Centrale d'achats
Les achats centralisés sont un service d'une entreprise ou d'une organisation responsable de tous les achats. Les achats centralisés fonctionnent avec d'autres ministères et agences pour regrouper les commandes de produits, puis utiliser des économies d'échelle pour obtenir des prix plus bas. De plus, les organisations utilisent un service des achats centralisé afin de simplifier un budget d'approvisionnement ou de conserver leurs dépenses dans un emplacement centralisé pouvant être facilement contrôlé pour détecter les anomalies.
Décomposer les achats centralisés
L'utilisation d'un service des achats centralisé fait partie d'une stratégie organisationnelle axée sur l'efficacité. La consolidation peut permettre à l'entreprise de commander des marchandises en plus grandes quantités et de réduire les coûts, mais elle peut également ralentir le processus d'approvisionnement et empêcher les employés de se procurer les matériaux dont ils ont besoin dans les meilleurs délais. La planification centralisée peut entraîner une bureaucratie plus bureaucratique qui peut entraver l'innovation en empêchant les départements émergents d'obtenir le matériel dont ils ont besoin.
L'achat centralisé peut mieux fonctionner pour les grandes organisations moins dispersées géographiquement. Il n’est peut-être pas logique pour les petites entreprises de s’engager dans une stratégie d’achat centralisée, compte tenu des coûts de technologie associés.
Avantages d'achat centralisés
Les achats centralisés, en particulier dans les grandes entreprises géographiquement diversifiées, offrent certains avantages essentiels. Ils incluent:
- Evite la duplication ou la redondance des efforts, ce qui signifie une réduction des coûts et des processus standardisés.
- Permet un contrôle plus complet et une optimisation de l'inventaire.
- Réduit l'effectif total nécessaire et facilite la formation, ce qui peut entraîner des coûts moindres.
- L'achat en volume est activé, ce qui signifie des rabais plus importants et de meilleures conditions.
- Le volume de livraison réduit les coûts de livraison, ainsi que le personnel nécessaire pour déplacer et stocker les marchandises.
- Permet la tenue centralisée des enregistrements des commandes et des stocks.
- Permet l'utilisation de systèmes informatisés pour automatiser le processus d'achat, ainsi que pour l'intégrer au contrôle des stocks et à la comptabilité.
- Fournit un contact connu et centralisé aux fournisseurs, ce qui peut entraîner des économies de temps et d'argent.
- Peut permettre au personnel des achats de développer de meilleures relations avec les fournisseurs, ce qui peut entraîner une plus grande collaboration et des suggestions d'économie.
Inconvénients des achats centralisés
Même avec les avantages considérables, les achats centralisés - mal exécutés ou mal employés - peuvent présenter certains inconvénients.
- Un service des achats centralisé peut devenir trop gros ou trop complexe pour être géré efficacement.
- Il peut y avoir un retard dans la livraison des biens essentiels, car ils doivent parfois provenir d’un lieu central.
- Si une entreprise ou une autre entité a des établissements largement répartis sur une région ou un pays, elle ne pourra peut-être pas profiter des réductions locales.
- L'investissement en personnel et en technologie nécessaire pour gérer efficacement une centrale d'achat peut entraîner un sous-investissement et, partant, une inefficacité.