Petite caisse
Une petite caisse est une petite somme d'argent conservée pour payer des dépenses mineures, telles que des fournitures de bureau ou des remboursements. Un fonds de petite caisse fera l'objet de rapprochements périodiques, les transactions étant également comptabilisées dans les états financiers. Il peut y avoir un fonds de petite caisse, qui peut être un tiroir ou une boîte, dans chaque département pour les grandes entreprises.
Points clés à retenir
- La petite caisse ou la petite caisse est une petite somme d'argent utilisée pour payer des dépenses trop petites pour mériter un chèque.
- Il peut y avoir un tiroir ou une petite caisse dans chaque département pour les grandes entreprises.
- Un fonds de petite caisse peut être utilisé pour acheter des fournitures de bureau, des cartes pour les clients, des fleurs, payer un repas avec traiteur pour des employés ou rembourser des dépenses à des employés.
Comprendre la petite caisse
Les transactions de petite caisse sont pratiques pour les petites transactions pour lesquelles émettre un chèque est déraisonnable ou inacceptable. Le peu d’argent qu’une entreprise considère comme une petite caisse variera, de nombreuses sociétés conservant entre 50 et 200 dollars comme fonds de petite caisse. Voici des exemples de transactions pour lesquelles un fonds de petite caisse est utilisé:
- Fournitures de bureau
- Cartes pour les clients
- Fleurs
- Payer un repas avec traiteur pour un petit groupe d'employés
- Rembourser un employé pour de petites dépenses liées au travail
Des dépositaires de fonds de petite caisse sont nommés pour superviser le fonds. Les fonctions de dépositaire comprennent généralement l’application des règles et des règlements relatifs à la petite caisse, la demande de reconstitution des stocks et la distribution des fonds.
Considérations particulières
Le fonds de petite caisse est réconcilié périodiquement pour vérifier que le solde du fonds est correct. En règle générale, lorsque le solde de la petite caisse tombe à un niveau prédéfini, le dépositaire demande des fonds supplémentaires à la caisse. À ce stade, le total de tous les reçus est calculé de manière à ce qu'il corresponde aux fonds décaissés du tiroir de la petite caisse. Si de nouveaux fonds sont nécessaires, le caissier rédige un nouveau chèque pour financer le tiroir-caisse et prend en échange les recettes des achats ayant épuisé les liquidités.
Le processus de rapprochement garantit que le solde restant du fonds est égal à la différence entre le solde initial et les frais détaillés sur les reçus et les factures. Si le solde est inférieur à ce qu'il devrait être, il y a pénurie. Si le solde est supérieur à ce qu'il devrait être, il y a un excédent. Bien qu'il puisse y avoir des variations mineures, lorsqu'elles sont déséquilibrées, la source de la divergence doit être identifiée et corrigée.
L'Internal Revenue Service (IRS) recommande de classer les bordereaux de petite caisse et de les joindre à des reçus pour enregistrer et documenter les dépenses de la petite caisse.
Conditions requises pour la petite caisse
L'utilisation d'un fonds de petite caisse contourne certains contrôles internes. La disponibilité de la petite caisse ne signifie pas qu’elle peut être consultée à quelque fin que ce soit et par n’importe qui. De nombreuses sociétés appliquent des contrôles internes stricts pour gérer le fonds. Souvent, des personnes limitées sont autorisées à approuver des décaissements et ne peuvent le faire que pour des dépenses liées à des activités ou opérations légitimes de l'entreprise.
Un petit caissier peut être chargé d'émettre le chèque pour financer le tiroir-caisse et effectuer les écritures comptables appropriées. Le gardien de la petite caisse est chargé de la distribution de l'argent et de la collecte des reçus pour tous les achats ou toutes les utilisations des fonds. À mesure que le total de la petite caisse diminue, les recettes devraient augmenter et correspondre au montant total retiré.
Avec un caissier de petite caisse et un dépositaire de petite caisse, le double processus permet de sécuriser les fonds et de garantir que seules les personnes autorisées y ont accès.
Enregistrement de petite caisse
Lorsqu'un fonds de petite caisse est utilisé, les transactions de petite caisse sont toujours enregistrées dans les états financiers. Aucune écriture de journal comptable n'est effectuée lorsque les achats sont effectués avec une petite caisse. Ce n'est que lorsque le dépositaire a besoin de plus d'argent - et en échange des reçus, il reçoit de nouveaux fonds - que les écritures de journal sont enregistrées. L'écriture de journal pour donner plus d'argent au dépositaire est un débit au fonds de petite caisse et un crédit en espèces.
En cas de pénurie ou de dépassement, une entrée de ligne de journal est enregistrée dans un compte court / complet. Si la petite caisse est terminée, un crédit est inscrit pour représenter un gain. Si le fonds de la petite caisse est insuffisant, un débit est saisi pour représenter une perte. Le compte over ou short est utilisé pour forcer l'équilibre du fonds lors du rapprochement.
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