Facture d'achat
Une facture est un document commercial qui détaille et enregistre une transaction entre un acheteur et un vendeur. Si des biens ou des services ont été achetés à crédit, la facture précise généralement les conditions de la transaction et fournit des informations sur les méthodes de paiement disponibles. Les types de factures peuvent inclure un reçu, une facture, une note de débit ou une facture.
Les entreprises peuvent choisir d’envoyer simplement un relevé de fin de mois comme facture pour toutes les transactions en suspens. Si tel est le cas, la déclaration doit indiquer qu'aucune facture ultérieure ne sera envoyée. Historiquement, les factures étaient enregistrées sur papier, souvent avec plusieurs copies, de sorte que l’acheteur et le vendeur avaient chacun un enregistrement de la transaction pour leurs propres enregistrements. Actuellement, les factures générées par ordinateur sont assez courantes. Ils peuvent être imprimés sur papier à la demande ou envoyés par courrier électronique aux parties à une transaction. Les enregistrements électroniques facilitent également la recherche et le tri de transactions particulières ou de dates spécifiques.
Une facture proforma est un accord contraignant, bien que les conditions de vente soient sujettes à modification.
1:10Facture d'achat
Les bases d'une facture
Une facture doit indiquer qu'il s'agit d'une facture figurant au recto de la facture. Il comporte généralement un identifiant unique appelé numéro de facture, utile pour les références internes et externes. Une facture contient généralement les coordonnées du vendeur ou du prestataire de services en cas d'erreur liée à la facturation.
Les conditions de paiement peuvent être indiquées sur la facture, ainsi que les informations relatives aux éventuelles réductions, aux détails du paiement anticipé ou aux frais financiers calculés pour les paiements tardifs. Il présente également le coût unitaire d'un article, le total des unités achetées, les frais de transport, de manutention, d'expédition et les taxes associées, ainsi que le montant total dû.
Une facture pro forma est une facture préliminaire de vente envoyée aux acheteurs avant l'envoi ou la livraison des marchandises. La facture décrit généralement les articles achetés et d’autres informations importantes telles que le poids de l’envoi et les frais de transport. Les factures pro forma interviennent souvent dans les transactions internationales, notamment à des fins douanières lors de l'importation.
Vous devez toujours conserver une copie de vos factures et de vos reçus, sur papier ou sous forme électronique, à des fins fiscales.
L'importance de la date de facturation
La date de facturation représente la date officielle à laquelle les marchandises ont été facturées et la transaction officiellement enregistrée. Par conséquent, la date de facturation contient des informations essentielles concernant le paiement, car elle détermine la durée du crédit et la date d'échéance de la facture. Ceci est particulièrement crucial pour les entités offrant du crédit, tel que net 30. La date d'échéance réelle de la facture est généralement de 30 jours après la date de facturation.
Facture électronique
Depuis l’avènement de l’ère informatique, les particuliers et les entreprises ont trouvé plus facile de s’appuyer sur la facturation électronique comme alternative aux documents papier. La facturation électronique, ou facturation électronique, est une forme de facturation électronique permettant de générer, de stocker et de contrôler des documents liés aux transactions entre les parties et de garantir le respect des conditions de leurs accords.
Ces documents électroniques peuvent inclure des factures et des reçus, des bons de commande, des notes de débit et de crédit, des conditions de paiement, des instructions de paiement et des bordereaux de paiement. Les factures numériques sont normalement envoyées par courrier électronique, page Web ou application. Les avantages sont les suivants:
- Permanence et résistance aux dommages physiques
- Facilité de recherche et de tri pour des noms, des termes ou des dates spécifiques
- Auditabilité accrue
- La possibilité d'imprimer ou de reproduire à la demande
- La capacité de collecte de données et de veille stratégique
- Réduction de la consommation de papier
La facturation électronique comprend plusieurs technologies et options de saisie et est utilisée comme terme général pour décrire toute méthode par laquelle une facture est présentée électroniquement à un client pour paiement. Plusieurs normes de facturation électronique, telles que EDIFACT et UBL, ont été mises au point partout dans le monde pour en faciliter l'adoption et l'efficacité.
Points clés à retenir
- Une facture est un document commercial qui détaille et enregistre une transaction entre un acheteur et un vendeur.
- Un reçu papier d'un magasin est une facture courante du consommateur.
- Les factures sont un élément essentiel des contrôles et des audits internes de la comptabilité. Les frais sur une facture doivent être approuvés par le personnel de direction responsable.
- Les factures décrivent généralement les conditions de paiement, les coûts unitaires, l'expédition, la manutention et toute autre condition définie lors de la transaction.
- Les factures peuvent être sous forme papier, mais les factures électroniques sont devenues beaucoup plus courantes.
Factures et comptes payables
Les factures suivent la vente d'un produit à des fins de contrôle des stocks, de comptabilité et d'imposition. De nombreuses entreprises expédient le produit et attendent un paiement à une date ultérieure. Le montant total dû devient alors un compte à payer pour l'acheteur et un compte à recevoir pour le vendeur.
Les factures modernes sont transmises électroniquement plutôt que sur papier. En cas de perte d'une facture, l'acheteur peut en demander une copie au vendeur. L'utilisation d'une facture représente la présence d'un crédit, car le vendeur a envoyé un produit ou fourni un service sans recevoir d'argent au départ.
Les factures sont différentes des commandes d'achat, qui sont créées avant qu'un client commande un bien ou un service.
Factures et contrôles internes
Les factures sont un élément essentiel des contrôles internes de la comptabilité. Les frais sur une facture doivent être approuvés par le personnel de direction responsable. Alternativement, une facture est associée à une commande d'achat et, lors du rapprochement des informations, le paiement est effectué pour les transactions approuvées. Un cabinet d’audit s’assure que les factures sont entrées dans la période comptable appropriée lorsqu’il teste le seuil de dépenses.
Comparaison des comptes d'investissement Nom du fournisseur Description Divulgation par l'annonceur × Les offres figurant dans ce tableau proviennent de partenariats avec lesquels Investopedia reçoit une rémunération.