Manuel budgétaire
Un manuel budgétaire est un ensemble de règles et d'instructions utilisées par les grandes organisations pour préparer leurs budgets et leurs rapports. À mesure que les organisations deviennent plus grandes et plus complexes, il n'est plus possible à une seule personne de préparer un budget.
Au lieu de cela, la budgétisation à travers l'entreprise doit être soigneusement coordonnée entre les différents acteurs. Les analystes financiers travaillent en étroite collaboration avec chaque groupe pour collecter des informations budgétaires selon un calendrier prédéfini, puis les envoyer par l'intermédiaire des échelons supérieurs des contrôleurs financiers jusqu'à ce qu'elles puissent être agrégées par le bureau du directeur financier.
Points clés à retenir
- Un manuel budgétaire est un ensemble de routines normalisées et d'instructions que les grandes organisations suivent en matière de budgétisation et de reporting.
- Les grandes organisations complexes s'appuient sur un tel manuel pour coordonner les activités de budgétisation entre plusieurs acteurs.
- Les manuels budgétaires sont élaborés et mis à jour par un comité du budget qui supervise les normes et les pratiques au sein des unités financières de l'organisation.
Les bases d'un manuel budgétaire
La budgétisation dans les grandes organisations est une tâche extrêmement complexe. Les analystes financiers doivent émettre des hypothèses sur l'avenir en fonction des données passées. Cela signifie que même le meilleur processus de budgétisation est sujet à des inexactitudes considérables. Ensuite, à mesure que l'année avance, chaque groupe est soumis à un budget prédéfini, qui peut devenir inadéquat en raison de l'évolution des conditions.
D'autre part, certains groupes s'apercevront qu'ils disposent de plus d'argent que nécessaire, et peuvent choisir d'utiliser subrepticement le budget "supplémentaire" avec des dépenses inutiles afin d'éviter des coupes budgétaires.
Le manuel budgétaire est généralement élaboré et révisé par un comité budgétaire. Un comité du budget est un groupe qui crée et supervise les normes, les pratiques à mettre en œuvre et le maintien de la responsabilité financière d'une organisation.
Les comités budgétaires jouent un rôle clé dans la réussite ou la disparition d'une entreprise ou d'une autre entité. Le comité du budget a une perspective unique en ce qu'il est au courant de tous les allers et retours financiers d'une organisation. Ils voient la situation dans son ensemble, alors que les employés des différents départements ne voient que leur segment de l’entreprise.
Les comités s'efforcent de maintenir leurs budgets organisationnels sur la bonne voie, ce qui garantit ensuite le bon fonctionnement et la solvabilité financière. Les organisations qui ne peuvent pas bientôt rencontrer des problèmes financiers. Les problèmes financiers ont souvent un effet négatif sur la valorisation d'une entreprise.
Exemple de manuel budgétaire
Par exemple, le département d’assurance qualité de la société hypothétique XYZ dispose d’un budget de 500 000 dollars par an. Cet argent peut être dépensé en salaires, en formation supplémentaire, en équipement et en d'autres éléments dont le service d'assurance de la qualité a besoin. Cindy, une ancienne combattante du département d’assurance qualité, a quitté la société. Le département d’assurance qualité peut couvrir la charge de travail et continuer à bien fonctionner sans elle, mais pour s’assurer de ne pas perdre une partie de son budget pour le maintien de son effectif, il lui faut embaucher une autre personne et dépenser l’argent restant qui aurait servi au salaire de Cindy. formation pour la nouvelle personne.
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