Grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs
Un grand livre auxiliaire de comptes fournisseurs est un grand livre qui présente l'historique des transactions et les montants dus à chaque fournisseur. Un compte fournisseur (PA) est essentiellement une extension de crédit d'un fournisseur qui donne à une entreprise (l'acheteur) le temps de payer les fournitures. Le grand livre auxiliaire enregistre tous les comptes fournisseurs qu'une entreprise doit, les délais de paiement étant généralement de 30, 60 ou 90 jours.
Le solde des comptes clients est réconcilié périodiquement avec le solde des comptes fournisseurs dans le grand livre général pour assurer l'exactitude. Le livre auxiliaire des comptes fournisseurs est également appelé sous-livre ou sous-compte AP.
Comprendre un grand livre auxiliaire de comptes fournisseurs
Les entreprises peuvent avoir diverses dettes à payer à des vendeurs ou à des fournisseurs à tout moment. Ces dettes sont des dettes à court terme ou des reconnaissances de dette d'une entreprise à une autre. Le montant total des dettes dues aux fournisseurs est enregistré en tant que créditeurs dans le grand livre.
Le grand livre est un grand livre contenant un récapitulatif de tous les comptes qu'une entreprise utilise pour exploiter son entreprise. Les grands livres auxiliaires se rapprochent du grand livre général, qui enregistre les totaux globaux des grands livres auxiliaires. Le grand livre général, à son tour, alloue ces totaux aux actifs, aux passifs et aux comptes de capitaux propres. Dans la plupart des systèmes comptables, le processus est effectué via un logiciel de comptabilité.
Lorsque les états financiers sont préparés, le total des comptes fournisseurs est répertorié avec les autres obligations financières à court terme dans la section «Passif à court terme» du bilan. Le grand livre auxiliaire des comptes créditeurs est une ventilation du montant total des créditeurs inscrits au grand livre. En d’autres termes, le grand livre auxiliaire contient les dettes individuelles dues à chacun des fournisseurs et vendeurs ainsi que les montants dus.
Etant donné que les entreprises peuvent avoir plusieurs commandes avec le même fournisseur et de nombreux fournisseurs, le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs conserve une trace de ce qui est dû sans avoir à effectuer de nombreuses écritures comptables sur le grand livre. Le grand livre auxiliaire est essentiellement une feuille de calcul pour toutes les dettes envers les fournisseurs.
Le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs est utile pour fournir des contrôles comptables internes. La direction peut vérifier que chaque facture des fournisseurs est enregistrée.
Les montants du grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs peuvent être vérifiés par recoupement avec le montant total déclaré dans le grand livre général pour éviter les erreurs de déclaration.
Points clés à retenir
- Un grand livre auxiliaire de comptes fournisseurs est un grand livre qui présente l'historique des transactions et les montants dus à chaque fournisseur.
- Un compte fournisseur (PA) est essentiellement une extension de crédit d'un fournisseur qui donne à une entreprise (l'acheteur) le temps de payer les fournitures.
- Le grand livre auxiliaire enregistre tous les comptes créditeurs d’une société vis-à-vis desquels le total cumulé est reporté sur le grand livre général.
Exemple de grand livre auxiliaire de comptes fournisseurs
Par exemple, supposons que Ford Motor Company (F) ait un solde du grand livre qui affiche un solde total des comptes créditeurs de 106 millions de dollars. Cependant, la direction veut savoir quels sont les fournisseurs et les montants dus.
Les informations nécessaires peuvent être obtenues du grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs. Le grand livre auxiliaire montre ce qui suit:
- Le fournisseur A doit 2 millions de dollars pour les pneus.
- Le fournisseur B doit 6 millions de dollars pour des tapis de voiture.
- Le fournisseur C doit 98 millions de dollars pour l’acier.
Le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs est semblable aux autres grands livres auxiliaires en ce qu'il fournit simplement des détails sur le compte de contrôle dans le grand livre général. Les autres livres comptables auxiliaires incluent le livre auxiliaire des comptes clients, le livre auxiliaire des stocks et le livre auxiliaire des équipements.
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