Le but du formulaire IRS 941

Si vous avez des employés, y compris vous-même, vous avez diverses obligations en matière d'impôt sur l'emploi. Celles-ci incluent les retenues d'impôt sur le revenu et les impôts de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie (FICA) sur les chèques de paie des employés et le paiement de la part de l'employeur de FICA. À l'exception des très petits employeurs, les taxes sur l'emploi doivent être déposées électroniquement selon un calendrier (généralement mensuel ou bihebdomadaire). Ces paiements d'impôt sont signalés à l'IRS sur une base trimestrielle sur le formulaire 941, Déclaration de l'impôt fédéral trimestriel de l'employeur.

Bases de la forme

Le formulaire 941 est un formulaire de deux pages composé de cinq parties:

• Renseignements sur l'employeur. Le haut de la page 1 du formulaire indique le nom de l'employeur (y compris un nom commercial s'il ne s'agit pas de l'employeur), son adresse et son numéro d'identification d'employeur (EIN). En outre, l’employeur doit indiquer le trimestre pour lequel le formulaire est produit: premier trimestre (janvier, février et mars), deuxième trimestre (avril, mai et juin), troisième trimestre (juillet, août et septembre) et quatrième trimestre (octobre Novembre et décembre).
• Partie 1. C’est le cœur du formulaire car il indique le nombre d’employés, la rémunération versée et les impôts dus. Une description plus détaillée de ceci est ci-dessous. Cette partie indique si l’employeur doit des impôts (solde dû) ou a des taxes d’emploi surpayées. Un trop-perçu peut être appliqué au prochain trimestre ou reçu à titre de remboursement (le choix est indiqué dans cette partie du formulaire).
• Partie 2. Cette partie, qui se trouve en haut de la page 2, explique le calendrier de dépôt des taxes d’impôt sur le travail. Le calendrier de dépôt pour la plupart des employeurs est soit mensuel (une décomposition de l’impôt à payer par mois est saisie ici), soit deux fois par semaine. (Un dépôt le lendemain est exigé pour les taxes supérieures à 100 000 $; les taxes de moins de 2 500 $ peuvent être payées avec le formulaire et ne doivent pas être déposées.) Les employeurs qui déposent des taxes toutes les deux semaines expliquent leurs obligations fiscales pour leurs dépôts sur l’annexe B du formulaire 941.
• Partie 3. Cette partie sert à répondre à deux questions concernant l'entreprise de l'employeur: si l'entreprise a fermé ou cessé de payer les salaires (et la date à laquelle cela s'est produit) et s'il y a des employés saisonniers (de sorte qu'un formulaire trimestriel n'est pas requis pour chaque trimestre) .
• Partie 4. Si l'employeur souhaite que l'IRS parle à un tiers, tel qu'un CPA, cette partie est utilisée pour entrer le numéro de téléphone et un numéro d'identification personnel à cinq chiffres choisi par le tiers (mandataire).
• Partie 5. Cette partie concerne la signature de l'employeur. Il comprend également la date de signature et un numéro de téléphone de jour.

Si un préparateur rémunéré a rempli le formulaire, les informations du préparateur sont incluses à la fin du formulaire, notamment:

• Nom
• Signature
• Nom de l'entreprise (ou nom du préparateur s'il est indépendant sans nom de l'entreprise)
• adresse
• Numéro d'identification fiscale du préparateur (PTIN)
• date de signature
• Numéro d'identification d'employeur (EIN) du préparateur ou de l'entreprise
• numéro de téléphone

Si les dépôts ne correspondent pas au montant des taxes sur l'emploi dues pour le trimestre, un paiement peut accompagner le formulaire. Lorsque vous effectuez un paiement à l'aide du formulaire 941, incluez le formulaire 941-V, Pièce de paiement, qui aide l'IRS à traiter le paiement correctement.

Taxes déclarées sur le formulaire

Comme mentionné précédemment, la partie 2 est utilisée pour déclarer le montant des taxes payées sur les salaires, les pourboires et autres compensations. Il existe quatre types de taxes:

• impôts sur le revenu retenus sur les chèques de paie des employés (ligne 3).
• Impôts de sécurité sociale sur les salaires (ligne 5a) ou les pourboires (ligne 5b). Le taux d’imposition est de 12, 4% (couvrant à la fois la part des employés et celle de l’employeur).
• Taxes Medicare (ligne 5c). Le taux d’imposition est de 2, 9% (couvrant à la fois la part de cet impôt et celle de l’employé).
• Taxes additionnelles de Medicare sur les compensations imposables supérieures à 200 000 USD. Le taux d’imposition est de 0, 9%; il est payé uniquement par les employés.

Pour les petits employeurs

Un employeur qui doit des impôts de 1 000 USD ou moins pour l'année (une masse salariale ne dépassant pas 6 000 USD environ) peut produire le formulaire 944, Déclaration de l'impôt fédéral annuel de l'employeur, si l'IRS l'autorise à le faire. Appelez le 800-829-4933 ou envoyez une demande écrite, car vous devez obtenir la permission avant de déposer ce formulaire au lieu du formulaire 941.

Formulaires modifiés

Si vous devez corriger le formulaire 941, utilisez le formulaire 941-X, Déclaration de revenus trimestrielle ajustée de l'employeur ou Demande de remboursement. Par exemple, si les salaires sont sous-estimés ou si la taxe de sécurité sociale sur les pourboires est surestimée et que vous découvrez l'erreur, ce formulaire est utilisé pour la corriger.

Le résultat final

Les taxes sur l'emploi sont une grande responsabilité. En savoir plus sur les paiements imposés aux employés et sur la façon de calculer les taxes sur l'emploi dans IRS Publications 15 (Circulaire E). et 15-B.

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