Documents fiscaux à conserver

Une fois que vous avez produit votre déclaration de revenus, vous n'avez probablement pas envie de garder tous les papiers - W-2, 1099 et plus - ou même de penser aux impôts. Mais il y a des documents que vous souhaitez conserver indéfiniment. Garder des papiers dont vous aurez besoin pour l’avenir vous permettra d’économiser de l’impôt plus tard. Voici un aperçu de ces documents et des raisons pour lesquelles vous devriez les conserver.

Copies des retours

L'IRS dispose d'un délai limité pour vérifier les déclarations (généralement trois ans à compter de la date d'échéance de la déclaration). Cependant, cette limite ne s'applique pas si l'IRS pense que vous n'avez jamais produit de déclaration. Si l'IRS vous envoie une lettre indiquant que vous n'avez jamais déposé de dossier, c'est à vous de prouver le contraire. Pour ce faire, conservez une copie de votre déclaration pour toujours, ainsi qu'une preuve de production. Le type de preuve dépend de la manière dont vous avez produit votre déclaration:

• Pour les retours sur papier: Un reçu enregistré ou certifié ou le bordereau d'un transporteur privé (p. Ex. FedEx, UPS).
• Pour les déclarations électroniques: le courrier électronique accusant réception de votre déclaration a été accepté pour archivage. Si vous utilisez un logiciel, l’e-mail est généré par le logiciel (par exemple, ImpôtRapide vous envoie un e-mail). Si vous utilisez un préparateur rémunéré, demandez-lui de confirmer que votre déclaration a été acceptée pour production.

Il en va de même pour les déclarations de revenus des États. Conservez pour toujours une copie de la déclaration de revenus de l'État, ainsi qu'une preuve de son dépôt.

Documents pour votre maison

Pour de nombreuses personnes, une résidence personnelle est leur principal actif et peut générer une facture d’impôt considérable lorsqu’elle est vendue. La loi fiscale permet de réaliser un gain pouvant atteindre 250 000 $ sur la vente d'une résidence principale (500 000 $ pour les déclarants conjoints) si certaines conditions sont remplies. Si ces conditions ne sont pas remplies - ou si le gain dépasse la limite en dollars -, il en résulte un gain imposable. Afin de minimiser le gain, il est utile de maximiser la base de la maison. La base, qui commence avec ce que vous avez payé pour la maison, peut être augmentée par des améliorations majeures, telles qu'un ajout, un nouveau toit, des appareils ménagers, une piscine creusée et un aménagement paysager.

Plus vous êtes propriétaire de la maison, plus il est probable que (a) le prix que vous obtenez lorsque vous vendez sera supérieur à ce que vous avez payé et (b) que vous avez investi plus d'argent dans la maison pour des améliorations. Trouvez une liste des améliorations des immobilisations pour lesquelles vous devriez enregistrer des reçus ou une autre preuve de paiement dans la publication IRS 523 (mise à jour 2017 non publiée au moment de la rédaction).

En plus des améliorations domiciliaires, conservez votre relevé de règlement initial et d’autres documents relatifs à l’achat. Cela vous permet d’ajouter à votre base de coûts les éléments suivants:

• frais de résumé (résumé des frais de propriété)
• frais d'installation de services publics
• honoraires d'avocat (y compris les honoraires pour une recherche de titre, la préparation du contrat de vente et l'acte constitutif)
• frais d'enregistrement
• frais d'enquête
• assurance titres
• taxes de transfert ou de timbre

Conservez une trace de ces dépenses aussi longtemps que vous êtes propriétaire de votre maison, puis au moins trois ans après la production de votre déclaration. Dans la plupart des cas, la période de trois ans est la période pendant laquelle l’IRS peut vous interroger.

Frais d'acquisition de biens

Comme dans le cas des améliorations domiciliaires, vous souhaitez conserver des enregistrements relatifs à d'autres biens: stocks, maison de vacances, propriété locative ou œuvres d'art. Encore une fois, vous devez savoir ce que vous avez payé pour un bien, y compris les commissions et les autres coûts d’acquisition, afin de bien calculer le gain obtenu en vendant. Si vous ne le faites pas, vous devrez peut-être payer plus d'impôts que ce qui serait autrement dû (c'est à vous de prouver votre base d'imposition si l'IRS conteste votre déclaration).

Comme dans le cas de documents relatifs à votre maison, conservez-les aussi longtemps que vous êtes propriétaire du bien, puis au moins trois ans après avoir produit votre déclaration, dans laquelle il indique la vente du bien.

Remarque: Les sociétés de courtage et les sociétés de fonds communs de placement sont désormais tenues de fournir des informations de base sur certains titres (par exemple, les actions qu'ils acquièrent depuis 2011). Cependant, il est sage que vous conserviez ces informations en cas de changement d'entreprise ou de fusion d'entreprises et que vos enregistrements soient perdus (cela arrive).

Propriété héritée

Lorsque vous héritez d'un bien, votre base d'imposition devient la valeur du bien à la date du décès de la personne qui vous l'a légué (appelée base renforcée). Les grandes successions (celles évaluées à plus de 11 180 000 $ pour les personnes décédées en 2018) indiquent la valeur sur une déclaration de revenus fédérale (formulaire 706). Les petites successions peuvent être amenées à déclarer la valeur de leurs biens sur leurs formulaires d’impôt de décès, même si aucune déclaration fédérale n’est due. Demandez ces informations à l'exécuteur, à l'administrateur ou au représentant personnel de la succession. (La nouvelle législation fiscale a doublé le montant de base des exclusions fiscales pour passer de 5 millions à 10 millions de dollars environ.)

Pour les successions qui ne sont pas tenues de produire de telles déclarations, il appartient aux héritiers de déterminer la valeur, qui devient la base de la propriété. Si vous héritez de titres cotés en bourse, obtenez-en la valeur pour la date du décès. Si vous héritez de biens immobiliers, vous voudrez peut-être obtenir une évaluation du moment du décès afin de pouvoir démontrer votre fondement ultérieurement. Encore une fois, comme pour les autres biens, conservez ces informations aussi longtemps que vous les possédez, plus la période au cours de laquelle l'IRS peut interroger votre rapport de vente.

Le résultat final

La tenue des dossiers peut sembler fastidieuse et fastidieuse. Créez un système de tenue de dossiers qui fonctionne pour vous. Simplifiez vos papiers en créant un enregistrement électronique (par exemple, numérisez les documents que vous souhaitez conserver et conservez-les dans un fichier sur votre ordinateur portable, sur une clé USB ou dans le cloud).

En fait, conserver des copies de vos enregistrements clés dans le cloud et / ou à un autre endroit constitue également une sauvegarde importante. Les ordinateurs portables et les clés USB peuvent se bloquer ou être perdus. Et même avec les enregistrements électroniques, archivez également les documents papier, au cas où. Cela pourrait vous éviter beaucoup de problèmes si vous, ou vos héritiers, en avez besoin à l'avenir.