6 étapes pour un meilleur budget d'entreprise

Vous venez d'acheter ou d'ouvrir une petite entreprise et vous connaissez votre métier. Mais en matière de comptabilité, et plus particulièrement de budgétisation, vos compétences font défaut. La bonne nouvelle est qu’il est possible de présenter un budget, ou du moins une bonne estimation de ce qui sera nécessaire assez facilement en dollars et en cents.

Il est important d'estimer et de faire correspondre les dépenses aux revenus (réels ou prévus), car cela aide les propriétaires de petite entreprise à déterminer s'ils ont assez d'argent pour financer leurs activités, développer leur activité et générer des revenus pour eux-mêmes. Sans budget ni plan, une entreprise court le risque de dépenser plus d'argent qu'elle n'en absorbe ou, inversement, de ne pas dépenser suffisamment d'argent pour développer son activité et être compétitive.

Débuter avec un budget

Chaque propriétaire d'entreprise a généralement un processus, une situation ou une méthode de budgétisation légèrement différent. Cependant, vous pouvez utiliser certains paramètres dans presque tous les budgets.

Par exemple, de nombreux propriétaires d’entreprises doivent effectuer des paiements de loyer ou d’hypothèque. Ils ont également des factures de services publics, des charges de personnel, le coût des produits vendus (matières premières), des intérêts et des taxes. Le point essentiel est que chaque propriétaire d’entreprise doit prendre en compte ces éléments et tous les autres coûts spécifiquement associés à l’entreprise lors de la création d’un magasin ou de la reprise d’une entreprise existante.

6 étapes pour un meilleur budget d'entreprise

Avec une entreprise déjà opérationnelle, vous pouvez faire des hypothèses sur les revenus futurs en fonction des tendances récentes de l’entreprise. S'il s'agit d'une entreprise en démarrage, vous devrez faire des hypothèses en fonction de votre zone géographique, de vos heures d'ouverture et en recherchant d'autres entreprises locales. Les propriétaires de petites entreprises peuvent souvent avoir une idée de ce à quoi s'attendre en visitant d'autres entreprises à vendre et en leur posant des questions sur les revenus hebdomadaires et les habitudes de circulation.

Une fois que vous avez recherché ces informations, vous devez associer les revenus de l’entreprise aux dépenses. L'objectif est de déterminer à quoi ressemblerait une dépense hebdomadaire moyenne pour les frais généraux, les services publics, la main-d'œuvre, les matières premières, etc. Sur la base de ces informations, vous pourrez alors estimer ou prévoir si vous disposerez de suffisamment d’argent supplémentaire pour développer l’activité ou pour économiser de l’argent. D'un autre côté, les propriétaires peuvent se rendre compte que pour avoir trois employés au lieu de deux, l'entreprise devra générer plus de revenus chaque semaine.

Ces six conseils simples vous aideront à établir un budget de petite entreprise de premier ordre:

1. Vérifier les normes de l'industrie

Toutes les entreprises ne se ressemblent pas, mais il existe des similitudes. Par conséquent, faites des devoirs et parcourez Internet à la recherche d’informations sur l’industrie, parlez aux propriétaires d’entreprises locales, arrêtez-vous à la bibliothèque locale et consultez le site Web de l’IRS pour avoir une idée du pourcentage des recettes qui seront affectées à groupes de coûts.

Les petites entreprises peuvent être extrêmement volatiles dans la mesure où elles sont plus sensibles aux ralentissements de l'industrie que leurs concurrents plus grands et plus diversifiés. Il suffit donc de rechercher une moyenne ici, pas des détails.

2. Faire une feuille de calcul

Avant d'acheter ou d'ouvrir une entreprise, construisez un tableur pour estimer le montant total en dollars et le pourcentage de vos revenus qui devront être affectés aux matières premières et autres coûts. C'est une bonne idée de contacter les fournisseurs avec lesquels vous auriez à travailler avant de continuer. Faites la même chose pour le loyer, les taxes, les assurances, etc. (pour plus d’idées sur la configuration d’un budget, lisez "Notions de base sur la budgétisation: comment établir un budget.")

3. Facteur de mou

N'oubliez pas que, même si vous pouvez estimer que l'entreprise générera un certain taux de croissance du chiffre d'affaires à l'avenir ou que certaines dépenses seront fixes ou contrôlables, il s'agit d'estimations et elles ne sont pas figées dans le marbre. Pour cette raison, il est sage de prendre des mesures et de s’assurer que vous disposez de suffisamment d’argent avant d’agrandir votre entreprise ou d’embaucher de nouveaux employés.

4. Cherchez à réduire les coûts

Si les temps sont durs et qu'il faut trouver de l'argent quelque part pour payer une facture cruciale, annoncer ou tirer profit d'une occasion, envisagez de réduire les coûts. Plus précisément, examinez les éléments pouvant être contrôlés dans une large mesure. Une autre astuce consiste à attendre de faire des achats jusqu'au début d'un nouveau cycle de facturation ou à tirer pleinement parti des conditions de paiement proposées par les fournisseurs et les créanciers éventuels. Certaines manœuvres réfléchies pourraient donner au propriétaire de l’entreprise une salle d’expansion et de respiration bien nécessaire.

5. Revoir les affaires périodiquement

Alors que de nombreuses entreprises établissent un budget annuel, les propriétaires de petites entreprises devraient le faire plus souvent. En fait, de nombreux propriétaires de petites entreprises ne planifient qu’un mois ou deux à l’avance, car leur activité peut être très volatile et des dépenses inattendues peuvent affaiblir les hypothèses de revenus.

(Pour en savoir plus, voir "Établissement d'objectifs budgétaires".)

6. Faites le tour des services / fournisseurs

N'ayez pas peur de chercher de nouveaux fournisseurs ou de faire des économies sur d'autres services fournis à votre entreprise. Cela peut et doit être fait à différentes étapes, y compris lors de l'achat ou du démarrage d'une entreprise, lors de l'établissement des budgets annuels ou mensuels et lors des examens périodiques des activités.

Le résultat final

La budgétisation est un processus facile, mais essentiel, que les propriétaires d’entreprise utilisent pour prévoir (puis faire correspondre) les revenus actuels et futurs aux dépenses. L’objectif est de s’assurer que suffisamment d’argent est disponible pour maintenir le fonctionnement de l’entreprise, pour la développer, pour être compétitif et pour assurer un fonds d’urgence solide.