Dépenses à payer vs comptes à payer: quelle est la différence?

Les entreprises doivent comptabiliser les dépenses qu'elles ont engagées dans le passé ou qui viendront à échéance dans le futur. La comptabilité d'exercice est une méthode de suivi de ces paiements cumulés, en tant que charges à payer ou en comptes créditeurs. Les charges à payer sont les dettes qui se sont accumulées au fil du temps et qui doivent être payées. Les comptes fournisseurs, en revanche, sont des passifs à court terme qui seront payés dans un proche avenir. Ci-dessous, nous détaillons un peu plus en détail chaque type d’élément de bilan.

Points clés à retenir

• Les charges à payer sont les dettes qui se sont accumulées au fil du temps et qui doivent être payées.
• Les charges à payer sont considérées comme des dettes à court terme car le paiement est généralement dû dans un délai d'un an à compter de la date de la transaction.
• Les comptes fournisseurs sont des passifs à court terme qui seront payés dans un proche avenir.

Dépenses accrues

Les charges à payer (également appelées charges à payer) sont les paiements qu'une entreprise est obligée de payer à l'avenir pour lesquels des biens et services ont déjà été livrés. Ces types de dépenses sont réalisées au bilan et sont généralement des passifs courants. Les charges à payer sont ajustées et comptabilisées au bilan à la fin de chaque période comptable; les ajustements servent à documenter les biens et services livrés mais non encore facturés.

Voici des exemples de charges à payer:

• Utilitaires utilisés pour le mois, mais aucune facture n'a été reçue avant la fin de la période
• Salaires qui sont engagés mais qui n'ont pas encore été payés aux employés
• Services et biens consommés mais aucune facture n'a encore été reçue

Le terme "accumulé" signifie augmenter ou accumuler. Lorsqu'une entreprise augmente ses dépenses, cela signifie que sa part des factures impayées augmente. Selon la méthode de la comptabilité d'exercice, les charges sont comptabilisées lorsqu'elles sont engagées, pas nécessairement lorsqu'elles sont payées.

Comptes à payer

Les comptes fournisseurs (AP), parfois simplement appelés «fournisseurs», sont les dépenses courantes d'une entreprise qui sont généralement des dettes à court terme qui doivent être réglées dans un délai spécifié pour éviter tout manquement. Ils sont considérés comme des passifs courants car le paiement est généralement dû dans un délai d'un an à compter de la date de la transaction. Les comptes fournisseurs sont comptabilisés au bilan lorsque l'entreprise achète des biens ou des services à crédit.

Les charges à payer sont comptabilisées au bilan à la fin de la période comptable de la société lorsqu'elles sont comptabilisées en ajustant les écritures de journal dans le grand livre de la société.

Les comptes fournisseurs représentent le montant total des obligations à court terme ou de la dette qu'une entreprise doit payer à ses créanciers pour des biens ou des services achetés à crédit. D'autre part, les charges à payer correspondent au passif total dû pour les biens et services consommés par la société ou reçus mais qui n'ont pas encore été facturés.

Dépenses à payer vs comptes créditeurs: exemple

Par exemple, considérons une entreprise qui paie des salaires à ses employés le premier jour du mois suivant pour les services reçus le mois précédent. Ainsi, un employé qui a travaillé dans l’entreprise au mois de juin sera payé en juillet. À la fin de l'année, le 31 décembre, si le compte de résultat de l'entreprise ne comptabilise que les paiements de salaire effectués, les dépenses accumulées provenant des services des employés pour le mois de décembre seront omises.

En revanche, imaginons qu'une entreprise reçoive une facture de 500 $ pour des fournitures de bureau. Lorsque le service des comptes fournisseurs reçoit la facture, il enregistre un débit de 500 USD dans le champ Comptes fournisseurs et un crédit de 500 USD pour frais de fourniture de bureau. Par conséquent, si quelqu'un examine le solde de la catégorie comptes fournisseurs, il verra le montant total que l'entreprise doit à tous ses fournisseurs et prêteurs à court terme. La société écrit ensuite un chèque pour payer la facture. Le comptable enregistre un débit de 500 USD sur le compte courant et un crédit de 500 USD dans la colonne des comptes fournisseurs.