant l'état et le traitement du vétéran.

Le résultat final

La plupart des formulaires FMLA ne vous obligent pas à remplir le formulaire vous-même. Ils vous obligent également à prendre certaines mesures pour prouver votre besoin de prendre un congé ou fournir des informations sur la durée de votre absence du travail. C'est généralement un employeur ou un médecin qui remplit la majeure partie du formulaire. L'utilisation de ces formulaires par votre employeur est facultative, mais ils peuvent être utiles pour formaliser les accords entre employeurs et employés afin de garantir que les deux parties respectent leurs droits et leurs responsabilités.

(Pour en savoir plus sur la loi relative au congé familial et médical, lisez le document intitulé Fonctionnement de la FMLA et protection de votre travail .)