Obligations fiscales des petites entreprises: charges sociales

L'un des problèmes auxquels se heurtent les propriétaires de petites entreprises consiste à se tenir au fait des nombreuses obligations liées aux impôts locaux, provinciaux et fédéraux. Bien que la plupart des propriétaires d’entreprise engagent un comptable ou un professionnel de la fiscalité pour traiter des questions liées à la fiscalité, la compréhension du système fiscal est importante pour ceux qui assument la responsabilité ultime de s’acquitter de toutes leurs obligations fiscales. Cet article portera sur les obligations du propriétaire d'entreprise en matière de charges sociales. (Découvrez comment les retenues sur la paie peuvent réduire votre impôt sur le revenu personnel dans Retenues sur la paie: payez .)

VOIR: Business Plan

Obligations en matière d'impôt sur la masse salariale Toute entreprise avec des employés est tenue de retenir les taxes sur la masse salariale sur les chèques de paie des employés et de payer les taxes fédérales, d'État et locales applicables. Les impôts généralement retenus sur le chèque de paye des employés comprennent les taxes FICA (taxes de Medicare et de la sécurité sociale) et les taxes fédérale, étatique et locale, le cas échéant. Parmi les autres obligations en matière de retenue à la source, citons la FUTA (Federal Unemployment Tax Act) et, dans des États tels que la Californie, Hawaii, le New Jersey, New York et le Rhode Island, les taxes sur l’assurance invalidité. Le non-paiement des taxes ou le manque d'un paiement peut entraîner de lourdes amendes et pénalités. Il est donc important de calculer le montant des charges sociales et de les payer à temps. (Une comptabilité appropriée est essentielle pour les petites entreprises. Lisez Six étapes pour améliorer le budget des entreprises pour apprendre à gérer les revenus et les dépenses.)

Si le propriétaire de la petite entreprise n'a pas d'employés extérieurs mais est constitué en société, les règles ci-dessus s'appliquent également à ses chèques de paie, car il est essentiellement le seul employé de la société. Si l'entreprise n'est pas constituée en société et qu'il n'y a pas d'employés, le propriétaire devra payer des impôts estimés sur le revenu d'un travail indépendant chaque trimestre. (Lire Si vous créez votre entreprise? Pour savoir si cette structure d'entreprise vous serait avantageuse.)

Calcul des charges sociales Le calcul des charges sociales s'effectue en trois étapes:

1. Déterminer les travailleurs imposables
2. Déterminer les salaires imposables
3. Calculer les montants retenus

Travailleurs imposables Les travailleurs peuvent être des employés ou des entrepreneurs indépendants. Les employés sont traités comme des assujettis assujettis aux charges sociales, tandis que les entrepreneurs indépendants sont responsables du paiement de leurs propres impôts. Habituellement, les travailleurs sont considérés comme des employés si vous avez le droit de diriger et de contrôler la façon dont ils effectuent leur travail, plutôt que les seuls résultats du travail. Cependant, les lignes de démarcation entre les entrepreneurs indépendants et les employés ne sont pas toujours bien définies. Afin d'aider les propriétaires d'entreprise à déterminer quels travailleurs sont des employés imposables, l'IRS applique des règles de common law, qui incluent des tests de comportement, des tests financiers et des relations.

Test comportemental Un travailleur est un employé lorsque l'employeur a le droit de le diriger et de le contrôler. L’employeur n’a pas à diriger ni contrôler le travailleur, mais a le droit de le faire.

Test financier Ce test examine le degré de contrôle d'un employeur sur les aspects financiers du travail. Dans certaines professions, le contrôle important des fournitures utilisées à des fins professionnelles renforce le statut du travailleur en tant qu'entrepreneur indépendant.

Un moyen sûr de distinguer un entrepreneur indépendant d’un employé est la disponibilité des services. Un entrepreneur indépendant n’est pas lié à une entreprise et peut annoncer des services; un employé ne peut annoncer des services que s'il travaille à l'extérieur de l'entreprise en tant qu'entrepreneur indépendant.

