Carte de crédit d'entreprise
Les cartes de crédit d'entreprise sont des cartes de crédit émises aux employés de sociétés bien établies qui leur permettent de facturer leurs dépenses d'entreprise autorisées - telles que les séjours à l'hôtel et les billets d'avion - sans avoir à utiliser leur propre carte ou en espèces. Ces cartes, également appelées cartes de crédit commerciales, permettent aux employés (et aux employeurs) de gérer plus facilement leurs dépenses. De nombreux autres offrent des avantages tels que les miles grands voyageurs et l'accès aux salons de l'aéroport.
Comment fonctionne une carte de crédit d'entreprise
Les cartes de crédit professionnelles sont conçues pour répondre aux besoins des entreprises bien établies - généralement celles qui génèrent un chiffre d’affaires annuel d’au moins 4 millions de dollars, dont le nombre d’utilisateurs est supérieur à 15, et dont les frais prévisionnels sont de 250 000 $ ou plus chaque année. Alors que la plupart des entreprises, y compris les entreprises individuelles et les administrateurs de bases de données, peuvent obtenir une carte de crédit pour petites entreprises, les cartes d'entreprise (comme leur nom l'indique) sont réservées aux sociétés. Cela signifie que la société doit être structurée et enregistrée en tant que société S ou C pour être éligible.
Les principaux émetteurs de cartes de crédit, tels que American Express, Capital One, Citibank, Chase et Wells Fargo, proposent des cartes de crédit professionnelles. Les cartes sont émises en fonction de la santé financière de l'entreprise et non des finances personnelles des propriétaires. Les émetteurs de cartes peuvent, par exemple, exiger que la société dispose de solides résultats financiers, ainsi que de bonnes liquidités et de bons flux de trésorerie.
Les émetteurs de cartes de crédit d'entreprise souhaitent généralement consulter les états financiers vérifiés récents d'une société, des informations détaillées sur sa structure et son organisation, des informations fiscales (y compris un identifiant fiscal fédéral) et des coordonnées d'un responsable de société autorisé à exercer des activités pour le compte de l'entreprise. comme un propriétaire, un président ou un trésorier.
Points clés à retenir
- Les cartes de crédit d'entreprise facilitent la gestion des dépenses pour les employeurs et les employés.
- Les cartes d'entreprise sont émises aux grandes entreprises bien établies et diffèrent des cartes de visite offertes aux entreprises individuelles et aux administrateurs de bases de données.
- Il est important que les employés apprennent et suivent les politiques de leur entreprise en matière de cartes de crédit avant de facturer des frais.
- Selon la carte, l’employé ou l’employeur sera responsable du paiement de la facture de carte de crédit.
Un employeur peut fournir à certains employés une carte d’entreprise leur permettant de payer les dépenses professionnelles approuvées telles que les hôtels, les repas, la location de voitures et les vols, ainsi que d’avoir accès à des espèces aux guichets automatiques - le tout sans utiliser leurs fonds propres ni une avance d’entreprise. Le nom de la société figurera sur la carte, ainsi que le nom de l'employé en tant que titulaire de la carte. La signature de l'employé est apposée au verso de la carte, exactement comme sur une carte de crédit personnelle.
Types de cartes de crédit d'entreprise
Selon le type de carte de crédit entreprise, l’employé ou l’employeur sera responsable du paiement de la facture de carte de crédit. Avec une carte de responsabilité individuelle, il incombe à l'employé de payer directement à l'émetteur de carte de crédit les frais éventuels, ainsi que de déposer un rapport de dépenses et d'obtenir un remboursement de l'employeur. L'émetteur de carte de crédit vérifie le crédit de l'employé avant de lui donner une carte, mais c'est un «soft pull» qui n'affectera pas son pointage de crédit.
S'il s'agit d'une carte de responsabilité d'entreprise, l'employeur paie la facture pour les frais approuvés (bien que l'employé puisse être sur le point de payer l'émetteur directement pour des dépenses personnelles ou non autorisées). Étant donné que la société est responsable du paiement de la facture, l’émetteur de carte de crédit ne vérifie généralement pas le crédit de l’employé, mais il lui incombera probablement de classer les rapports de dépenses réguliers afin que la société puisse rapprocher les relevés de carte chaque mois.
Avant qu'un employé utilise une carte de crédit professionnelle, il doit déterminer qui est responsable du paiement de la facture chaque mois. S'ils sont responsables, ils doivent mettre en place un système garantissant que les paiements sont effectués à temps et qu'ils disposent des fonds nécessaires pour couvrir le solde.
Avantages d'une carte de crédit d'entreprise
L'un des principaux avantages d'une carte de crédit d'entreprise est qu'elle facilite la gestion des dépenses, tant pour les employés que pour les employeurs. Du point de vue des entreprises, une carte d’entreprise permet aux employeurs de limiter le montant que les titulaires de carte peuvent dépenser par transaction, par catégorie de dépenses ou dans son ensemble. La société peut également contrôler où une carte peut être utilisée, en limitant les achats à des marchands, types de marchands et lieux spécifiques.
