Conseils de gestion du temps pour les professionnels de la finance

Le monde de la finance a évolué pour devenir un lieu de travail très compétitif. Même s’il n’ya que 24 heures par jour, comme on dit, le temps, c’est de l’argent. Par conséquent, une gestion efficace du temps constitue un avantage concurrentiel pour tout professionnel de la finance qui souhaite devenir plus productif et gagner du temps de qualité hors du travail.

Cependant, de nombreuses distractions peuvent vous garder au travail plus longtemps que nécessaire. Poursuivez votre lecture pour en apprendre davantage sur certains de ces gaspilleurs de temps courants et sur un certain nombre de conseils de gestion du temps qui vous permettront de faire plus de travail en moins de temps.

Le trou noir

Divers gaspilleurs de temps peuvent nuire à la productivité. Par exemple, les professionnels de la finance sont toujours tentés de faire plusieurs choses à la fois. Supposons que vous soyez un conseiller et que vous parveniez à accomplir les tâches suivantes entre 8 h 30 et 10 heures le mercredi matin:

• Vous travaillez sur une feuille de calcul,
• Mais arrêtez-vous après avoir été interrompu par deux nouveaux e-mails,
• Puis envoyez six emails à la suite,
• Suivi en vérifiant les photos de mariage d'un ami d'université sur Instagram,
• Acceptez ensuite une invitation à une sortie sociale de l'entreprise via un message Slack,
• Avant de répondre à deux appels inattendus de clients potentiels, et
• Enfin, vous êtes obligé de raccrocher brusquement lorsque votre responsable s’arrête pour vous rappeler que vous avez cinq minutes de retard pour la réunion du personnel.

Est-ce que cela ressemble à une matinée typique pour vous? Si tel est le cas, et en particulier si vous travaillez dans un environnement d’entreprise sans faille, comme une société de capital investissement ou une banque d’investissement, vous êtes probablement dans le groupe le moins performant par rapport à vos pairs.

Dans cinq ou dix ans, personne ne se souviendra de vous, ne vous souciera de rien ou ne fera la promotion de votre travail acharné. Le monde se serait-il soucié de savoir si Thomas Jefferson avait fini de brouiller les papiers, mais n'avait jamais aidé à rédiger la déclaration d'indépendance? Il en va de même dans votre travail - votre organisation valorise le travail et les chefs-d'œuvre nécessaires, et non le travail chargé.

Planification

Chaque dimanche après-midi, finissez la liste des tâches à effectuer de votre semaine à venir, en utilisant de préférence une application ou un service Web synchronisé sur tous vos appareils. Mettez en évidence les éléments absolument essentiels à votre réussite au travail et dans votre vie personnelle. Ceux qui ne sont pas mis en évidence sont probablement des choses que vous pouvez déléguer, retarder ou éviter complètement.

En finance, les livrables essentiels incluent des rapports ou des recherches qui doivent être exacts et soumis avant une date limite. Votre organisation sera mieux servie si vous vous concentrez sur l'amélioration de la qualité de ces rapports, au lieu de vous contenter de travailler correctement, afin de libérer du temps pour les éléments non essentiels (tels que la réponse à des e-mails peu prioritaires ou la participation à une longue session). - réunion avec vent).

De même, chaque jour, dix minutes avant de quitter le travail, terminez la liste des actions à entreprendre le lendemain et numérotez-les par ordre d'importance et de priorité. Encore une fois, demandez-vous continuellement tout ce que vous n’avez pas vraiment besoin de faire - ce qui n’atteint pas un certain seuil de productivité.

(Consultez également Trouvez votre créneau dans le secteur financier.)

Multitâche

Le succès en finance se résume à la capacité de toujours fournir des résultats critiques et immédiats. Quelles sont les informations cruciales et les points de données sur lesquels vos directeurs financiers s'appuient? Que pouvez-vous livrer pour aider votre organisation et / ou vos clients à gagner? Cela implique-t-il la soumission en temps voulu d'un rapport d'audit, des calculs précis de la valeur actuelle nette d'un projet proposé ou la garantie que les formules sur Excel donnent des totaux globaux corrects?

En fin de journée, personne ne se soucie de tous les courriels que vous avez échangés, des réunions du club social auxquelles vous avez assisté ou du classement chronologique des dossiers dans votre armoire. Le multitâche empêche constamment les individus de donner le meilleur de leur temps sur les quelques livrables essentiels que leurs employeurs attendent réellement d'eux.

Commencez par les actions importantes, difficiles, urgentes et de la plus haute valeur. Le succès en finance peut impliquer la simplicité des méthodes sur la façon dont vous abordez vos tâches. Cela peut sembler brutalement simple pour le récent diplômé, bien lu et non-initié, mais faites une chose à la fois et ne vous arrêtez pas tant que cela n’est pas terminé. Si vos tâches sont liées à un projet à long terme, scindez-le en jalons à court terme et terminez à l'avance. Comme Henry Ford l'a dit: "Rien n'est particulièrement difficile si vous le divisez en petits travaux." Faire les choses du début à la fin élimine les inefficiences coûteuses, car vous éviterez de devoir recommencer et de recalibrer en permanence sur des articles différents et sans rapport.

Si vous consacrez trois heures par semaine à des tâches inutiles, cela représente environ 150 heures par an. Votre associé à quelques bureaux de votre part, plus efficace et 150 heures de plus par an, bénéficiera probablement de quelques promotions et d’augmentations de salaire que d’autres n’ont pas obtenues.

