Comptes payables (AP)
Les comptes créditeurs sont un compte dans le grand livre qui représente l'obligation pour une entreprise de rembourser une dette à court terme à ses créanciers ou fournisseurs. Un autre usage courant de "AP" fait référence au département ou à la division responsable des paiements dus par la société aux fournisseurs et autres créanciers.
Points clés à retenir
- Les comptes fournisseurs sont des montants dus à des vendeurs ou à des fournisseurs pour des biens ou des services reçus qui n'ont pas encore été payés.
- La somme de tous les montants dus aux fournisseurs est indiquée comme solde des comptes fournisseurs au bilan de la société.
- L'augmentation ou la diminution du total des AP par rapport à la période précédente apparaît dans le tableau des flux de trésorerie.
- La direction peut choisir de payer ses factures impayées aussi près que possible de leurs échéances afin d’améliorer les flux de trésorerie.
Comptes à payer
Comprendre les comptes fournisseurs (AP)
Le solde total des comptes fournisseurs (PA) d'une entreprise à un moment donné apparaîtra dans son bilan sous la section des passifs courants. Les comptes fournisseurs sont des dettes qui doivent être remboursées dans un délai donné pour éviter tout défaut. Au niveau de l'entreprise, AP fait référence aux paiements de dette à court terme dus aux fournisseurs. Le montant à payer est essentiellement une reconnaissance de dette à court terme d’une entreprise à une autre entreprise ou entité. L’autre partie enregistrerait la transaction comme une augmentation de ses comptes clients du même montant.
Les comptes fournisseurs sont un chiffre important du bilan de l'entreprise. Si AP augmente par rapport à une période antérieure, cela signifie que la société achète davantage de biens ou de services à crédit, plutôt que de payer en espèces. Si les AP d'une entreprise diminuent, cela signifie que l'entreprise paie ses dettes de périodes antérieures à un taux supérieur à celui qu'elle achète de nouveaux éléments à crédit. La gestion des comptes fournisseurs est essentielle à la gestion des flux de trésorerie d'une entreprise.
Lorsque vous utilisez la méthode indirecte pour préparer le tableau des flux de trésorerie, l’augmentation ou la diminution nette du PA de la période précédente apparaît dans la section supérieure, le flux de trésorerie provenant des activités opérationnelles. La direction peut utiliser AP pour manipuler les flux de trésorerie de l'entreprise dans une certaine mesure. Par exemple, si la direction souhaite augmenter les réserves de trésorerie pour une certaine période, elle peut prolonger le délai nécessaire au commerce pour régler tous les comptes impayés en AP. Cependant, cette flexibilité de payer plus tard doit être mise en balance avec les relations en cours entre la société et ses fournisseurs. Il est toujours bon pour les entreprises de régler leurs factures selon leurs échéances.
Enregistrement des comptes fournisseurs (AP)
Une comptabilité en partie double appropriée exige qu’il y ait toujours un débit et un crédit compensatoires pour toutes les écritures effectuées dans le grand livre. Pour enregistrer les comptes créditeurs, le comptable crédite les comptes créditeurs lorsque la facture est reçue. La compensation de débit pour cette entrée correspond généralement à un compte de dépenses pour le bien ou le service acheté à crédit. Le débit peut également concerner un compte d’actif si l’article acheté est un actif capitalisable. Lorsque la facture est payée, le comptable débite les comptes créditeurs pour réduire le solde du passif. Le crédit compensatoire est crédité sur le compte de caisse, ce qui diminue également le solde de caisse.
Par exemple, imaginons qu'une entreprise reçoive une facture de 500 $ pour des fournitures de bureau. Lorsque le service des comptes fournisseurs reçoit la facture, il enregistre un crédit de 500 dollars en comptes créditeurs et une charge de débit de 500 dollars en fournitures de bureau. À ce stade, les frais de 500 $ liés aux fournitures de bureau sont passés au compte de résultat, de sorte que la société a enregistré la transaction d'achat bien que les liquidités n'aient pas été payées. Ceci est conforme à la comptabilité d'exercice, où les charges sont comptabilisées lorsqu'elles sont engagées plutôt que lorsque les liquidités changent de mains. La société paie ensuite la facture et le comptable enregistre un crédit de 500 dollars sur le compte de caisse et un débit de 500 dollars en comptes créditeurs.
Une entreprise peut avoir plusieurs paiements en suspens dus à des fournisseurs en même temps. Tous les paiements dus aux fournisseurs sont comptabilisés dans les comptes créditeurs. Par conséquent, si quelqu'un examine le solde des comptes créditeurs, il verra le montant total que l'entreprise doit à tous ses fournisseurs et prêteurs à court terme. Ce montant total apparaît au bilan. Par exemple, si l'entreprise susmentionnée recevait également une facture de 50 USD pour des services d'entretien de la pelouse, le total des deux écritures dans les comptes créditeurs serait égal à 550 USD avant que la société n'ait remboursé ces dettes.
Comptes fournisseurs et fournisseurs
Bien que certaines personnes utilisent les expressions "comptes créditeurs" et "dettes commerciales" de manière interchangeable, les expressions font référence à des situations similaires mais légèrement différentes. Les dettes commerciales constituent l'argent qu'une société doit à ses fournisseurs pour des biens liés aux stocks, tels que des fournitures de bureau ou des matériaux faisant partie des stocks. Les comptes fournisseurs comprennent toutes les dettes ou obligations à court terme de la société.
Par exemple, si un restaurant doit de l'argent à une entreprise de produits alimentaires ou de boissons, ces articles font partie de l'inventaire et donc des dettes fournisseurs. Dans le même temps, les obligations vis-à-vis d’autres sociétés, telles que celle qui nettoie les uniformes du personnel du restaurant, entrent dans la catégorie des comptes fournisseurs. Ces deux catégories appartiennent à la catégorie plus large des comptes créditeurs, et de nombreuses entreprises combinent les deux sous le terme comptes créditeurs.
Comptes fournisseurs vs comptes à recevoir
Les comptes débiteurs et les comptes créditeurs sont essentiellement des contraires. Les comptes fournisseurs sont l'argent qu'une société doit à ses fournisseurs, tandis que les comptes à recevoir sont l'argent qui lui est dû, généralement par les clients. Lorsqu'une entreprise effectue des transactions avec une autre à crédit, une entreprise enregistre une entrée dans les comptes fournisseurs, tandis que l'autre enregistre une entrée dans des comptes clients.
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