Frais
Une dépense est le coût des opérations qu'une entreprise engage pour générer des revenus. Comme le dit le dicton populaire, «il en coûte de l'argent pour gagner de l'argent».
Les dépenses communes comprennent les paiements aux fournisseurs, les salaires des employés, les contrats de location d’usines et l’amortissement des équipements. Les entreprises sont autorisées à radier les dépenses déductibles d’impôt de leurs déclarations de revenus afin de réduire leur revenu imposable et donc leur obligation fiscale. Toutefois, l’Internal Revenue Service (IRS) applique des règles strictes en ce qui concerne les dépenses que les entreprises sont autorisées à demander en déduction.
Points clés à retenir
- Une dépense est le coût des opérations qu'une entreprise engage pour générer des revenus.
- Les entreprises peuvent déduire des dépenses déductibles d’impôt de leurs déclarations de revenus, à condition qu’elles respectent les directives de l’IRS.
- Les comptables enregistrent les dépenses selon l'une des deux méthodes comptables suivantes: comptabilité de caisse ou comptabilité d'exercice.
- En comptabilité, il existe deux grandes catégories de dépenses d’entreprise: les dépenses d’exploitation et les dépenses non opérationnelles.
- L'IRS traite les dépenses en capital différemment de la plupart des autres dépenses d'entreprise.
Frais d'exploitation
Comprendre les dépenses
L'un des principaux objectifs des équipes de direction de l'entreprise est de maximiser les profits. Ceci est réalisé en augmentant les revenus tout en maîtrisant les dépenses. Réduire les coûts peut aider les entreprises à générer encore plus d’argent grâce aux ventes. Cependant, si les dépenses sont trop réduites, cela pourrait également avoir un effet néfaste. Par exemple, payer moins en publicité réduit les coûts, mais diminue également la visibilité de l'entreprise et sa capacité à nouer des relations avec des clients potentiels.
Comment les dépenses sont enregistrées
Les entreprises ventilent leurs revenus et leurs dépenses dans leurs comptes de résultat. Les comptables enregistrent les dépenses selon l'une des deux méthodes comptables suivantes: comptabilité de caisse ou comptabilité d'exercice. Dans la comptabilité de caisse, les dépenses sont comptabilisées lors de leur paiement. En revanche, selon la méthode de la comptabilité d'exercice, les charges sont comptabilisées lorsqu'elles sont engagées.
Par exemple, si un propriétaire d’entreprise programme un nettoyeur de moquette pour nettoyer les moquettes au bureau, une entreprise utilisant la méthode de la comptabilité de caisse enregistre la dépense lorsqu’elle règle la facture. Selon la méthode de la comptabilité d'exercice, le comptable de l'entreprise enregistre les frais de nettoyage de tapis lorsque l'entreprise reçoit le service. Les charges sont généralement comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice, en veillant à ce qu'elles correspondent aux revenus présentés au cours des périodes comptables.
Important
Les dépenses sont utilisées pour calculer le revenu net. L'équation pour calculer le revenu net est le revenu moins les dépenses.
Différents types de dépenses
Il existe deux grandes catégories de dépenses d’entreprise en comptabilité:
- Dépenses d'exploitation : dépenses liées aux activités principales de l'entreprise, telles que le coût des biens vendus, les frais administratifs et le loyer.
- Charges hors exploitation: Charges non directement liées aux activités principales de l’entreprise. Des exemples courants incluent les intérêts et autres coûts associés à l'emprunt d'argent.
Considérations particulières
Toutes les dépenses ne peuvent pas être déduites
Selon l'IRS, pour être déductible, une dépense d'entreprise "doit être à la fois ordinaire et nécessaire". Ordinaire signifie que la dépense est courante ou acceptée dans cette industrie, alors que nécessaire signifie que la dépense est utile pour gagner un revenu. Les propriétaires d'entreprise ne sont pas autorisés à réclamer leurs dépenses personnelles non professionnelles à titre de déductions d'entreprise. Ils ne peuvent pas non plus réclamer de frais de lobbying, de pénalités et d’amendes.
Les investisseurs peuvent se reporter à la publication 535, Dépenses d'entreprise, sur le site Web de l'IRS pour plus d'informations.
Les dépenses en capital
Les dépenses en immobilisations, communément appelées CapEx, sont des fonds utilisés par une entreprise pour acquérir, mettre à niveau et entretenir des actifs matériels tels que des propriétés, des bâtiments, des installations industrielles, des technologies ou des équipements.
L'IRS traite les dépenses en capital différemment de la plupart des autres dépenses d'entreprise. Bien que la plupart des coûts d'exploitation puissent être comptabilisés en charges ou amortis par imputation des revenus commerciaux l'année où ils sont engagés, les dépenses en capital doivent être capitalisées ou amorties lentement au fil du temps. L'IRS a un calendrier qui dicte la partie d'une immobilisation qu'une entreprise peut radier chaque année jusqu'à ce que la totalité des dépenses soit réclamée. Le nombre d'années pendant lesquelles une entreprise amortit une dépense en capital varie en fonction du type d'actif.
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