Test de relation Ce test fait référence à la façon dont l'employeur et le travailleur perçoivent leur relation. Si une relation employeur-travailleur est censée durer jusqu'à la fin d'un projet spécifique ou pendant une période spécifiée, le travailleur est un entrepreneur indépendant. D'autre part, si la relation n'a pas de frontière ou de limites, le travailleur est un employé imposable. (Pour en savoir plus sur les relations essentielles pour une petite entreprise, lisez Petites entreprises: tout est question de relations .)

Salaires imposables Les salaires imposables sont une compensation pour les services rendus et peuvent inclure un salaire, des primes ou des cadeaux. Certaines formes de rémunération, telles que le remboursement des frais de déplacement ou de repas pris en charge par les entreprises, ne sont pas considérées comme des salaires imposables. Pour que les dépenses soient non imposables, les employés doivent les vérifier au moyen de reçus ou de notes de dépenses. Ils doivent également être nécessaires, raisonnables et liés aux affaires. (Si vous engagez des dépenses professionnelles, assurez-vous de garder vos reçus en ordre. Lisez les 10 étapes pour la préparation de l'impôt pour des informations sur la planification avant le 15 avril.)

Calcul de la retenue à la source Une fois que vous avez déterminé quels travailleurs sont considérés comme des employés imposables et quels salaires sont des salaires imposables, l'étape suivante consiste à déterminer le montant que vous devez retenir pour les taxes fédérales, étatiques et locales, ainsi que pour les taxes FICA et FUTA.

Impôts fédéraux Chaque chèque de paie doit retenir des impôts fédéraux sur le revenu pour la période applicable. L'IRS dispose de deux jeux de tables d'impôt que les employeurs peuvent utiliser pour calculer les retenues à la source: les tables de fourchettes de salaire et les tables de pourcentage.

Les tables de fourchettes de salaires sont séparées pour cinq périodes de paie différentes (journalière, hebdomadaire, bimensuelle, bimensuelle et mensuelle). Pour déterminer les retenues à la source, les employeurs choisissent la période de paie et la fourchette de salaire applicables pour les employés, puis lisent dans le tableau la colonne indiquant le nombre d'exemptions réclamées.
Les pourcentages de tables sont disponibles pour huit périodes de paie (quotidienne, hebdomadaire, toutes les deux semaines, bimensuelles, mensuelles, trimestrielles, semestrielles et annuelles) et classés par statut matrimonial. Les employeurs commencent par réduire les salaires de la valeur des exemptions réclamées. Ensuite, ils utilisent le tableau correspondant à l'état matrimonial de l'employé et recherchent le montant retenu à la source en fonction de la tranche de salaire.

En tant que propriétaire d'entreprise, il vous incombe d'examiner les deux ensembles de tableaux et de déterminer celui qui convient à votre entreprise. Les tables de pourcentage sont plus inclusives, en termes de périodes de paie. Ainsi, si vous êtes dans une situation où différents employés sont payés selon des périodes de paie différentes, la table de pourcentage devrait être la table de choix. Par exemple, si vos employés sont payés tous les trimestres, les tables de pourcentage seront plus appropriées que les tables de fourchette de salaire. Pour obtenir ces tableaux, appelez l'IRS ou rendez-vous sur le site http://www.irs.gov/ et demandez les publications 15 et 15-A.
Taxes d'Etat
La plupart des États utilisent des tableaux similaires aux tableaux des impôts fédéraux. Vous pouvez les obtenir en consultant la section des taxes du site Web de votre État ou en contactant la Small Business Administration. Vous n'avez pas besoin de retenir les impôts de l'État dans les juridictions qui n'imposent pas d'impôt sur le revenu, comme en Alaska, en Floride, au Texas, dans le Wyoming et à Washington. Les autres exceptions incluent les États dont l’impôt sur le revenu des particuliers représente un pourcentage fixe de l’impôt fédéral, comme dans l’Arizona, et ceux dont le montant correspond à un pourcentage fixe des salaires bruts, comme en Pennsylvanie.
FICA La loi fédérale sur les cotisations d'assurance (FICA) est une loi fédérale qui oblige les employeurs à retenir les impôts de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie sur les salaires versés aux employés. De plus, l'employeur et l'employé doivent payer chacun la moitié de la taxe FICA. Les taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie sont imposées à l’employé à un taux forfaitaire de 4, 2% pour la sécurité sociale et de 1, 45% pour Medicare et au taux unique unique de l'employeur de 6, 2% et 1, 45%, créant ainsi un taux d'imposition FICA combiné de 15, 3% (12, 4% pour la sécurité sociale et 2, 9% pour l'assurance-maladie). Les travailleurs indépendants sont responsables du paiement intégral de la taxe de 13, 3% eux-mêmes. (Découvrez comment le gouvernement détermine votre taux d'imposition dans Laffer Curve Key to Ideal Tax Rate .)

