Formulaire W-2
Un formulaire W-2, également appelé relevé des salaires et des impôts, est le document qu'un employeur doit envoyer à chacun de leurs employés et à l'Internal Revenue Service (IRS) à la fin de l'année. Le formulaire W-2 indique le salaire annuel de l'employé et le montant des impôts retenus sur son salaire. Un employé W-2 est une personne dont l'employeur déduit les impôts et les soumet au gouvernement.
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Obligations de l'employeur pour le formulaire W-2
Un employeur est légalement tenu d'envoyer un formulaire W-2 à chaque employé à qui il a versé un salaire, un salaire ou une autre forme de compensation. Cela n'inclut pas les travailleurs sous contrat ou indépendants, qui doivent déclarer leurs impôts avec des formulaires différents. L'employeur doit envoyer à l'employé le formulaire W-2 au plus tard le 31 janvier de chaque année, afin que l'employé ait suffisamment de temps pour produire ses déclarations de revenus avant la date limite (soit le 15 avril la plupart des années).
Les employeurs doivent également utiliser les formulaires W-2 pour déclarer les impôts FICA de leurs employés tout au long de l’année. À la fin du mois de février, les employeurs doivent déposer, pour l'année précédente, les formulaires W-2, ainsi que les formulaires W-3, de chaque employé auprès de la Social Security Administration (SSA). La SSA utilise les informations de ces formulaires pour calculer les prestations de sécurité sociale auxquelles chaque travailleur a droit.
Les documents fiscaux sont classés pour l'année précédente. Par exemple, si vous recevez un formulaire W-2 en janvier 2019, il reflète votre revenu pour 2018.
Points clés à retenir
- Les formulaires W2 reflètent les revenus de l’année précédente.
- Les employeurs utilisent W2 pour déclarer les taxes FICA des employés.
- L'IRS utilise des formulaires W2 pour suivre l'obligation fiscale de l'employé.
Composants du formulaire W-2
Chaque W-2 a les mêmes champs, peu importe l'employeur. Les formulaires W-2 sont divisés en sections étatiques et fédérales, les employés devant déclarer leurs impôts aux deux niveaux. Certains champs fournissent des informations sur l'employeur, notamment son numéro d'identification d'employeur (EIN) (fédéral) et son numéro d'identification. Les champs restants se concentrent principalement sur les détails du revenu de l'employé de l'année précédente.
Les gains totaux de l'employé de l'employeur pour l'année sont bien sûr inclus, de même que le montant de l'impôt retenu sur les chèques de paie de l'employé, séparé en retenue à la source pour l'impôt fédéral sur le revenu, la sécurité sociale, etc. Si l'employé travaille également pour des pourboires, un champ indique le montant des pourboires qu'il a gagnés pour l'année.
Lorsque l'employé dépose des taxes, le montant de l'impôt retenu selon le formulaire W-2 est déduit de ses obligations fiscales. Si plus d'impôt a été retenu que l'employé doit, il ou elle peut recevoir un remboursement. L'IRS utilise également le formulaire W-2 pour suivre le revenu et la dette fiscale d'un employé. Si le revenu déclaré sur les impôts d'un employé ne correspond pas au revenu déclaré sur le formulaire W-2, l'IRS peut auditer le contribuable. Cependant, les contribuables sont tenus de déclarer tous les salaires, salaires et pourboires, même si ces revenus ne figurent pas sur un formulaire W-2.
Documents d'impôt connexes
Un W-4 est un formulaire que les individus remplissent à des fins de rétention; l'employeur utilise ses informations pour déterminer le montant de taxe à retenir sur les chèques de paie des employés. Les employés sous contrat doivent remplir un formulaire W-9 lorsqu'ils commencent à travailler pour une entreprise. S'ils effectuent plus de 600 $ de travail ou plus pour l'entreprise au cours d'une année, l'entreprise émet un formulaire 1099 indiquant les gains et les déductions effectués. Les étudiants reçoivent un formulaire 1098 pour toute année au cours de laquelle ils paient des intérêts sur les frais de scolarité ou le prêt étudiant.
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