Invitation à soumissionner (IFB)
Une invitation à soumissionner (IFB), parfois appelée invitation à soumissionner, est utilisée dans les cas où des fournisseurs ou des prestataires de services potentiels diffèrent principalement par leur prix. L'émission d'un IFB permet à une entreprise de fournir des spécifications écrites détaillées comprenant toutes les conditions et les conditions nécessaires pour travailler sur le ou les projets spécifiques qu'elle souhaite sous-traiter. Les entreprises peuvent lancer des invitations à soumissionner oralement ou par écrit.
Comprendre une invitation à soumissionner (IFB)
Une sollicitation complète d'invitation à soumissionner (IFB) décrira le projet planifié en détail, définira les exigences de soumission, y compris les délais, la portée et la durée du projet, les qualifications minimales, les normes de service obligatoires et les garanties requises. Il fournit également une description du processus de sélection global, y compris les délais.
Une invitation à soumissionner diffère d'une demande de proposition (DP) en ce que l'objectif est d'obtenir les propositions des entrepreneurs concernant les coûts de réalisation du projet, en insistant moins sur le fait que le soumissionnaire présente ses propres idées sur la manière de mener à bien un projet ou de fournir le service. .
Grâce au processus IFB, les entreprises peuvent rationaliser leur processus de décision en choisissant le soumissionnaire qualifié ayant présenté l'offre la moins chère. Les soumissionnaires peuvent quant à eux se concentrer davantage sur l’estimation des coûts potentiels associés à la réalisation d’un projet et produire une offre plus rapidement. Un inconvénient de cette approche est que le choix du fournisseur ou du fournisseur le moins coûteux peut entraîner des problèmes de qualité et de performances. Les entités de sollicitation peuvent minimiser ce risque en énonçant très clairement les qualifications minimales des soumissionnaires, ainsi que la portée du projet, les spécifications et les normes de service.
Quand solliciter une invitation à soumissionner
Les lois fédérales, régionales ou locales visant à favoriser la transparence, à prévenir la corruption et à éviter le favoritisme obligent souvent les organisations gouvernementales à mener un processus d'appel d'offres via une invitation à soumissionner. Les institutions académiques utilisent également régulièrement des invitations à soumissionner.
Les invitations à soumissionner sont plus efficaces lorsque la société ou une autre entité sollicitant une offre a une compréhension détaillée du travail ou du service devant être fourni ainsi que des étapes nécessaires à sa réalisation, le prix restant le principal facteur de choix des prestataires de services ou de prestataires. Parmi les projets souvent soumis à ce type d'appel d'offres, citons les grands projets d'infrastructure tels que la construction et la réparation de ponts et d'autoroutes, ainsi que ceux impliquant le transport en commun. Dans les cas où le travail implique des services professionnels où des facteurs qualitatifs, y compris l'approche et l'aide à la conceptualisation, pèsent davantage dans le processus de décision, une demande de proposition ou un appel d'offres pourrait être plus efficace.
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