Comment remplir un formulaire W-4

Vous venez de commencer un nouvel emploi et vous vous sentez vraiment fantastique. Ensuite, votre employeur vous remettra un formulaire d’impôt appelé certificat d’allocation de retenue à la source pour les employés W-4. Les formulaires d'impôt vous remplissent d'effroi. Vous ne les comprenez pas et vous avez peur de ce qui se passera si vous commettez une erreur. Ne vous inquiétez pas: cet article explique ce qu'est un W-4 et vous explique comment le compléter ligne par ligne.

Points clés à retenir

• Vous remplissez le formulaire W-4 afin que votre employeur retienne le montant exact de l'impôt sur le revenu de vos chèques de paie.
• La manière dont vous remplissez le formulaire IRS-4 de l'IRS, Certificat de retenue à la source de l'employé, détermine le montant d'impôt retenu par votre employeur sur votre chèque de règlement.
• Le formulaire W-4 comporte sept sections à remplir, qui comprennent des informations personnelles, des changements de nom et le nombre total de quotas.
• L'IRS voudra également savoir si vous souhaitez un montant supplémentaire retenu sur votre chèque de paie et si vous êtes légalement exempté de cette retenue.

Que fait le formulaire W-4?

Vous remplissez le formulaire W-4 afin que votre employeur retienne le montant exact de l'impôt sur le revenu de vos chèques de paie. Si vous avez un comptable ou un autre spécialiste en déclarations, confirmez vos décisions avec eux avant de remettre le formulaire.

Notez également que la loi sur la réduction des impôts et l'emploi (TCAJ), signée en décembre 2017, a supprimé l'exemption personnelle. Selon les retenues que vous attendez, il est judicieux de revenir sur le nombre de quotas que vous avez demandé par le passé avant de saisir le même nombre à la ligne 5, Indemnités.

Remplir votre formulaire W-4

Qu'est-ce qu'un formulaire W-4?

La manière dont vous remplissez le formulaire IRS-4 de l'IRS, Certificat de retenue à la source de l'employé, détermine le montant d'impôt retenu par votre employeur sur votre chèque de règlement. Votre employeur envoie l'argent qu'il retient de votre chèque de paie à l'Internal Revenue Service (IRS), ainsi que votre nom et votre numéro de sécurité sociale (SSN). Votre retenue à la source compte pour le paiement de la facture d’impôt annuelle que vous calculez lorsque vous produisez votre déclaration de revenus en avril. C'est pourquoi le formulaire W-4 demande des informations d'identification, telles que votre nom, votre adresse et votre numéro de sécurité sociale.

Le formulaire W-4 comporte sept sections à remplir. Les premières lignes incluent le nom du contribuable, son adresse et son numéro de sécurité sociale. La feuille de calcul située au-dessus du formulaire permet aux contribuables d’estimer le nombre de quotas prévus pour leur retenue d’impôt. L'augmentation du nombre d'allocations réduit le montant d'argent retenu sur votre chèque de paie. Les personnes peuvent demander une exemption de retenue d’argent si elles n’étaient pas redevables d’impôts au cours de l’année précédente et s’attendent à ce que leur impôt soit nul dès l’année suivante.

Voici comment remplir le formulaire.

Étape 1: Vos informations

Indiquez vos nom et adresse dans la section 1. Facile.

Étape 2: votre SSN

Indiquez votre numéro de sécurité sociale dans la case 2. Votre employeur a besoin de ces informations pour que, lorsqu'il envoie l'argent qu'il a retenu de votre chèque de paie à l'IRS, le paiement soit appliqué à votre facture fiscale annuelle.

Étape 3: Votre état matrimonial

Dans la case 3, cochez l'option qui correspond à votre état civil, célibataire ou marié. Mais attendez, il y a une autre case: «Marié, mais retenez à un taux simple supérieur.» Devriez-vous choisir cette case? Peut-être si votre conjoint travaille aussi et que vous craignez de ne pas avoir suffisamment de retenue d'impôt.