(Explorez les types d'emplois dans le secteur financier avec Options de carrière dans le domaine financier pour les professionnels.)

Boîte de réception

Votre boîte de réception est une perte de temps importante. Si la majorité de vos courriels ne sont pas liés à vos tâches immédiates, vous remplissez sporadiquement votre journée avec des informations erronées.

Pour éviter cela:

• Définissez des heures prédéterminées pour consulter votre courrier électronique et vérifiez votre boîte de réception au plus trois ou quatre fois par jour.
• Créez un dossier après les heures normales de travail pour les courriers électroniques auxquels vous devriez vous rendre, mais cela n’est pas urgent. Ce dossier est particulièrement utile pour vous permettre de revenir aux demandes importantes pouvant attendre quelques jours ouvrables avant d’obtenir une réponse de votre part.
• Envoyez uniquement les courriels les plus critiques au cours de votre journée de travail. Bien qu'il soit important de rester à jour au sein de votre groupe, une partie importante de votre temps peut être gaspillée par des collègues inexpérimentés ou moins disciplinés qui inondent votre boîte de réception de messages non pertinents. Vous pouvez réduire ces types de courriels en ne répondant pas à ceux qui ne sont pas liés au travail.
• Videz votre boîte de réception avant de quitter votre travail. Vous pouvez accomplir cela en créant des dossiers liés au projet dans lesquels vous pouvez stocker des courriels liés à des problèmes spécifiques. Garder votre boîte de réception vide vous fait gagner du temps en éliminant les messages non essentiels de votre attention. Si des éléments nécessitent absolument votre attention dans les prochaines heures ou le lendemain, placez-les dans un dossier urgent.

Autres astuces pour gagner du temps

Gardez une trace de combien de temps vous perdez vraiment

Créez une feuille de calcul simple qui vous permet d'entrer le temps estimé que vous avez perdu sur des sujets triviaux. Faites cela quotidiennement. En développant et en maintenant cette habitude, vous vous entraînerez à reconnaître les problèmes sans importance lorsque vous les rencontrez.

Traiter les documents papier une seule fois

Une fois qu'ils sont traités, vous pouvez les classer, les soumettre ou vous en débarrasser.

Message direct à vos collègues

Marcher dans votre bureau ou entre les services peut vous coûter quelques heures par semaine - et nous savons à quel point cela coûte cher sur une base annualisée. À moins que cela ne soit une question importante ou compliquée, utiliser des messages directs via un système de messagerie d'entreprise ou un service Web approuvé constitue souvent un moyen plus efficace d'obtenir rapidement des réponses à diverses questions.

Savoir où tout est à tout moment

Cela inclut des informations électroniques et papier. Si vous appréciez votre temps, ne le perdez pas à chercher des choses.

Séparez vos tâches en quatre catégories:

1. Urgent et important - tels que les rapports financiers et comptables avec des délais stricts et proches.

2. Pas urgent et important - comme la mise en réseau au sein de votre groupe financier, des cours de formation, etc.

3. Urgent et sans importance - tels que des messages sporadiques de votre boîte de réception et des "dates d'échéance d'inscription" pour les réunions de club.

4. Pas urgent et pas important - comme des conversations de dix minutes avec le distributeur automatique, une vérification du football imaginaire, etc.

(Évidemment, vous devriez passer le plus clair de votre journée sur la première catégorie.)

Délégué, Délégué, Délégué

C’est ce qui vous séparera du peloton à mesure que vous montez dans l’organisation. Gérez des tâches que vous seul pouvez exécuter. Au fur et à mesure que vous perfectionnez vos compétences en gestion du temps, des rapports directs vous seront bientôt attribués. Attribuer des tâches que vous n'avez pas besoin de gérer vous-même autant que possible. Vous ne devriez faire que les choses qui requièrent votre attention ou votre expertise.

Ne gérez pas votre personnalité

Les professionnels des finances devraient posséder des compétences en gestion du temps, mais ils devraient également entretenir des relations et de la bonne volonté avec leurs collègues internes et la communauté externe. Si vous vous concentrez exclusivement sur le temps, vous risquez de paraître agressif, ce qui dissuadera beaucoup de gens quand ils vous entourent, y compris dans des contextes de développement social et commercial. Si vous ne faites pas attention, vous continuerez à penser que vous êtes le gourou de la gestion du temps, mais vous êtes totalement inconscient du timbre "d'idiot social" sur votre front.

Les compétences en communication, en leadership et en développement des affaires sont tout aussi importantes que les compétences en gestion du temps. Au fur et à mesure que les professionnels de la finance progressent dans leur carrière, les compétences en gestion du temps ne suffiront plus à les aider à atteindre le niveau supérieur (niveau exécutif).

Le résultat final

Si vous valorisez votre vie, vous valorisez votre temps. La vie professionnelle est une sous-composante de l’ensemble de votre vie: le niveau de contribution et de service que vous pouvez offrir aux autres dépend de votre capacité à tirer le meilleur parti du temps fini qui vous est imparti. Rappelez-vous: ce sont les choses importantes que votre employeur attend de vous. Votre employeur ne se souciera pas beaucoup de tout le reste, et vous ne devriez pas non plus.

(Pour plus, lisez Efficacité financière: Le guide de l'analyste sur la gestion du temps.)