Achat à payer
Purchase-to-Pay est un système intégré qui automatise entièrement le processus d'achat de biens et services pour une entreprise. Le système a gagné son nom car il gère tous les aspects de l’acquisition, de l’achat de biens au paiement du fournisseur. Les principaux avantages de l’achat au paiement sont l’efficacité, les économies de coûts et une visibilité accrue des finances et des achats.
Comprendre l'achat à payer
Le système d’achat au paiement commence par la demande d’achat, passe à l’approvisionnement et se termine au paiement. La demande est le processus consistant à demander officiellement un service, un article ou un produit avec un formulaire de demande d'achat. Les achats ont lieu à la réception des biens ou des services. Le système se termine lorsque le paiement est effectué.
Points clés à retenir
- Achat-à-payer est un système d'achat complet pour les entreprises allant de l'achat de biens au paiement du fournisseur.
- L’achat au paiement est également appelé P2P, achat au paiement, achat électronique ou req-à-chèque.
- Le processus d'achat au paiement est automatisé, permet de réduire les coûts et les risques.
- L'achat au paiement n'est pas conçu pour accélérer le paiement des fournisseurs, car ce n'est pas dans l'intérêt des entreprises qui souhaitent conserver leur argent aussi longtemps que possible.
- Les systèmes d’achat au paiement sont conçus pour améliorer l’efficacité et les contrôles financiers.
L'achat au paiement cherche à optimiser le processus d'achat, ce qui profite à l'organisation grâce à de meilleurs contrôles financiers et à une efficacité accrue. Ce système intégré rationalisé permet de réduire les coûts et les risques. Un système typique d'achat au paiement comprend cinq étapes et conditions à remplir:
- Catalogues : les catalogues des fournisseurs privilégiés constituent la première exigence d'un système d'achat contre paiement.
- Demandes d'achat : une fois qu'un produit a été sélectionné dans un catalogue, l'acheteur envoie une demande d'achat au responsable approprié.
- Flux de travail de la commande d'achat : une commande d'achat est générée une fois que la demande d'achat est approuvée par le responsable.
- Facturation : il s’agit d’un élément essentiel d’un système d’achat au paiement, car le traitement manuel des factures est un processus extrêmement laborieux et fastidieux. Le traitement automatisé des factures permet d'économiser du temps et de l'argent et inclut une fonctionnalité de rapprochement qui fait correspondre les commandes d'achat aux factures.
- Paiement : une fois le paiement d' une facture approuvé, un fichier est généré dans le système des comptes fournisseurs de l'entreprise. La facture approuvée aboutit au paiement au fournisseur à la fin de la période pour laquelle le fournisseur a consenti un crédit.
Les systèmes d’achat au paiement ne sont pas destinés à accélérer le processus de paiement. Bien que ce soit un objectif louable, la réalité est que ce ne serait pas une priorité pour la plupart des entreprises, car le paiement plus rapide des factures aurait une incidence sur le choix du moment de leurs propres flux de trésorerie. L’objectif d’un système d’achat au paiement est d’améliorer l’efficacité et les contrôles financiers, car les départements des finances disposent de données d’achat en temps voulu.
Fait bref
Les systèmes d’achat au paiement sont des processus automatisés qui réduisent les coûts de main-d’œuvre et augmentent la précision.
Les meilleures pratiques pour les systèmes d’achat au paiement comprennent une technologie solide utilisant un seul point de contact, tel qu'un portail fournisseur, une complexité réduite des catalogues et des canaux d’achat, ainsi que le soutien de la direction. Il peut fournir des données clés sur le montant dépensé, les produits ou services reçus et les délais de livraison.
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