Comment remplir un formulaire I-9 (étape par étape)

Lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous devez vérifier que cette personne est légalement autorisée à travailler aux États-Unis. Une fois que vous avez fait une offre d'emploi (mais pas avant), le nouvel employé doit démontrer son éligibilité à travailler aux États-Unis en remplissant le formulaire I-9, Vérification de l'éligibilité à l'emploi.

En tant qu'employeur, il est de votre responsabilité de vous assurer que l'employé et vous-même remplissez le formulaire des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis. Conservez le formulaire avec vos autres relevés d'emploi - ne le déposez pas auprès du gouvernement.

(Pour en savoir plus sur les responsabilités des employeurs lors de l'embauche, voir "8 choses qu'il n'est pas permis aux employeurs de vous demander.")

Remplir un formulaire I-9

Le formulaire I-9 est conçu pour obtenir des informations des nouveaux employés démontrant leur éligibilité à travailler légalement aux États-Unis. Aucun travailleur n'est dispensé de remplir le formulaire.

Le formulaire I-9 est composé de trois parties:

1. Partie I: Pour l’employé, établir l’identité

Cette partie du formulaire est remplie par l'employé. Il comprend des informations telles que le nom complet de l'employé, son adresse, sa date de naissance, son numéro de sécurité sociale (le cas échéant), son adresse électronique et son numéro de téléphone (l'adresse électronique et le numéro de téléphone sont facultatifs).

Cette partie est également utilisée pour attester - sous peine de parjure - que la personne est légalement autorisée à travailler aux États-Unis car elle est:

• Un citoyen
• Un ressortissant non résident des États-Unis
• Un résident permanent légal
• Un étranger autorisé à travailler aux États-Unis. L'employé doit saisir la date d'expiration de cette autorisation, le cas échéant.

Un employé qui est un étranger et autorisé à travailler doit entrer le numéro d'enregistrement étranger (un «numéro A» qui est un numéro unique à 7, 8 ou 9 chiffres attribué à un étranger) ou un numéro d'admission selon la formule I-94. .

L'employé doit signer le formulaire et le dater. Les fausses déclarations peuvent entraîner des amendes et / ou une peine d'emprisonnement.

Certains employés peuvent avoir besoin d'aide pour remplir leur partie du formulaire. Si l'employé est mineur ou handicapé (ou a besoin d'une traduction), la personne qui l'aide à remplir le formulaire (préparateur et / ou traducteur) doit également entrer son nom et son adresse, ainsi que signer le formulaire (également sous peine de du parjure).

2. Partie II: Pour l'employeur, réviser les documents de l'employé

Cette partie du formulaire est remplie par l'employeur. Il décrit les documents que l'employeur a examinés pour vérifier l'admissibilité à un emploi. L'employeur devrait prendre cette mesure dans les trois jours suivant le premier jour d'emploi. L'employeur peut - sans y être obligé - créer une copie du ou des documents présentés.

Il existe trois listes de documents pouvant être utilisés. Le type de document utilisé détermine la partie de la partie II que l'employeur doit compléter.

Liste A: Les documents de cette liste établissent l'identité de l'employé et son autorisation d'emploi. Un employé n’a besoin que de présenter l’un des formulaires suivants pour satisfaire à l’exigence de document:

• Passeport américain (ou code de passeport américain)
• Carte de résident permanent («carte verte») ou carte de récépissé d'enregistrement d'étranger (techniquement, la carte verte est le formulaire I-551)
• Passeport étranger avec un timbre temporaire I-551
• Document d'autorisation d'emploi contenant une photo (formulaire I-766)
• Pour un étranger non immigrant autorisé à travailler: un passeport étranger et le formulaire I-94 (ou 94A) et un avenant du statut de non-immigrant de l'étranger tant qu'il n'est pas expiré
• Passeport des États fédérés de Micronésie, République des Îles Marshall

Liste B: Les documents de cette liste indiquent l'identité de l'employé. Si un employé n’a pas de document de la liste A, il doit produire un document de la liste B, plus un document de la liste C (ci-dessous).

