Comprendre 'Per Diem'

Une indemnité journalière correspond à un montant fixe de remboursement versé aux employés pour l’hébergement, les repas et les frais accessoires quotidiens supportés pendant les voyages d’affaires. Les tarifs sont fixés chaque année par la General Services Administration (GSA) pour les destinations situées sur le continent américain. Les taux non étrangers (par exemple, Alaska, Hawaii, Porto Rico et Guam) sont fixés par le ministère de la Défense et les taux étrangers (situés en dehors des États-Unis et de ses territoires) sont établis par le Département d'État.

Si vous voyagez pour le travail ou si vous avez des employés qui voyagent, il est important de comprendre l'indemnité journalière, qui offre une alternative au remboursement basée sur des enregistrements de dépenses détaillés et nécessite une comptabilité moins élaborée. Ici, nous répondons à vos questions sur les indemnités journalières, leur fonctionnement et son incidence sur le plan fiscal.

Que couvre la couverture journalière?

La GSA répartit les taux journaliers en deux catégories:

• Repas et frais accessoires (M & IE)
• Hébergement

Repas et frais accessoires

La catégorie repas et frais accessoires comprend tous les repas (petit-déjeuner, déjeuner et dîner), le service en chambre, la blanchisserie, le nettoyage à sec, le repassage des vêtements, ainsi que les frais et les pourboires pour les prestataires de services, tels que les serveurs de restauration et les bagages. transporteurs. Les taux journaliers pour les repas varient selon les endroits et sont répartis en six niveaux.

Le tarif quotidien maximal des grandes villes est généralement fixé à 76 $ (pour l'exercice 2019); Les petites villes qui accueillent un nombre substantiel de voyages d’affaires ont des indemnités journalières comprises entre 2 et 5 (56 $ à 71 $). Les zones qui ne sont généralement pas visitées par les voyageurs d'affaires auront un tarif minimum de 55 USD.

Frais d'hébergement

La catégorie hébergement comprend les hébergements pour les nuitées, tels que les hôtels, les motels, les auberges, les centres de villégiature et les appartements. Un tarif journalier distinct est défini pour M & IE et l'hébergement pour chaque emplacement. Par exemple, pour l'exercice 2019, les tarifs journaliers d'Atlanta varient entre 152 $ et 159 $ pour l'hébergement et 66 $ pour M & IE. Pour Chicago, les tarifs d'hébergement varient entre 131 $ et 223 $ selon les mois et l'indemnité journalière de M & IE est de 76 $.

Pourquoi les tarifs diffèrent selon le lieu

Les taux journaliers sont basés sur le coût de la vie d'une région. Les taux quotidiens dans les grandes villes, telles que Chicago, New York et Los Angeles, sont plus élevés que dans les zones non métropolitaines, car les biens et services dans les grandes villes sont généralement plus chers. Les tarifs d'hébergement peuvent également varier d'un mois à l'autre en fonction de l'offre et de la demande. Les indemnités journalières les plus élevées à New York, par exemple, coïncident avec l’automne, la saison qui attire le plus de touristes et de voyageurs d’affaires. Les taux journaliers sont mis à jour annuellement et entrent en vigueur le 1er octobre, le premier jour de l'exercice financier du gouvernement fédéral.

Trouver des tarifs pour chaque emplacement

Demandez des tarifs spécifiques aux services des ressources humaines ou de la comptabilité de votre employeur ou recherchez les informations en visitant le site Web de la GSA, où vous pouvez effectuer une recherche par ville, État ou code postal pour l'exercice en cours (du 1er octobre au 30 septembre). Si vous souhaitez afficher le prochain exercice ou tout autre exercice depuis 1997, effectuez une recherche par État et sélectionnez l'exercice approprié dans le menu déroulant. Cliquez sur «Trouver les tarifs journaliers» pour afficher les résultats, ventilés par destination principale, comté, hébergement maximum par mois, repas et frais accessoires (M & IE).

