Gestion des transactions numériques (DTM)
La gestion des transactions numériques (DTM) utilise des systèmes informatiques plutôt que du papier pour gérer les accords commerciaux de manière rapide, précise et sécurisée. DTM est un service 100% numérique basé sur le cloud qui accélère le processus de signature des contrats et réduit le nombre d'erreurs pouvant être commises en cours de route car les documents peuvent être signés et transmis instantanément en ligne plutôt que d'être imprimés, physiquement signés. numérisé et envoyé par courrier électronique, ou renvoyé par la poste.
Décomposition de la gestion des transactions numériques (DTM)
La technologie DTM crée des signatures numériques hautement sécurisées et authentifiées, ce qui les rend plus exécutoires que les signatures traditionnelles. De plus, grâce à sa technologie basée sur le cloud, DTM permet aux entreprises d’accéder à des documents essentiels et de travailler à tout moment, n’importe où et sur n’importe quel appareil.
Avantages de la gestion des transactions numériques
DTM profite aux organisations en réduisant le temps de transaction et en améliorant l'expérience client. La norme de l'industrie pour la DTM s'appelle xDTM. Elle comporte des exigences en matière de confidentialité, de sécurité, d'universalité, d'évolutivité, de disponibilité, d'application, de transparence et de conformité. Les directeurs des systèmes d'information (DSI) et les dirigeants de sociétés telles que DocuSign, Microsoft, FedEx, Intel et UPS aident à la gestion de cette norme. DTM exige des experts du secteur qu'ils créent et mettent en œuvre les meilleures pratiques pour les praticiens de différents domaines, des médecins aux avocats en passant par les fonctionnaires. Par exemple, lorsque DTM est utilisé dans un environnement de soins de santé, la norme de confidentialité peut être primordiale, tandis que dans le secteur financier, la norme de sécurité peut générer une facturation maximale.
Chaque aspect d’une entreprise peut tirer parti des avantages de la DTM.
- Dans les ventes, il peut être utilisé pour les accords de compensation, les accords de parrainage, les inscriptions de nouveaux clients et les accords de termes et conditions.
- Les services des ressources humaines peuvent l'utiliser pour les nouveaux contrats de location, les accords de non divulgation et les formulaires de paie.
- Les services financiers peuvent l'utiliser pour le traitement des factures, le transfert d'actifs et les comptes de retrait.
- En informatique, il peut être utilisé pour la gestion des accès et l'autorisation de maintenance.
- Les équipes juridiques peuvent utiliser DTM pour la gestion des contrats et la conformité interne.
- Le personnel des achats peut l'utiliser pour les commandes d'achat et les énoncés de travail.
La gestion des transactions numériques en pratique
Les entreprises peuvent plus facilement adopter DTM si elles transforment leurs processus papier existants en processus entièrement numériques du début à la fin. Les processus basés sur le papier, bien que plus familiers et confortables pour de nombreux utilisateurs, ne sont pas aussi sûrs et fiables que certains le pensent. Les documents papier peuvent être perdus, ils ne sont pas très sécurisés et ils peuvent être difficiles à contrôler. Une entreprise peut choisir de mettre en œuvre DTM dans un seul service ou de le mettre en œuvre à l'échelle de l'entreprise.
DocuSign, Adobe et VASCO Data Security (anciennement Silanis) sont trois acteurs majeurs du marché du DTM. Tous sont spécialisés dans les signatures numériques. Parmi les autres grandes entreprises de DTM, citons Box, qui fournit aux entreprises un stockage en nuage, une collaboration en équipe et une automatisation du flux de travail. Fluix, qui stocke des fichiers, facilite la collaboration entre documents et convertit des documents papier en fichiers numériques, en plus d'offrir des signatures électroniques; et MiForms, qui aide les employés à collecter des données, des GPS, des photos, des codes à barres et des signatures sur le terrain. Il existe un certain nombre d'autres sociétés de DTM. Les utilisateurs potentiels doivent donc comparer les coûts et les fonctionnalités, qui changent fréquemment. Certaines entreprises s'adressent aux petites entreprises tandis que d'autres se concentrent sur des solutions au niveau de l'entreprise. Une manière pratique de vérifier les fournisseurs consiste à voir qui ils répertorient en tant que clients.
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