Le reçu
Un reçu est un accusé de réception écrit attestant que quelque chose de valeur a été transféré d'une partie à une autre. Outre les reçus que les consommateurs reçoivent généralement des vendeurs et des fournisseurs de services, des reçus sont également émis pour les transactions entre entreprises ainsi que pour les transactions boursières. Par exemple, le détenteur d’un contrat à terme reçoit généralement un instrument de livraison, qui fait office de reçu dans la mesure où il peut être échangé contre l’actif sous-jacent à l’expiration du contrat à terme.
Fait bref
L'impression thermique est la forme la plus couramment utilisée pour l'impression physique de reçus, car elle est peu coûteuse et facile à utiliser.
Les recettes expliquées
En plus de montrer la propriété, les recettes sont importantes pour d'autres raisons. Par exemple, de nombreux détaillants insistent sur le fait qu'un client doit montrer un reçu pour échanger ou retourner des articles, tandis que d'autres exigent qu'un reçu - généralement émis dans un délai déterminé - soit produit aux fins de la garantie du produit. Les recettes peuvent également être importantes pour les impôts car l'IRS exige la documentation de certaines dépenses. L'Internal Revenue Service (IRS) suggère aux petites entreprises de conserver les types de reçus suivants, s'ils sont générés:
- Recettes brutes telles que cassettes, informations sur les dépôts (ventes au comptant et à crédit), carnets de reçus, factures, formulaires 1099-MISC
- Recettes d’achats et de matières premières (Celles-ci devraient montrer le montant payé et confirmez qu'il s'agit des achats professionnels nécessaires; les documents peuvent inclure des chèques annulés ou d'autres documents identifiant le bénéficiaire, le montant et la preuve de paiement / les transferts de fonds électroniques.)
- Tickets de caisse enregistreuse
- Reçus et relevés de carte de crédit
- Factures
- Bons de caisse pour les petits paiements en espèces
On pense que la pratique consistant à conserver des reçus à des fins fiscales provient de l'Égypte ancienne. Les agriculteurs et les commerçants ont cherché des moyens de documenter les transactions pour éviter l'exploitation fiscale. Le papyrus était utilisé à la place du papier. À une époque plus moderne, les banques londoniennes utilisaient les presses à imprimer de la révolution industrielle pour imprimer des reçus avec leurs propres marques.
Points clés à retenir
- Les reçus sont un document qui représente la preuve d'une transaction financière.
- Les reçus sont émis lors de transactions entre entreprises ainsi que dans des transactions boursières.
- Des reçus sont également nécessaires aux fins de l’impôt pour justifier certaines dépenses.
Exigences IRS pour les reçus numériques
Les recettes numériques deviennent la norme. Depuis 1997, l’IRS accepte les récépissés numérisés et numériques comme enregistrements valides à des fins fiscales. Recette selon la procédure 97-22, les recettes numériques doivent être précises, faciles à stocker, à conserver, à récupérer et à reproduire. Le propriétaire de l'entreprise doit pouvoir en fournir une copie à l'IRS.
Aux fins du contrôle fiscal, tous les documents ne sont pas valides. L'IRS accepte divers documents dans la mesure où ils détaillent le montant, le lieu, la date et le type de dépense.
Les documents numériques ne sont pas sujets à l'usure ni aux reçus physiques, mais ils peuvent être perdus en cas de défaillance d'un disque dur. Il est donc sage de les stocker sur le cloud ou dans un endroit où ils peuvent toujours être consultés.
Les reçus papier peuvent être stockés numériquement à l'aide de scanners de bureau et d'applications pour téléphone portable. Ce type de technologie peut organiser, créer des notes de frais et intégrer des données à un logiciel de comptabilité.
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