Avant de vous décider, consultez la fiche de travail pour deux personnes / plusieurs emplois - c'est la quatrième page que votre employeur aurait dû vous remettre avec le formulaire W-4, ou vous pouvez le télécharger à partir de l'IRS. Il y a aussi une note sous les cases vous demandant de choisir la case «Célibataire» si vous êtes marié mais séparé légalement ou si votre conjoint est un étranger non-résident.

Étape 4: Changements de nom

La case 4 ne vous concernera probablement pas, sauf si vous vous êtes récemment marié et avez changé de nom, mais vous n'avez toujours pas reçu de carte de sécurité sociale à jour reflétant votre changement de nom. Vous devez appeler le 1-800-772-1213 pour obtenir une carte de sécurité sociale de remplacement portant votre nouveau nom avant de pouvoir donner un W-4 à votre employeur. Ce n'est pas un gros problème, mais faites-le rapidement, car votre employeur est tenu de retenir les impôts au taux le plus élevé possible jusqu'à ce que vous soumettiez un W-4.

Étape 5: Total des allocations

La ligne 5 demande le nombre total d'allocations que vous demandez. Pour répondre, vous devez répondre à quelques questions.

Tout d’abord, regardez la page trois du paquet W-4 que vous remplissez. Vous y trouverez la feuille de calcul des indemnités personnelles. Chaque indemnité demandée réduit le montant que votre employeur retiendra sur votre chèque de paie, mais vous ne pouvez pas choisir un nombre élevé d’indemnités parce que vous en avez envie.

Combien d'allocations à prendre

Remplir cette feuille de travail vous indiquera le nombre d'allocations que vous êtes autorisé à entrer à la ligne 5. Passons à chaque étape.

A. Réclamez une allocation si personne ne vous revendique comme personne à charge, ce qui est le cas pour la plupart des adultes. Mais si, par exemple, vous avez 16 ans et que vous remplissez le formulaire W-4 pour votre travail après l'école, ou que vous remplissez le formulaire pour votre stage d'été, vos parents vous réclament probablement comme personne à charge, et vous n'êtes pas autorisé à demander une allocation ici.

B. Vous pouvez demander une allocation si vous êtes marié et déposez conjointement.

C. Ou bien, vous pouvez en réclamer un si vous vous présentez à la tête de votre ménage. Vous penserez peut-être, comme je l'ai déjà fait, que si vous êtes célibataire et indépendant, vous êtes le chef de votre ménage. L'IRS prie de différer. Il considère le chef de ménage comme une personne non mariée (du moins j’ai bien compris cette partie) et qui paie plus de 50% du coût de l’entretien d’un foyer pour lui-même et sa / ses dépendante (s) ou d’autres ressources admissibles. individus (encore une fois, la publication 501 contient tous les détails). Il s’agit plutôt d’une indemnité «désolé de vous avoir obligé d’élever ce gamin par vous-même».

D. Vous pouvez demander une deuxième indemnité si vous êtes célibataire ou marié et déposez séparément votre déclaration et n’avez qu’un seul emploi; si vous êtes marié et que vous avez un seul emploi et que votre conjoint ne travaille pas; ou si votre salaire de votre deuxième emploi ou de celui de votre conjoint (ou des deux autres emplois) est de 1 500 $ ou moins. Fondamentalement, si votre ménage n’a qu’une source de revenu importante (l’emploi pour lequel vous remplissez le formulaire W-4), demandez une allocation sur cette ligne.

E. Sur cette ligne, vous pouvez demander des allocations pour chacun de vos enfants éligibles, en fonction de votre revenu et du nombre d'enfants que vous avez. En gros, toutes ces questions sur les enfants et les personnes à charge tentent de comptabiliser les crédits que vous pourrez demander sur le formulaire 1040 et qui réduiront votre impôt sur le revenu pour l’année. Votre employeur retiendra moins de votre salaire si l’une de ces situations s’applique à vous. La nouvelle législation fiscale a doublé le crédit d'impôt pour enfants et supprimé un allégement fiscal appelé crédit supplémentaire pour enfants jusqu'à la fin de 2025 (certains éléments ont cependant été intégrés dans le crédit d'impôt pour enfants de 2018). Il a également augmenté la quantité de revenus que les parents peuvent gagner tout en prenant des crédits pour leurs enfants. Les familles à faible revenu en ont plus, mais vous pouvez vous marier en déposant ensemble et gagner jusqu'à 400 000 dollars tout en demandant quelque chose (le maximum pour obtenir le crédit en 2017 était de 119 000 dollars).