Contrairement aux taxes fédérales et étatiques, les taxes FICA ne sont pas affectées par le nombre d'exemptions de retenue réclamées par l'employé. Vous multipliez simplement le paiement du salaire brut d'un employé par le taux d'imposition applicable pour déterminer le montant que vous devez retenir et le montant que vous devez payer en tant qu'employeur. En 2009 et 2010, la taxe de sécurité sociale ne s'applique qu'aux premiers 106 800 dollars de revenus, également appelés base salariale de la sécurité sociale. La base salariale est ajustée chaque année en fonction de l'inflation. La taxe Medicare n'a pas de limite de revenu.
FUTA Les taxes de chômage, ou FUTA, sont des taxes payées uniquement par l'employeur. Vous devez payer les taxes de chômage si l’une des conditions suivantes s’applique:

a) Vous payez un salaire d'au moins 1 500 $ par trimestre
b)
Vous avez au moins un employé un jour donné pendant 20 semaines dans une année civile, que ces semaines soient ou non consécutives

Le taux d'imposition FUTA est de 6, 2% pour 2011 et il est appliqué aux 7 000 premiers dollars de salaire de chaque employé. Toutefois, vous pouvez demander des crédits sur votre impôt FUTA brut pour refléter les impôts de chômage de l’État que vous payez. Si vous payez les impôts de chômage de votre État à leur échéance, vous pouvez demander un crédit de 5, 4%, ce qui réduit effectivement votre taux d'imposition FUTA à 0, 8%.
Tout rassembler
Le calcul des charges sociales peut être très compliqué et il est important d’envoyer les paiements à temps pour éviter les pénalités et les frais de retard. Les paiements d'impôt fédéral peuvent être effectués en ligne via le système de paiement électronique fédéral (EFTPS) ou par l'intermédiaire de banques autorisées à accepter des paiements fédéraux. Si vous utilisez cette dernière méthode, chaque paiement doit être accompagné du formulaire 8109, qui peut être obtenu en appelant l’IRS au 1-800-829-4933 ou sur le site Web de l’IRS. Les taxes FUTA sont généralement payées tous les trimestres et les impôts sur le revenu et les taxes FICA sont déposés semestriellement ou mensuellement. L’IRS envoie généralement aux propriétaires d’entreprise un avis à la fin de chaque année précisant la méthode à utiliser pour l’année à venir.

En général, la rapidité d'un dépôt est déterminée par la date à laquelle il est reçu. Toutefois, un dépôt envoyé par la poste après la date d'échéance sera considéré comme opportun si vous pouvez établir qu'il a été posté au moins deux jours avant la date d'échéance. Pour en savoir plus sur les tâches liées à la paie des employeurs de petites entreprises, rendez-vous à l’adresse http://www.irs.gov/ ou appelez la ligne d’aide en direct de l’IRS pour les entreprises, au 1-800-829-4933.

Pour en savoir plus, consultez Crédit d’impôt pour les dépenses engagées par les petites entreprises .