Comprendre la règle du régime multi-employeurs du DOL

Une nouvelle règle proposée par le ministère du Travail (DOL) pourrait aider les employés qui n’ont pas accès aux régimes de retraite proposés par leur employeur à la retraite.

La période de consultation publique d'une proposition de règle du ministère du Travail intitulée «Définition de« employeur »au sens du paragraphe 3 (5) de l'ERISA - Régimes de retraite des associations et autres régimes à plusieurs employeurs» devait s'achever le 24 décembre 2018. avec mise en œuvre prévue au début de 2019.

La règle a été élaborée en réponse à un décret pris par le président Donald Trump en août. Il est conçu pour renforcer la sécurité de la retraite en permettant aux Américains qui travaillent sans régime d’épargne retraite, tel qu’un régime 401 (k), d’y avoir accès par le biais d’une entité appelée plan de retraite des associations.

Derrière la volonté d'agir se cache le fait que seulement 53% des employés des petites entreprises de moins de 100 salariés ont accès à un plan de retraite en entreprise, contre 89% des employés des entreprises de 500 salariés ou plus. Selon le Pew Charitable Trust, la plupart des petites entreprises qui n'offrent pas de régime d'épargne-retraite invoquent comme raison principale le coût élevé et la complexité de la gestion d'un plan de retraite.

'Employeur' redéfini

La nouvelle règle définit un groupe d'employeurs comme un "employeur unique" dans le cadre d'un type de régime à plusieurs employeurs (RPE) connu sous le nom de régime de retraite d'association (RPA). En vertu de la règle proposée, les entreprises individuelles avec des employés, ainsi que les propriétaires d’entreprise indépendants qui travaillent au moins 20 heures par semaine ou gagnent assez pour couvrir les coûts de l’assurance maladie de l’association, peuvent participer à un plan de retraite par le biais d’un PRA.

La règle offre aux entreprises et aux travailleurs indépendants le moyen de rejoindre un député européen avec un autre lien ou lien similaire, comme appartenir au même secteur ou dans une zone géographique couverte par une chambre de commerce.

Cela diffère d'un «régime ouvert multi-employeurs», dans lequel la seule connexion entre les entreprises est l'adhésion au plan. Une législation autorisant les députés européens ouverts est en attente au Congrès mais n'a pas encore été votée par l'ensemble de la chambre.

Règles pour les ARP

En plus de la disposition relative aux «obligations communes», la règle DOL stipule qu'un PRA doit:

• avoir une structure organisationnelle formelle
• être contrôlée par des sociétés membres (en particulier pas par une banque, un assureur ou un cabinet de services financiers)
• limiter la participation aux employés et anciens employés des sociétés membres

De plus, chaque société membre doit être l'employeur direct d'au moins un employé participant au programme ARP.

Participation de PEO affirmée

La règle DOL prévoit également que les organisations professionnelles d’employeurs (PEO), qui sont des entreprises de ressources humaines qui fournissent des services communs aux employeurs, telles que la paie, la retenue d’impôt et les fonctions de reporting aux entreprises, peuvent sponsoriser 401 (k) pour leurs clients.

En fait, la plupart des PEO proposent déjà des eurodéputés à leurs clients. La nouvelle règle ne fait que réaffirmer ce droit pour les PEO qui participent au programme PEO certifié par l'IRS ou fournissent plus de la moitié des services généralement fournis par les PEO. (Voir «Critères des fonctions d'emploi substantielles» ci-dessous.)

Un PEO agissant en tant qu'employeur doit:

• assumer au moins certains des principaux rôles d'employeur de leurs clients
• contrôler le député et remplir les rôles certifiés ERISA
• confirmer qu'au moins un employé de chaque entreprise participe au MEP
• s'assurer que seuls les employés actuels et anciens et leurs bénéficiaires y participent

Critères «fonctions d'emploi substantielles»

Pour satisfaire à l'exigence selon laquelle il remplit «des fonctions d'emploi substantielles», un PEO doit soit être une organisation d'employeurs professionnels agréée (CPEO) au sens de la définition de l'Internal Revenue Code 7705, soit satisfaire à au moins cinq des critères suivants:

• payer les employés, que leurs clients aient ou non couvert les fonds
• gérer toutes les taxes sur l'emploi de leur client
• participer au recrutement et au licenciement des employés
• aider à superviser les employés et à appliquer les politiques de l'entreprise
• aider l’employeur à fixer les salaires, les salaires et les
• fournir une couverture d'indemnisation des travailleurs
• fonctionner comme ou assister le service des ressources humaines de l'entreprise
• superviser les questions de conformité aux réglementations, y compris la discrimination, la FMLA, les exigences OSHA et le statut de citoyenneté des employés
• continuer à offrir des avantages aux employés même si le contrat de l'entreprise prend fin

Surveillance fiduciaire réduite

Un élément important de la règle proposée sur le DOL réduit (mais n'élimine pas) les obligations fiduciaires des sociétés membres de l'ARP ou du PEO. Le parrain sous-jacent de l'ARP ou du PEO serait le fiduciaire nommé, libérant ainsi les employeurs individuels de la plupart des obligations fiduciaires et des tâches administratives. Le rôle principal des sociétés membres serait de participer à la sélection et au suivi du parrain et, bien entendu, d’apporter des contributions de l’employeur et des employés au député européen en temps voulu.

Règle «Bad Apple» non traitée

La règle DOL ne traite pas de la «règle de la pomme pourpre» qui peut perturber le député européen ou empêcher toutes les sociétés membres de participer si un membre enfreint une règle ou commet une erreur administrative. Il est toutefois possible que la législation en attente au Congrès soulage cette question. En outre, l'IRS a annoncé son intention de publier un avis de proposition de réglementation sur la «pomme folle» d'ici avril 2019, et le décret-loi d'août de Trump enjoint au secrétaire au Trésor de proposer des modifications ou des directives concernant cette règle.

Législation en attente

La Chambre des représentants des États-Unis a adopté la loi sur l'épargne familiale en septembre et la loi sur l'amélioration de la retraite et l'épargne (RESA). Les deux lois vont plus loin que la règle DOL pour permettre aux eurodéputés ouverts, résoudre les problèmes de mauvaises pommes et fournir des incitations supplémentaires qui résolvent d'autres problèmes. Par exemple, cette nouvelle législation ne pourrait être annulée que par le Congrès, alors que la règle du DOL pourrait être annulée par une future administration.

Le résultat final

Le DOL a déclaré s'attendre à ce que sa nouvelle règle «réduise les coûts administratifs grâce à des économies d'échelle et renforce la position des petites entreprises lors des négociations avec les institutions financières et les autres fournisseurs de services». La réaction du secteur à la nouvelle règle du DOL a généralement été positive, mais de nombreux observateurs crois que la règle ne va pas assez loin. Au lieu de cela, ils suggèrent que ce qui est finalement nécessaire est l’adoption de la loi en suspens au Congrès.