Si vous recherchez un domaine non couvert par les tables de la GSA (par exemple, Hawaii, qui ne fait pas partie de la zone continentale des États-Unis), vous verrez apparaître deux liens qui vous dirigeront vers le site Web approprié: le ministère de la Défense pour les non-étrangers. voyage (Alaska, Hawaii, Porto Rico et Guam) et le Département d’État pour toutes les destinations étrangères.

Le tarif journalier standard

Un tarif standard de 55 USD par jour pour les M & IE et un tarif standard de 94 USD par nuit pour l'hébergement (exercice financier 2019) s'appliquent à tout lieu ne disposant pas d'un tarif spécifié dans les tables GSA. Cela est vrai pour tous les États de la zone continentale des États-Unis.

Utilisation par l'employeur des taux GSA

Bien que la plupart des entreprises utilisent les taux journaliers définis par la GSA, elles peuvent utiliser d'autres méthodes de remboursement. Par exemple, les employeurs peuvent utiliser la méthode IRS high-low, qui établit un taux forfaitaire par jour pour les sites à coût élevé (par exemple, New York, Chicago et le district de Columbia) et un taux forfaitaire pour tous les autres sites. Pour les voyages effectués à compter du 1er octobre 2018, le tarif est de 287 USD (71 USD si M & IE uniquement) pour les déplacements dans une zone à coût élevé et de 195 USD (60 USD M & IE) pour un déplacement vers tout autre emplacement de la zone continentale des États-Unis.

Taxes sur les remboursements journaliers

Les indemnités journalières ne sont pas considérées comme des salaires - et ne sont donc pas imposables - dans la mesure où elles remplissent certaines conditions. Vous serez soumis à des taxes si l'une des conditions suivantes est vraie

• Le paiement est supérieur au taux quotidien fédéral autorisé
• Vous n'avez pas déposé de note de frais auprès de votre employeur
• Votre rapport de dépenses n'incluait pas la date, l'heure, le lieu, le montant et l'objet commercial de la dépense.
• Votre employeur vous a donné une indemnité journalière et n'a pas besoin de rapport de dépenses.

Si l'une ou l'autre des situations ci-dessus est vraie, votre indemnité journalière sera considérée comme un salaire et sera assujettie à la retenue d'impôt et aux charges sociales. Le montant sera indiqué par votre employeur sur votre formulaire W-2. Si votre indemnité journalière était simplement supérieure au taux journalier fédéral autorisé, seul l'excédent sera considéré comme un salaire.

Pour justifier vos frais de voyage et les frais connexes, vous devrez tenir un journal indiquant les jours où vous avez voyagé pour affaires, le lieu où vous êtes allé et l'objectif commercial de votre voyage. Remarque: si vos voyages d’affaires durent plus d’un an dans un même lieu, même s’il s’agit de deux ou plusieurs missions distinctes, vous ne pourrez peut-être pas prétendre à une exonération fiscale en vertu des règles de l’impôt journalier. Pour éviter des conséquences fiscales défavorables, consultez votre conseiller fiscal avant d'entreprendre un voyage d'affaires de longue durée.

Per Diem comme alternative salariale

Comme les indemnités journalières ne sont pas imposables, certaines personnes peuvent poser la question suivante: «Puis-je accepter un salaire moins élevé avec des indemnités journalières au lieu d'un salaire plus élevé sans indemnité journalière?». La réponse est «non». Les politiques sur les indemnités journalières ne peuvent pas être créées de manière à permettre de qualifier ce qui devrait être rémunéré d’autre chose - dans ce cas, des indemnités journalières.

Le résultat final

Les indemnités journalières couvrent les employés qui voyagent à des fins professionnelles. Les taux varient en fonction du lieu et de la période de l’année et sont répartis en deux catégories: a href = "/ articles / personal-finance / 091214 / using-business-credit-cards-strategically.asp"> les frais de logement, de repas et les frais accessoires (M & IE ). Tant que vos paiements ne dépassent pas le taux journalier fédéral maximum, ils ne sont pas imposables; si les paiements journaliers dépassent les limites fédérales, tout excédent sera imposé comme un revenu ordinaire.

Les taux journaliers peuvent changer chaque année et les lois fiscales peuvent être compliquées. Consultez un fiscaliste qualifié si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la politique de votre entreprise en matière d'indemnités journalières.