Dépenses administratives
Les dépenses administratives sont les dépenses engagées par une organisation qui ne sont pas directement liées à une fonction spécifique telle que la fabrication, la production ou les ventes. Ces dépenses sont liées à l’organisation dans son ensemble, par opposition à un département ou une unité commerciale. Les salaires des cadres supérieurs et les coûts associés aux services généraux tels que la comptabilité et les technologies de l’information (TI) sont des exemples de dépenses administratives. Ils ont tendance à ne pas être liés aux marges brutes.
Points clés à retenir
- Les dépenses administratives sont des coûts engagés par une entreprise qui ne sont pas directement liés à une fonction particulière.
- Un certain niveau de dépenses administratives sera toujours engagé comme une partie nécessaire des opérations.
- Les dépenses administratives sont souvent les premières identifiées lors des coupes budgétaires car elles n’ont pas d’impact direct sur la principale fonction de l’entreprise.
- La direction peut allouer des dépenses administratives à des unités commerciales ou à des départements en fonction d'un pourcentage des produits, des charges ou d'autres mesures.
Comprendre les dépenses administratives
Dans le compte de résultat, les frais d’administration sont indiqués ci-dessous, en fonction du coût des produits vendus, et peuvent être regroupés avec d’autres frais tels que les frais généraux ou les frais de vente. Les frais administratifs sont nécessaires au fonctionnement de base d'une entité. Ces dépenses sont essentielles au succès d’une entreprise car elles sont engagées pour accroître l’efficacité ou se conformer aux lois et règlements.
Une partie des frais d’administration a généralement un caractère fixe, car ils sont engagés dans le cadre des activités de base. Ces dépenses existeraient quel que soit le niveau de production ou les ventes réalisées. Les autres frais administratifs sont semi-variables. Par exemple, une entreprise utilisera toujours un niveau minimum d’électricité pour garder les lumières allumées et faire fonctionner les machines nécessaires. Au-delà, des mesures peuvent être prises pour réduire les coûts d’électricité.
Étant donné que les dépenses administratives peuvent être éliminées sans impact direct sur le produit vendu ou fabriqué, elles constituent généralement les premières dépenses identifiées pour les réductions budgétaires. La direction est fortement motivée pour maintenir des frais d’administration peu élevés par rapport aux autres frais puisqu’une organisation peut utiliser plus efficacement son effet de levier tout en réduisant ses frais d’administration. Une entité peut utiliser le ratio ventes / administration pour évaluer la partie du produit des ventes attribuable à la couverture des coûts administratifs.
Les dépenses administratives raisonnables, ordinaires et nécessaires au fonctionnement de l'entreprise peuvent être déduites de la déclaration de revenus des sociétés. Ces frais doivent être déduits dans l'année où ils ont été engagés et ils doivent avoir été utilisés dans le cours normal des affaires.
Exemples de dépenses administratives
Les salaires et avantages de certains employés, tels que les départements comptabilité et informatique, sont considérés comme des dépenses administratives. La rémunération et les avantages des membres de la haute direction sont également considérés comme une dépense administrative. Les loyers, les assurances, les abonnements, les services publics et les fournitures de bureau peuvent être classés en frais généraux ou en frais administratifs.
En fonction de l'actif amorti, les amortissements peuvent être classés en frais généraux, administratifs ou de vente. Les organisations peuvent choisir d'inclure également les frais de consultation et les frais juridiques dans leurs dépenses administratives. Les frais de recherche et développement ne sont pas considérés comme des frais administratifs.
Pour afficher l'intégralité des coûts associés à l'exploitation de certaines unités commerciales, une entreprise peut affecter ses dépenses administratives à chaque unité commerciale en fonction d'un pourcentage des produits, des charges, de la superficie en pieds carrés ou d'une autre mesure. En interne, cela permet à la direction de prendre des décisions concernant l’extension ou la réduction des unités fonctionnelles individuelles.
Par exemple, si la facture d'électricité totale de la société XYZ est de 4 000 USD par mois et que l'entreprise enregistre la facture d'électricité dans les frais d'administration, elle peut répartir les coûts de l'électricité entre différents services en fonction de la superficie en pieds carrés. Supposons que l'installation de production mesure 2 000 pieds carrés, la fabrication 1 500 pieds carrés, la comptabilité 500 pieds carrés et les ventes de 500 pieds carrés. La superficie totale étant de 4 500 pieds carrés, la facture d'électricité pourrait donc être répartie comme suit: production 1 777, 78 USD (2 000/4 500 * 4 000 USD), fabrication de 1 333, 33 USD (1 500/4 500 * 4 000 USD), ainsi que comptabilité et ventes: 444, 44 USD (500/4 500 * 4 000 USD).
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