Comment enregistrer le kilométrage pour les taxes en 8 étapes faciles

Une personne obligée de conduire pour un travail est autorisée à prendre une déduction de kilométrage dans sa déclaration de revenus fédérale si elle remplit certains critères. De plus, les personnes qui profitent de cette opportunité doivent documenter les voyages et être prêtes à présenter des preuves à l'appui du calcul de la déduction. Si ces obligations sont remplies, la contribuable bénéficie de la réduction de son impôt sur le revenu.

1. Qualifiez-vous pour la déduction de kilométrage

Avant de consigner des informations pour une déduction éventuelle en fonction du kilométrage, certains critères doivent être remplis pour pouvoir bénéficier de l’avantage. Un contribuable peut déduire la déduction de son kilométrage pour ses déplacements du bureau à un lieu de travail, du bureau à un deuxième lieu d’affaires ou pour se rendre à des courses liées aux affaires. En outre, un contribuable peut inclure des voyages effectués pour rencontrer des clients, se rendre à l'aéroport, rendre visite à des clients pour affaires ou à la recherche d'un nouvel emploi dans le même secteur.

2. Déterminer la méthode de calcul

Un contribuable peut choisir entre deux options de comptabilisation du montant de la déduction pour kilométrage. Les deux méthodes varient, car l’on n’exige pas la tenue d’un journal de kilométrage. Si un contribuable choisit de prendre la déduction de kilométrage standard, il lui suffit de tenir un journal des kilométrages admissibles conduits. Si elle choisit de déduire les frais de véhicule réels pour l'année, elle doit conserver tous les reçus et la documentation pertinente relatifs aux frais facturés pour le véhicule.

3. Record Odometer au début de l'année d'imposition

L'Internal Revenue Service (IRS) exige qu'un contribuable enregistre le compteur kilométrique des véhicules utilitaires au début de l'année d'imposition. Cette information est documentée sur le formulaire 2106. Si le véhicule est acheté au cours de l'année et n'est pas neuf, le contribuable doit enregistrer le kilométrage indiqué au compteur le premier jour de son déploiement.

4. Tenir un journal de conduite (si nécessaire)

Si un contribuable choisit la déduction de kilométrage standard, il doit tenir un journal des miles parcourus. L'IRS exige que des informations spécifiques soient conservées, sinon elle risque d'être exclue de la déduction. Au début de chaque voyage, le contribuable marque le kilométrage indiqué par le véhicule et indique l'objectif, le lieu de départ, le lieu de destination et la date du voyage. À la fin du voyage, elle note la dernière lecture du compteur kilométrique et soustrait ce chiffre du début de la lecture pour trouver le kilométrage total du voyage. Le journal de conduite doit être tenu à jour avec des détails spécifiques, car les estimations et les arrondis ne sont pas autorisés.

5. Tenir un registre des reçus (si nécessaire)

Si un contribuable choisit la déduction pour frais réels, il n'est pas tenu de tenir un journal de kilométrage. Au lieu de cela, elle doit conserver des copies des reçus et de la documentation pertinents. Chaque document doit inclure la date, le montant en dollars du service ou des services achetés et des informations relatives au bien ou au service effectivement fourni.

6. Record Odometer à la fin de l'année d'imposition

À la fin de l'année d'imposition, le contribuable enregistre la lecture finale du compteur kilométrique. Ce chiffre est utilisé conjointement avec le kilométrage affiché au début de l'année pour calculer le nombre total de miles parcourus dans la voiture pour l'année. Les informations, y compris le pourcentage de miles parcourus à des fins professionnelles, sont requises sur le formulaire 2106.

7. Record kilométrage sur déclaration de revenus

À la fin de l'année d'imposition, un contribuable indique le nombre total de milles parcourus sur le formulaire 2106, ligne 13. Ce chiffre est calculé à l'aide du taux de kilométrage standard pour l'année afin de déterminer le montant déductible en dollars. Alternativement, elle peut organiser les recettes des dépenses réelles en groupes, y compris l'essence, l'huile, les réparations, l'assurance, la location de véhicules et l'amortissement.

8. Conserver la documentation

Un contribuable doit conserver la documentation relative à une déduction pour kilométrage pendant au moins trois ans. Si des documents sont demandés à l'IRS pour justifier les calculs de la déduction au kilométrage, le contribuable devrait conserver une copie des enregistrements avant de diffuser les informations aux autorités fiscales. Pour minimiser le risque de perte d'informations, elle devrait tenir un journal physique distinct pour chaque année d'imposition distincte.