Approvisionnement
L'achat consiste à obtenir des biens ou des services, généralement à des fins commerciales. Les achats sont le plus souvent associés aux entreprises, car elles doivent solliciter des services ou acheter des biens, généralement à une échelle relativement grande.
Les achats se réfèrent généralement à l'acte d'achat final, mais ils peuvent également inclure le processus d'achat dans son ensemble, ce qui peut revêtir une importance capitale pour les entreprises ayant conduit à leur décision d'achat finale. Les entreprises peuvent être des deux côtés du processus d’achat en tant qu’acheteurs ou vendeurs bien que nous nous concentrions principalement ici sur le côté de la société sollicitant des communications.
Comment fonctionne l'approvisionnement
Les processus d'approvisionnement peuvent nécessiter une partie importante des ressources de l'entreprise à gérer. Les budgets d'approvisionnement fournissent généralement aux gestionnaires une valeur spécifique qu'ils peuvent dépenser pour se procurer les biens ou les services dont ils ont besoin. Le processus d'approvisionnement est souvent un élément clé de la stratégie d'une entreprise car la possibilité d'acheter certains matériaux ou services peut déterminer si les opérations seront rentables.
Dans de nombreux cas, les processus d’approvisionnement seront dictés par les normes de la société, souvent centralisées par des contrôles de la division des comptes fournisseurs. Le processus d'approvisionnement comprend la préparation et le traitement d'une demande ainsi que la réception finale et l'approbation du paiement.
Globalement, cela peut comprendre la planification des achats, les normes, la détermination des spécifications, la recherche des fournisseurs, la sélection, le financement, la négociation des prix et le contrôle des stocks. En tant que telles, de nombreuses grandes entreprises peuvent avoir besoin du soutien de quelques secteurs différents d’une entreprise pour réussir leurs achats.
Responsables des achats
Certaines entreprises peuvent même choisir de faire appel à un responsable des achats pour diriger ces efforts. Un responsable des achats peut superviser l’établissement de normes d’achat, gérer les comptes fournisseurs pour assurer l’intégration des achats standard et un paiement efficace, et servir les équipes d’achat prenant les décisions en cas d’appel d'offres multiples.
Globalement, les coûts d’achat seront intégrés à la comptabilité financière d’une entreprise, car l’achat implique l’acquisition de biens et / ou de services pour les objectifs de revenus de l’entreprise.
Globalement, les achats peuvent impliquer le soutien de plusieurs secteurs d’une entreprise.
Comptabilité financière
Le traitement des achats peut être divisé et analysé sous plusieurs angles. Les entreprises et les industries auront différentes manières de gérer l’approvisionnement en coûts directs et indirects. Les sociétés de biens, par rapport aux sociétés de services, auront également différentes manières de gérer leurs coûts.
Coûts d'approvisionnement directs par rapport aux coûts indirects
Les dépenses directes désignent tout ce qui a trait au coût des biens vendus et à la production, y compris tous les articles faisant partie de produits finis. Pour les entreprises de fabrication, cela peut aller des matières premières aux composants et aux pièces. Pour les entreprises de marchandisage, cela inclura le coût d'achat de la marchandise auprès d'un grossiste pour la vente.
Pour les entreprises de services, les coûts directs seront principalement les coûts horaires de main-d'œuvre des employés fournissant des services. Les achats d'articles relatifs au coût des biens vendus affectent directement le bénéfice brut d'une entreprise.
En revanche, les achats indirects impliquent des achats non liés à la production. Ce sont des achats qu'une entreprise utilise pour faciliter ses opérations. Les achats indirects peuvent impliquer un large éventail d'achats, notamment des fournitures de bureau, du matériel de marketing, des campagnes publicitaires, des services de conseil, etc. Les entreprises auront généralement des budgets et des processus différents pour la gestion des coûts directs par rapport aux coûts indirects.
Comptabilité des achats de biens et services
Les achats font partie du processus de dépense pour tous les types d'entreprises, mais les entreprises de biens et de services comptabilisent les produits et les coûts de manière différente. En tant que tel, la comptabilisation des produits achetés sera également différente de la comptabilisation des services fournis.
Les entreprises axées sur les biens devront gérer l’achat de ces biens en tant que stocks. Ces entreprises accordent une grande importance dans ce domaine à la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Les entreprises basées sur les services fournissent des services comme source principale de revenus, elles ne dépendent donc pas nécessairement autant d'une chaîne d'approvisionnement pour leurs stocks, bien qu'elles puissent être amenées à acheter des biens pour des services basés sur la technologie.
En règle générale, le coût des ventes pour de nombreuses sociétés de services est basé sur le coût horaire de la main-d'œuvre des employés fournissant le service, de sorte que les achats en tant que dépenses directes ne constituent pas un facteur majeur. Toutefois, les entreprises de services auront généralement des coûts indirects plus élevés, car elles gèrent généralement leurs propres achats en tant que dépenses indirectes liées au marketing.
Points clés à retenir
- L'achat est l'acte d'obtenir des biens ou des services.
- L'approvisionnement d'une entreprise nécessite une préparation, une sollicitation et un traitement de paiement, ce qui implique généralement plusieurs secteurs de l'entreprise.
- Les dépenses d’achat peuvent appartenir à plusieurs catégories différentes, en fonction de la demande d’approvisionnement.
- Les appels d'offres concurrentiels font généralement partie de la plupart des processus d'approvisionnement à grande échelle impliquant plusieurs soumissionnaires.
Considérations spéciales: enchères concurrentielles
Les enchères concurrentielles font partie de la plupart des transactions commerciales impliquant plusieurs soumissionnaires. Le processus d'appel d'offres concurrentiel pour les biens est généralement plus simple que pour les services. Les achats sont également le terme utilisé pour acheter des biens et des services pour le compte du gouvernement, qui a ses propres processus et exigences en matière d'appels d'offres.
Les appels d'offres concurrentiels pour tous les types de biens impliquent généralement des propositions détaillant le prix unitaire, les modalités d'expédition et de livraison. Les appels d'offres concurrentiels pour les marchés de services peuvent être plus complexes car ils peuvent impliquer une multitude de facteurs, notamment les personnes impliquées, les services technologiques, les procédures opérationnelles, les services à la clientèle, la formation, les frais de service, etc.
Dans chaque cas, l’avocat aux offres choisit le fournisseur avec lequel il souhaite travailler en fonction des aspects opérationnels de l’entreprise ainsi que des coûts. L’avocat est alors responsable de la comptabilisation des dépenses en fonction des biens ou des services convenus. Les agences gouvernementales et les grandes entreprises peuvent choisir de solliciter des propositions d’achat sur une base annuelle ou programmée pour s’assurer qu’elles continuent de maintenir les meilleures relations pour leurs affaires.
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