• Permis de conduire ou carte d'identité délivrés par un État (à condition qu'ils contiennent une photo d'identité et d'autres informations personnelles)
• Carte scolaire avec photo
• Carte d'inscription d'électeur
• Carte militaire américaine ou brouillon
• Carte d'identité de personne à charge militaire
• Carte de la marine marchande de la garde côtière américaine
• Document tribal amérindien
• Permis de conduire délivré par une autorité gouvernementale canadienne

Pour les mineurs (âgés de moins de 18 ans) qui ne peuvent pas produire l’un des documents de la liste B, un autre document acceptable pour prouver l’identité de l’employé inclut un carnet d’école ou un bulletin scolaire; dossier du client, du médecin ou de l'hôpital; ou un dossier de garderie ou de crèche.

Liste C: Ce document établit l'autorisation de l'employé à travailler aux États-Unis. Encore une fois, si l'employé ne peut pas produire un document de la liste A, il doit en produire un de la liste B et un de la liste C.

• Carte de numéro de compte de la sécurité sociale (sauf si la carte indique: non valide pour un emploi, valable uniquement pour un travail avec une autorisation INS, ou valable pour un travail uniquement avec une autorisation DHS)
• Certificat de naissance à l'étranger délivré par le département d'État (formulaire FS-545)
• Certificat de déclaration de naissance délivré par le département d'État (formulaire DS-1350)
• Original ou copie certifiée conforme d'un acte de naissance délivré par un État, un comté, une autorité municipale ou un territoire des États-Unis et portant un sceau officiel
• Document tribal amérindien
• Carte d'identité de citoyen américain (formulaire I-197)
• Carte d'identité à l'usage d'un citoyen résidant aux États-Unis (formulaire I-179)
• Permis de travail délivré par le Department of Homeland Security

Comme dans le cas de l'employé, l'employeur doit attester sous peine de parjure qu'il a passé en revue les documents nécessaires, qu'il pense être sincère et que, à sa connaissance, l'employé est autorisé à travailler aux États-Unis. de certification, l’employeur doit noter le premier jour d’emploi de l’employé ainsi que d’autres informations sur l’employeur (nom de l’entreprise, titre de la personne qui signe le formulaire et adresse de l’entreprise).

3. Partie III: Pour l'employeur, lors de la réembauche

Cette partie du formulaire est également remplie uniquement par l'employeur, mais elle n'est utilisée que dans le cas d'une nouvelle vérification lors de la réembauche d'un employé. Si un employé est réembauché dans les trois ans suivant la date de l'I-9 d'origine, l'employeur peut choisir de compléter cette section ou de créer un nouvel I-9.

S'il est nécessaire de remplir cette partie, l'employeur indique simplement le nom de l'employé (ou le nouveau nom si l'employé a changé de nom) et la date de réembauche. Si l'autorisation d'emploi précédente a expiré mais a été étendue, entrez les informations relatives au document établissant cette autorisation (titre, numéro et date d'expiration de la nouvelle autorisation d'emploi).

Comme dans le cas des autres parties, l’employé doit signer sous peine de parjure, s’il estime que le document présenté est authentique et qu’il est autorisé à travailler aux États-Unis.

Le résultat final

Les employeurs doivent conserver les I-9 pendant les trois dernières années qui suivent la date d’embauche ou un an après la fin de leur emploi. De temps à autre, le gouvernement fédéral peut examiner vos relevés d’emploi. Si vous ne produisez pas d’I-9, vous pouvez être passible de sanctions civiles et / ou pénales. Pour plus d'informations sur l'I-9, consultez le «Manuel pour les employeurs: Instructions pour remplir le formulaire I-9». Pour toute autre question concernant le I-9, vous pouvez également consulter un avocat spécialiste du droit du travail.

(Les propriétaires d'entreprise peuvent également être intéressés par "Remplir les formulaires 1099" et "Remplir le formulaire 4562, étape par étape".