Du point de vue des employés, une carte de responsabilité d'entreprise peut signifier un soulagement financier, car elle élimine le besoin de payer immédiatement les dépenses professionnelles et d'attendre les remboursements. Un autre avantage est que certaines cartes de crédit d'entreprise offrent des rapports de dépenses électroniques qui renseignent automatiquement les rapports de dépenses d'entreprise avec des informations d'achat, ce qui facilite la soumission de rapports ponctuels et précis (c.-à-d. Moins de tracas).
Un autre avantage majeur est que, selon l’employeur, les titulaires de carte peuvent conserver les récompenses qu’ils gagnent en utilisant une carte de crédit professionnelle. Ils peuvent, par exemple, être en mesure de gagner et d’échanger des récompenses pour un programme de fidélisation ou un programme d’invité fréquent de l’hôtel. Bien entendu, l’employeur peut décider de conserver les avantages pour compenser les coûts annuels de l’entreprise ou pour offrir des incitations aux employés les plus performants. Néanmoins, de nombreuses grandes entreprises permettent aux employés de profiter des avantages des programmes de récompenses, car cela peut améliorer le moral des employés.
En plus des programmes de récompenses, de nombreuses cartes de crédit professionnelles offrent des avantages que les voyageurs fréquents apprécieront, tels que l’accès aux salons de l’aéroport (un atout considérable si un voyageur a une longue escale), des services de voyage et d’assistance d’urgence, le remplacement des cartes d’urgence et le décaissement, et exonérations de dommages par collision avec une voiture de location. Lisez les petits caractères du contrat de carte de crédit pour vous assurer de bien comprendre le fonctionnement de ces avantages. Pour activer la couverture automatique lors de la location d'une voiture, par exemple, vous devez probablement effectuer la transaction dans son intégralité avec la carte de crédit couverte et refuser l'exonération des dommages par collision de la société de location. En cas de doute, appelez le numéro figurant au dos de la carte.
Politiques de l'entreprise pour les cartes de crédit d'entreprise
Les employés doivent connaître dès le départ les politiques de leur entreprise en matière de cartes d’entreprise, afin d’éviter les erreurs qui pourraient conduire à des cauchemars comptables - ou pire. Les titulaires de carte doivent se familiariser avec les exigences générales en matière de dépenses et de rapports de leur société et savoir s'ils disposent de limites de dépenses qui s'appliquent à certaines catégories. Il est également important de connaître toutes les règles spécifiques à un département ou à un poste. Les cadres d’entreprise, par exemple, auront probablement des profils de dépenses différents de ceux des cadres moyens, par exemple.
Une fois que le titulaire de carte a pris connaissance des politiques de son entreprise, il doit s’y tenir. S'ils utilisent leur carte pour acheter quelque chose qui n'est pas une dépense d'entreprise approuvée, cela peut leur donner une mauvaise image aux yeux de leur employeur, même s'il s'agit d'une erreur honnête. De plus, de nombreuses grandes entreprises ont un responsable de la carte de voyage et de divertissement qui peut vérifier les dépenses de leurs employés à tout moment. Il est important que les titulaires de carte fassent preuve de bon sens pour décider si les frais qu’ils sont sur le point de porter sont liés à leur emploi à 100%. Sinon, ils devraient la mettre sur leur carte personnelle et la régler plus tard s'ils se sentent en droit de recevoir un remboursement total ou partiel.
Pour éviter les cauchemars comptables - ou pire encore - ne mélangez pas dépenses personnelles et dépenses professionnelles.
Avant d'activer une carte de crédit professionnelle, un employeur peut proposer (ou imposer) des sessions de formation en ligne ou en ligne sur la carte d'entreprise conçues pour aider les employés à apprendre les règles. En outre, un employeur peut afficher et mettre à jour des politiques sur son site intranet. C'est toujours une bonne idée de rester informé, de suivre les règles et d'éviter de faire quoi que ce soit qui pourrait entraîner une paperasserie supplémentaire ou être interprété comme une fraude. Les titulaires de carte qui ont des questions sur les politiques de leur employeur doivent contacter la personne (ou le service) qui gère le programme.
Considérations spéciales pour les cartes de crédit d'entreprise
En plus de comprendre et de respecter les politiques de l’entreprise concernant les limites de dépenses, les types de dépenses autorisées et la manière dont les notes de frais sont traitées, il est important que les employés sachent que s’ils - et non leur employeur - sont responsables du paiement de la facture de carte de crédit, leur pointage de crédit pourrait chuter si elles sont en retard sur les paiements AmEx, par exemple, signale des comptes à un bureau de crédit si le compte est en souffrance depuis 180 jours. C'est une bonne idée de mettre en place une alerte par courrier électronique pour vous rappeler quand ces paiements doivent être effectués.
Comme toutes les cartes de crédit, les employés doivent en prendre soin et les conserver dans un endroit sûr pour éviter tout vol ou perte. Si une carte est perdue ou volée, elle devrait être signalée le plus tôt possible afin que la carte puisse être annulée et remplacée.