Utiliser une carte de crédit professionnelle

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous avez probablement reçu de nombreuses offres et applications pour une carte de crédit pour petites entreprises. Ils peuvent constituer un moyen pratique d’accroître le pouvoir d’achat de votre entreprise en permettant l’accès à une ligne de crédit renouvelable.

Les cartes de crédit pour petites entreprises offrent aux propriétaires d’entreprises un accès facile à une ligne de crédit renouvelable avec une limite de crédit fixe pour effectuer des achats et retirer des espèces. Comme une carte de crédit à la consommation, une carte de crédit pour petite entreprise porte un intérêt si le solde n’est pas intégralement remboursé à chaque cycle de facturation. Vous pourrez peut-être obtenir une carte de crédit auprès de votre banque ou vous pouvez comparer les conditions et les caractéristiques des cartes - et faire une demande en ligne - via notre outil de carte de crédit.

Une carte de crédit professionnelle peut être un moyen pratique d'accéder rapidement à un financement pour des besoins à court terme et peut augmenter le pouvoir d'achat de votre entreprise. Ils sont souvent commercialisés comme une alternative attrayante à une ligne de crédit traditionnelle. Comme toute source de financement, une carte de crédit professionnelle a un coût et doit être gérée avec soin.

Utilisation d'une carte de crédit professionnelle

Sans un bon système en place, il peut s'avérer difficile de suivre et de contrôler les dépenses liées aux cartes de crédit, ce qui affecte en bout de ligne vos résultats. Certaines stratégies peuvent être utilisées pour garantir de bonnes pratiques en matière de cartes de crédit.

Assurer la responsabilité

"L'étape la plus importante qu'une petite entreprise puisse prendre pour s'assurer de l'utilisation efficace des cartes de crédit consiste à mettre en place un système de responsabilité anti-bombe", déclare John Burton, partenaire fondateur de Moonshadow Leadership Solutions à Bryson City, Caroline du Nord. "Cela pourrait signifier tout de la pré-approbation de toutes les dépenses de carte de crédit à la demande rigoureuse de reçus, au retrait des cartes de crédit de ceux qui ne déclarent pas complètement et à temps avec les reçus ", a déclaré Burton. Ayez un système en place avant que la première carte de crédit n'arrive et, dit Burton, soyez cohérent, rigoureux et juste, et ne tolérez aucune exception.

Décider qui reçoit une carte

Burton reconnaît les défis auxquels les employeurs peuvent être confrontés pour décider qui recevra une carte de crédit. "J'ai vu des entreprises qui avaient perdu le contrôle de leurs dépenses de cartes de crédit en émettant trop de cartes à un trop grand nombre de personnes et en pensant que tous les officiers et voyageurs importants avaient besoin de la commodité d'une carte de crédit d'entreprise", a déclaré Burton. Bien que donner à tout le monde une carte de crédit puisse sembler être la bonne chose ou la chose facile à faire, cela peut conduire à un "système dysfonctionnel, coûteux, et à un grave manque de contrôle et de responsabilité", explique-t-il.

Utilisez des alternatives et établissez des règles. "De nombreuses entreprises, en particulier les vendeurs, remboursent leurs dépenses en cartes de crédit personnelles avec une excellente reddition de comptes, c’est-à-dire qu’il n’ya pas de reçu, pas de remboursement", déclare M. Burton. Il est toutefois utile d’avoir des règles claires concernant l’obtention d’une carte, que ce soit en fonction de l’ancienneté, du poste ou de tout autre facteur. Cela peut aider à éviter la confusion et à atténuer les sentiments négatifs des employés qui souhaitent une carte mais ne sont pas éligibles.

Définition des limites de carte de crédit

Chaque entreprise doit avoir des politiques claires en matière de dépenses, notamment quelles dépenses peuvent être gérées sur les cartes, combien d’employés peuvent dépenser et à quelle fréquence ils peuvent utiliser leurs cartes. Il est important de mettre la politique par écrit et de faire en sorte que chaque employé qui reçoit une carte lise et signe la carte. Ensuite, remettez à chaque titulaire de carte une copie à utiliser à titre de référence.

En fonction de la carte de visite, vous pouvez éventuellement définir des restrictions limitant les transactions à un certain montant, à une catégorie de dépenses et même à certains jours et à certaines heures. Avec certaines cartes, vous pouvez configurer des restrictions individuelles pour chaque employé. Par exemple, vous pouvez limiter un employé à 50 dollars par jour tous les jours de la semaine pour les achats d’essence, tout en en limitant un autre à 100 dollars pour l’essence et à 50 dollars pour les repas chaque jour, mais uniquement les jours ouvrables.

Comment être vigilant?

De nombreuses cartes de crédit aux entreprises vous permettent de configurer des alertes d'activité par SMS ou e-mail. Les alertes peuvent être configurées pour vous avertir chaque fois qu'une transaction est effectuée ou uniquement si un employé utilise (ou tente d'utiliser) une carte de manière non approuvée. Vous pouvez également tirer parti des services bancaires en ligne et / ou mobiles pour consulter l’activité du compte à la minute près. Votre service de comptabilité doit examiner chaque relevé pour vous assurer que chaque poste est un frais que vous avez autorisé.

Utilisation judicieuse de la carte de visite

Bien que les cartes de crédit soient faciles à utiliser, elles ne sont pas toujours le meilleur choix, en particulier pour les grosses dépenses qui ne peuvent pas être payées intégralement avant que les intérêts ne se manifestent. Même si cela nécessite un effort supplémentaire pour obtenir un prêt auprès d'une banque ou d'un autre prêt. financier, il est souvent logique de le faire, car le taux d’intérêt sur les cartes de crédit est généralement beaucoup plus élevé que pour ces titres de créance garantis. Il est également possible qu’un achat important - ou quelques dépenses importantes - puisse maximiser votre carte de crédit et vous laisser sans source de fonds.

