Confirmation négative

Qu'est-ce qu'une confirmation négative?

La confirmation négative est une lettre ou un document demandant au destinataire de ne répondre à l'expéditeur que si le contenu du message pose un problème ou si le destinataire souhaite se désabonner de l'événement adressé par la lettre.

Les lettres de confirmation négatives peuvent être utilisées dans de nombreux types de situations commerciales et sont souvent utilisées dans le secteur des services financiers. Le but de la communication est de réduire le nombre de réponses entrantes qu'une organisation reçoit en réponse à une lettre envoyée à sa base de clients. Dans une situation de communication de confirmation négative ou de consentement négatif, la société ou l'entité qui envoie le message ne reçoit de réponses que de "non", par opposition aux réponses de tous, indépendamment de leur opinion.

Comprendre une confirmation négative

Les confirmations négatives sont souvent utilisées par les auditeurs. Elles concernent un document envoyé à un échantillon de clients d’une entreprise, leur demandant de ne répondre que s’ils constatent un écart entre leurs livres et le compte enregistré dans les états financiers de l’entreprise auditée. La confirmation négative est généralement utilisée lorsque les contrôles comptables d’une entreprise ont historiquement très peu d’erreurs et sont donc considérés comme puissants. Il est demandé à la société de vérifier les chiffres et de ne confirmer que les écarts.

L'envoi d'une confirmation négative par opposition à une confirmation positive, qui nécessite une réponse, peut permettre de gagner du temps, qui serait consacré au suivi des réponses et au suivi des destinataires ne répondant pas. La confirmation négative est simplement un moyen pour un comptable de s’assurer que les deux sociétés communiquent les mêmes chiffres.

Points clés à retenir

• La confirmation négative est une lettre ou un document demandant au destinataire de ne répondre à l'expéditeur que si le contenu du message pose un problème ou si le destinataire souhaite se désabonner de l'événement adressé par la lettre.
• Les lettres de confirmation négatives sont souvent utilisées dans le secteur des services financiers, y compris pour les comptables souhaitant vérifier les informations financières d'un client.
• Les confirmations négatives aident à réduire le nombre de réponses entrantes qu'une organisation reçoit en réponse à une lettre envoyée à sa base de clients.

Exemples de confirmations négatives

Les confirmations négatives ont de nombreuses applications qui incluent à la fois des comptables et des sociétés de services financiers.

Plans de retraite des employés

Les lettres de confirmation négatives sont souvent envoyées avec des plans 401 (k) dotés d'une fonctionnalité d'escalade automatique. Avec l'auto-indexation, le pourcentage de salaire versé par l'employé à chaque période de paie est automatiquement augmenté chaque année.

L’augmentation automatique du taux d’épargne a pour but d’aider les gens à économiser davantage pour leur retraite. Un mois environ avant que l'escalade ne se produise, le responsable de l'enregistrement envoie une confirmation négative ou une lettre de consentement négatif. La lettre informe le participant que l’escalade de contribution aura lieu à moins que le participant contacte le responsable de la tenue des registres 401 (k) et décide de ne pas augmenter le montant pour maintenir son taux de contribution actuel.

Comptabilisation des revenus

Une demande négative peut également être utilisée pour comptabiliser les ventes chez un constructeur automobile. Selon les livres, le fabricant a vendu 200 voitures au concessionnaire pour un total de 6 millions de dollars de revenus. La lettre de confirmation négative indiquerait que si le montant de 6 millions de dollars était exact, il n’était pas nécessaire de répondre. Toutefois, si le montant des revenus n’était que de 5 millions de dollars, le fabricant devrait informer le comptable de la différence entre les livres du concessionnaire.

Les confirmations négatives sont une manière professionnelle de dire "ne me réponds que s'il y a un problème".

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