F. Voici où vous inscrivez les allocations pour les autres personnes à charge que vous demanderez dans votre déclaration de revenus. Techniquement, la définition d'une personne à charge par l'IRS est assez compliquée (voir la publication 501 de l'IRS pour plus de détails), mais la réponse courte est qu'il s'agit d'un enfant ou d'un parent admissible qui vit avec vous et que vous soutenez financièrement. Il y a des limites de revenu ici aussi. Les personnes ayant un revenu de 175 550 $ et plus ou les personnes mariées qui déposent ensemble un revenu de 339 000 $ ou plus ne sont pas tenues de faire une demande.

G. Si vous prenez certains autres crédits, tels que le crédit pour revenu gagné ou un crédit d'impôt pour adoption, vous pourriez avoir droit à des allocations supplémentaires. Regardez les feuilles de travail 1 à 6 de la publication IRS 505.

H. Enfin, une question facile. Additionnez tous les nombres des lignes ci-dessus et entrez le total ici.

En dessous de la ligne H, vous apprendrez que vous n’avez peut-être pas encore terminé avec la feuille de travail. Quelle déception. Il comporte des pages supplémentaires si votre situation fiscale est plus compliquée du fait que vous avez plusieurs emplois, que votre conjoint travaille ou que vous indiquez les déductions dans votre déclaration de revenus au lieu de prendre la déduction standard. Parcourir ces feuilles de calcul supplémentaires sort du cadre de cet article, mais la publication 505 de l'IRS, "Retenue d'impôt et taxe estimée", fournit des informations supplémentaires. Le calculateur de retenue IRS pourrait vous faire gagner du temps.

En supposant toutefois que vous ne tombiez pas dans l'une de ces situations plus complexes, transférez le total de la ligne H de la feuille de calcul à la ligne 5 du formulaire W-4, où vous l'avez laissée. Conservez les feuilles de travail pour vos dossiers - ne les donnez pas à votre employeur.

Étape 6: indemnités supplémentaires

Rappelez-vous, nous sommes de retour sur le formulaire W-4 maintenant. L'IRS veut savoir si vous voulez un montant supplémentaire retenu de votre chèque de paie. "Bien sûr que non. Vous prenez déjà assez de mon argent », vous pensez. Toutefois, le nombre d'allocations que vous demandez à la ligne H peut entraîner une retenue d'impôt trop faible pour votre employeur au cours de l'année. S'ils retiennent trop peu, vous vous retrouverez avec une grosse facture d'impôts et éventuellement des pénalités de sous-paiement et des intérêts en avril. Dans ce cas, dites à votre employeur de retenir de l'argent supplémentaire sur chaque chèque de paie pour que cela ne se produise pas.

Si vous ne soumettez pas du tout le formulaire W-4, l'IRS exige que votre employeur retienne au taux le plus élevé, comme si vous étiez célibataire et ne demandiez aucune indemnité.

Comment savoir si cela pourrait arriver "> Formulaire 1099, qui est utilisé pour les intérêts, les dividendes ou le revenu d'un travail indépendant - aucun impôt sur le revenu n'est retenu de ces sources de revenu. Vous devrez peut-être aussi l'utiliser si vous êtes toujours Si votre épouse est un employé, mais que vous êtes un entrepreneur indépendant, vous pouvez avoir de l’argent supplémentaire retenu sur leur chèque de paie pour que vos paiements d’impôt trimestriels estimés ne soient pas aussi importants. Cette décision peut même réduire les flux de trésorerie de votre ménage.