Avantages de la carte de crédit professionnelle

En plus de fournir les liquidités nécessaires pour vous aider à maintenir et à développer votre entreprise, les cartes de crédit peuvent offrir les avantages suivants:

• Qualification plus facile: il peut être plus facile pour les propriétaires d'entreprise qui n'ont pas d'antécédents de crédit bien établis de se qualifier pour une marge de crédit renouvelable avec une carte de crédit, plutôt que pour une marge de crédit traditionnelle ou un prêt bancaire.
• Commodité: les cartes de crédit constituent le nec plus ultra en matière de commodité de financement. Les propriétaires d'entreprise peuvent accéder rapidement à des fonds pour effectuer des achats ou des retraits d'espèces, bien plus facilement que de devoir trouver de l'argent et / ou utiliser un chéquier.
• Coussin financier: une carte de crédit peut fournir aux propriétaires d'entreprise un "coussin" financier dont ils ont grand besoin lorsque leurs comptes clients sont en retard, ou que les ventes sont lentes et que l'entreprise manque de liquidités.
• Facilité en ligne: de plus en plus de propriétaires d’entreprises effectuent des achats et font des affaires en ligne avec des fournisseurs, des sous-traitants et des fournisseurs. L'utilisation d'une carte de crédit facilite les transactions en ligne.
• Aide à la comptabilité: en plus de recevoir un relevé mensuel, la plupart des cartes fournissent aux titulaires de carte de petite entreprise des outils de tenue de documents en ligne pour gérer leurs comptes, y compris un récapitulatif de fin d’année, qui peuvent aider un comptable à suivre, classer et gérer ses dépenses. Il peut simplifier la comptabilité, aider les professionnels externes à consulter un audit et payer des impôts, et constitue un moyen simple de surveiller les dépenses de vos employés.
• Récompenses et incitatifs: de nombreuses cartes offrent aux propriétaires d’entreprise des programmes de récompenses - comprenant des miles aériens et des réductions pour les achats - pour l’utilisation de la carte. Certains offrent également des incitatifs de "remise en argent", remboursant aux titulaires de carte un pourcentage de leurs achats. En bref, il peut être rentable de choisir avec soin.
• Un outil pour créer du crédit: utiliser de manière responsable une carte de crédit pour petite entreprise - ce qui signifie payer la facture à temps, payer plus que le montant dû et ne pas dépasser la limite de crédit (ce qui peut entraîner des frais excessifs) - peut être simple manière à établir un rapport de crédit positif pour votre entreprise. Cela, à son tour, peut vous aider à être plus susceptible de bénéficier d'un prêt ou d'une marge de crédit, et à un taux d'intérêt potentiellement plus bas, à l'avenir. N'oubliez pas que l'utilisation irresponsable d'une carte de crédit professionnelle peut toutefois endommager votre crédit.

Inconvénients de la carte de crédit professionnelle

Avant de vous précipiter pour demander une carte de crédit professionnelle, il est important de prendre en compte ces inconvénients potentiels:

• Plus coûteux: la commodité et la facilité d'utilisation des cartes de crédit pour petites entreprises ont un prix: elles portent en général un taux d'intérêt beaucoup plus élevé (1 à 3% par rapport au taux préférentiel) par rapport à un prêt aux petites entreprises ou à une marge de crédit fixe offerte par une banque. Cet intérêt peut s'additionner rapidement si l'activité de la carte n'est pas remboursée à temps et intégralement chaque mois. En outre, sans un système de contrôle régulier et minutieux de l'utilisation des cartes, il peut être facile de trop étendre accidentellement votre entreprise financièrement en dépassant la limite de crédit de votre entreprise ou en engageant des frais de retard ou des pénalités.
• Responsabilité légale personnelle: La plupart des cartes de crédit des petites entreprises nécessitent un contrat de responsabilité personnelle (votre sécurité personnelle) pour rembourser une dette. Cela signifie que tout retard ou non-paiement pourrait entraîner un rapport de crédit personnel négatif et l'impossibilité d'emprunter de l'argent. Vous devrez peut-être aussi payer plus avec un taux d'intérêt plus élevé.
• Problèmes de sécurité: des mesures de sécurité doivent être créées pour garantir que les cartes, informations ou informations relatives aux cartes ne sont pas volées par les employés, les fournisseurs, les sous-traitants et autres personnes se trouvant dans les bureaux. Il est également important de s'assurer que les employés autorisés à utiliser la carte ne l'utilisent pas pour leurs dépenses personnelles et qu'ils prennent des précautions lorsqu'ils effectuent des transactions en ligne pour éviter d'être piratés.
• Moins de protection: Souvent, les cartes de crédit des petites entreprises ne bénéficient pas de la même protection que les cartes de crédit à la consommation. Par exemple, de nombreuses cartes ne fourniront pas le même niveau de services assurés lorsqu’elles contesteront des erreurs de facturation ou devront faire des retours de marchandise. Assurez-vous de vérifier le niveau de protection et de services offerts par une carte avant de faire votre demande.
• Taux d'intérêt variables: Contrairement à un prêt ou à une marge de crédit fixe, la société qui émet votre carte de crédit peut modifier le taux d'intérêt de votre carte en fonction de l'utilisation et de la gestion de votre compte. En tant que tel, il peut être rentable de savoir comment les taux fonctionnent et peuvent changer.