Bureau virtuel
Un bureau virtuel fournit aux entreprises une adresse physique et des services liés au bureau, sans les frais généraux liés à un contrat de location longue durée ni à un personnel administratif. Avec un bureau virtuel, les employés peuvent travailler de n'importe où, tout en conservant des éléments tels qu'une adresse postale, des services de répondeur téléphonique, des salles de réunion et une vidéoconférence.
Comment fonctionnent les bureaux virtuels
Les bureaux virtuels fonctionnent comme une seule unité pour servir les clients mais n'existent pas dans un emplacement fixe. Ce type de configuration est particulièrement populaire auprès des startups et des petites entreprises qui souhaitent réduire les frais généraux. La création de logiciels et de services de productivité de bureau basés sur le Web, tels que la vidéoconférence, a contribué à la croissance des bureaux virtuels.
Points clés à retenir
- Un bureau virtuel est une entreprise qui fonctionne comme une seule unité et qui a une adresse postale physique, mais qui n’existe pas à un endroit spécifique.
- Le développement d’outils tels que les services de vidéoconférence et de messagerie a conduit à une utilisation accrue du bureau virtuel.
- Les coûts d’exploitation d’un bureau virtuel sont bien moindres que ceux d’un bureau traditionnel. C’est pourquoi ce type d’installation est populaire parmi les petites entreprises et les startups.
- Un arrangement de bureau virtuel étend les options de travail pour les employés et les options de recrutement pour les entreprises.
- Bien que le bureau virtuel soit généralement une option moins coûteuse pour les entreprises, certains services, tels que le répondeur téléphonique et la vidéoconférence, peuvent avoir une accessibilité limitée.
Un bureau virtuel peut également entraîner une productivité accrue, car ses services libèrent les travailleurs des tâches administratives et leur permettent de faire la navette. Chaque employé peut travailler depuis le lieu qui lui convient le mieux, et l'entreprise ne se limite pas à embaucher des employés qui vivent sur place.
Alors que de plus en plus de personnes trouvent des moyens de travailler à distance, les avantages d'un bureau virtuel sont immédiatement perceptibles. Cependant, tout n'est pas aussi facile qu'il y paraît. Certains trouveront peut-être que la planification de l'espace de bureau virtuel ne diffère pas des conflits de planification fastidieux inhérents à un bureau physique.
Avantages et inconvénients d'un bureau virtuel
L'appel d'un bureau virtuel aux utilisateurs est double. Premièrement, le coût mensuel d'un bureau virtuel est de loin inférieur à celui d'un bureau traditionnel. Après tout, il n’a aucun des coûts de maintenance et d’entretien, il n’a pas besoin de personnel. Un bureau virtuel peut également être sécurisé via un bail de mois en mois, ce qui offre une plus grande flexibilité en cas de modification des activités de l'utilisateur (absence d'attente du bail ou prise en charge du coût d'un bail rompu).
Les coûts d'utilisation d'un bureau virtuel peuvent s'élever à 50 USD pour une cotisation et à 250 USD par mois ou plus pour un contrat de location mensuel pour des services de base. Plus il y aura de services ajoutés, plus cela coûtera cher.
Deuxièmement, un bureau virtuel peut fournir une adresse postale, un répondeur téléphonique et des services de vidéoconférence. Par conséquent, une petite entreprise peut paraître plus grande qu’elle ne l’est. Il peut également fournir une adresse physique (ou plusieurs adresses) permettant aux utilisateurs de rencontrer des clients. Parfois, l’adresse peut conférer une aura de prestige à un utilisateur de bureau virtuel, par exemple si l’adresse est un lieu ou une rue bien connu. Un répondeur téléphonique professionnel peut avoir le même effet.
Certains des services offerts par un arrangement de bureau virtuel doivent être planifiés avant d’être utilisés. Par exemple, de nombreux forfaits viennent avec une utilisation limitée des salles de conférence ou des services limités de téléconférence et de vidéoconférence. Les bureaux virtuels peuvent également avoir un accès restreint les nuits et les week-ends. Les utilisateurs peuvent trouver le manque de flexibilité limitant et gênant. Le fait de travailler à domicile peut également être source de distraction. Par conséquent, certains employés risquent de ne pas être aussi productifs lorsqu'ils travaillent dans un environnement de bureau virtuel.
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