Étape 7: Exempt de la retenue

Êtes-vous légalement exonéré de la retenue car vous n'aviez aucune obligation fiscale pour l'année précédente et vous vous attendez à n'avoir aucune obligation fiscale pour l'année en cours? Dans l'affirmative, inscrivez «exonéré» dans la case 7. Notez que les instructions ne spécifient pas qu'il faut écrire «exonéré» si vous avez reçu un remboursement de taxe l'an dernier. Ce n'est pas la même chose qu'avoir aucune obligation fiscale. N'avoir aucune obligation fiscale peut sembler génial, mais cela signifie probablement que vous avez gagné moins de 15 000 $ pour toute l'année si vous êtes célibataire, ou que vous et votre conjoint avez gagné moins de 30 000 $ si vous êtes marié en déposant ensemble. Ce n'est pas si génial à moins que quelqu'un d'autre (comme maman ou papa) ne vous soutienne avec joie.

Étape 8: attester de la vérité

Rappelez-vous que nous avions dit plus tôt que vous ne pouviez pas réclamer autant d’allocations que vous le souhaitiez. Voici pourquoi. Le formulaire indique: «Sous peine de parjure, je déclare avoir examiné ce certificat et, autant que je sache, il est vrai, exact et complet.» Vous devez signer votre nom en dessous de cette déclaration, où: il indique "Signature de l'employé". Ensuite, entrez la date à droite.

Enfin, suivez les instructions environ aux deux tiers de la page: «Séparez-vous ici et donnez le formulaire W-4 à votre employeur. Conservez la partie supérieure pour vos dossiers.

Lorsque vous avez besoin d'un nouveau W-4

En général, votre employeur n'enverra pas le formulaire W-4 à l'IRS. Après l'avoir utilisé pour déterminer votre retenue, l'entreprise le déposera. Vous pouvez modifier votre retenue à tout moment en soumettant un nouveau W-4 à votre employeur.

Les situations dans lesquelles vous pourriez avoir besoin de changer votre W-4 incluent, se marier ou divorcer, ajouter un enfant à votre famille ou décrocher un deuxième emploi. Vous pouvez également vouloir soumettre un nouveau W-4 si vous découvrez que vous avez retenu trop ou trop peu l'année précédente lors de la préparation de votre déclaration de revenus annuelle et que vous vous attendez à ce que votre situation soit similaire pour l'année d'imposition en cours. Vos modifications W-4 entreront en vigueur au cours des trois prochaines périodes de paie.

En outre, comme indiqué précédemment, discutez du nouveau W-4 avec votre spécialiste en déclarations et voyez si vous devriez modifier votre retenue à la source en raison de l'impact de la nouvelle législation fiscale sur votre situation personnelle.

Conseil pour économiser de l'argent

Si vous commencez à travailler au milieu de l'année et que vous n'étiez pas employé plus tôt cette année, voici un problème fiscal qui peut vous faire économiser de l'argent: Si vous ne travaillez pas plus de 245 jours par an, demandez par écrit à votre employeur d’utiliser la méthode de l’année partielle pour calculer votre retenue. La formule de retenue à la source de base suppose un emploi toute l'année. Par conséquent, si vous n'utilisez pas la méthode d'une partie de l'année, vous aurez trop de retenue, et vous devrez attendre le temps de l'impôt pour récupérer l'argent.

Le résultat final

Il est important de remplir correctement ce formulaire car l'IRS exige que les personnes paient des impôts sur leur revenu progressivement tout au long de l'année. Si vous avez trop peu d'impôts retenus, vous pourriez devoir une somme étonnamment élevée à l'IRS en avril, plus les intérêts et les pénalités pour paiement insuffisant de vos impôts au cours de l'année.

En même temps, si vous avez trop d'impôt retenu à la source, votre budget mensuel sera plus serré que nécessaire. De plus, vous accorderez au gouvernement un prêt sans intérêt pour économiser ou investir cet argent supplémentaire et gagner une déclaration - et vous ne récupérerez pas vos impôts en trop avant le mois d’avril suivant, lorsque vous produirez votre déclaration de revenus. se faire rembourser. À ce stade, l'argent peut sembler être une aubaine et vous pourriez l'utiliser moins judicieusement que si vous l'aviez reçu progressivement à chaque chèque de règlement.